تخيل بيئة عمل حيث لا يوجد لديك إرشادات حول كيفية التواصل بفعالية مع زملائك ولا توجد سياسات حول ما تقوله للعالم الخارجي. لا يبدو أن العمل سيكون ناجحًا جدًا ، أليس كذلك؟ الطريقة التي تتواصل بها المنظمة مع من هم داخلها وخارجها هي جزء لا يتجزأ من نجاحها. تساعد سياسات الاتصالات والمبادئ التوجيهية الموظفين على مشاركة المعلومات لتنفيذ مهامهم بفعالية ودعم صورة المؤسسة خارجًا.
دور الاتصالات الداخلية
يحدث الاتصال الداخلي عندما يشارك العمل المعلومات داخل نفسه لموظفيه. يمكن للشركات التواصل داخليا في الكتابة من خلال رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات أو لفظيا في الاجتماعات والمؤتمرات. يتمثل الهدف الرئيسي للاتصال الداخلي في تحديد أهداف الشركة ومشاركتها. من المهم أن يعرف الموظفون ما الذي يعملون تجاهه. يمكن أن تكون الأهداف على مستوى الشركة أو الأقسام أو الأفراد. بغض النظر ، فإن معرفة الغرض من العمل هو الذي يساعد الموظفين على البقاء على المسار الصحيح.
إن خلق بيئة عمل أفضل هو سبب آخر يجعل الاتصال الداخلي مهمًا جدًا. من خلال التواصل داخل الشركة حول التغييرات التنظيمية وأرقام المبيعات وقضايا الموارد البشرية ، يمكن للشركات إنشاء بيئات عمل شفافة وفعالة حيث ينمو الموظفون. هذا يساعد على خفض معدلات دوران ، وجذب المواهب الجديدة وزيادة رضا الموظفين. يمكن للشركات أيضا وقف شائعات الشركة قبل أن تبدأ من خلال ضمان التواصل بشكل علني وروتيني مع موظفيها.
يساعد الاتصال الداخلي الشركات على البقاء على علامتها التجارية والحفاظ على التحكم في الرسالة. من خلال وجود وعد قوي بالعلامة التجارية يتم توصيله داخليًا ، يكون لدى الموظفين دور أفضل في التحدث مع العملاء والأطراف الخارجية الأخرى. مع التواصل الذي يؤدي إلى أهداف واضحة وموظفين مدربين بشكل جيد ، فإن الشركات لديها فرصة أفضل لضمان أن تكون تفاعلات العملاء إيجابية.
الغرض من الاتصالات الخارجية
يحدث الاتصال الخارجي عندما تتبادل الأعمال المعلومات مع العملاء ، والتوقعات ، والشركاء ، والموردين ، والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين خارج الشركة. من الأمور الأساسية أن تقوم المؤسسة بتنفيذ السياسات التي توجه الموظفين حول نوع المعلومات التي يجب مشاركتها خارج الشركة ، والذين يشاركونها وكيفية مشاركتها.
وجود إرشادات حول نوع المعلومات التي يجب مشاركتها مع أي طرف مهم حتى لا تقع بعض المعلومات في الأيدي الخطأ أو تخلق مشاكل للشركة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تطور منتجًا جديدًا سيحدث ثورة في السوق ، فمن المهم عدم مشاركة تفاصيل محددة لهذا المنتج مع المنافسين قبل طرحه. ومع ذلك ، قد ترغب الشركة في إبلاغ عملائها الكرام والمستثمرين والشركاء عن المنتج قبل أي شخص آخر.
إن التحكم في المعلومات السلبية عن الشركة هو أحد الأسباب التي تجعل الاتصال الخارجي الفعال بالغ الأهمية. من خلال وضع إستراتيجية ، يمكن للمنظمات التواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين ومناقشة القضايا المطروحة. إذا كانت الشركة تتعامل مع كارثة العلاقات العامة ، على سبيل المثال ، فإن وجود خطة للتحدث مع وسائل الإعلام والعملاء هو جزء مهم من التعامل مع الموقف.
ضمان رسالة موحدة داخليا وخارجيا
لكي تكون الأعمال ناجحة ، يجب أن تعمل الاتصالات الداخلية والخارجية معًا لتحقيق أهداف الشركة. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تتقاسم معلومات متعارضة مع موظفيها ومستثمريها ، فقد يضطرون للتعامل مع العديد من أصحاب المصلحة غير السعيدة وغير الحاضرين ، مما قد يؤدي إلى مشكلات أكبر.
تحتاج الشركات إلى النظر إلى كل من الجمهور الداخلي والخارجي معًا للحصول على سياسة اتصال موحدة. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الشركات تطور رسالة علامة تجارية ، فمن الضروري إنشاء نقاط نقاش للاستخدام الداخلي والخارجي معًا. وبهذه الطريقة ، يمكن للشركة تطوير الرسائل التي تروق لموظفيها وتحفزهم على القيام بعملهم ، بالإضافة إلى المعلومات التي تغري عملائها وشركائها. إذا تم تطوير هذه المراسلة بشكل منفصل ، فقد تكون هناك أفكار متضاربة أو مصطلحات مختلفة تكون مربكة داخليًا وخارجيًا.
