المعلومات أمر بالغ الأهمية لإدارة أي شكل من أشكال المؤسسة ، سواء كانت شركات ، غير ربحية ، أكاديمية أو حكومية. وبدون ذلك ، فإن الوظائف الإدارية الأساسية لمراقبة ونشر موارد المؤسسة لتحقيق أهدافها ستكون غير مستقرة ، إن لم تكن مستحيلة. كلما كانت المنظمة أكبر ، كلما كانت متطلبات المعلومات أكثر أهمية. أصبح جمع المعلومات ومعالجتها ونشرها إلى الإدارة مهمة تنظيمية حاسمة. تؤدي الإدارة على مستويات مختلفة في المؤسسة وظائف مختلفة ، تتطلب كل منها اختلاف أنواع المعلومات. المعلومات التشغيلية والتحليلية نوعان من هذه الأنواع المتميزة.
وظائف الإدارة
تحتاج كل مؤسسة إلى شكل من أشكال الرؤية فيما يتعلق بما هو عليه وما تمثله ومكانه. عادة ما تأخذ الإدارة العليا على عاتقها مهمة اتخاذ مثل هذه الأنواع من القرارات ووضع الخطط التنظيمية الاستراتيجية على المديين المتوسط والطويل لتأخذها على مسار مرغوب نحو أهدافها.
في موازاة ذلك ، تحتاج المؤسسة إلى إنتاج وتسليم السلع و / أو الخدمات التي تتطلبها قاعدة عملائها على أساس يومي وأسبوعي وشهري ، وإدارة هذه العملية بفعالية.
متطلبات المعلومات الاستراتيجية
تتضمن المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية تنبؤات بالتغييرات في مستويات وأنواع الطلب على خدمات المنظمة. نوع وتوافر الموارد التي ستطلبها المنظمة لإنتاج سلعها و / أو خدماتها ، بما في ذلك العمالة والمواد الخام والتمويل والمعدات والمباني التي يمكن أن تعمل منها ؛ والعوامل الخارجية المحتملة مثل التوقعات الاقتصادية والبيئات التشريعية.
متطلبات المعلومات التشغيلية
تتطلب إدارة الوظائف التنظيمية اليومية معلومات حول ما يجب تقديمه على أساس كل ساعة ، يومية ، أسبوعية ، شهرية. ما هي الموارد المتاحة لإنتاج التسليمات المطلوبة ؛ ما ينتج فعلا وما يمكن فعله بالفعل ، بالإضافة إلى المعلومات التي تسمح بمعالجة العيوب أو الفوائض غير المرغوب فيها.
الفرق بين التقارير التحليلية والتشغيلية
التقارير التحليلية موجهة نحو دعم المهام الإستراتيجية والتخطيطية للإدارة العليا. يتم توجيه التقارير التشغيلية نحو دعم الوظائف التنظيمية اليومية.
ولتحقيق هذه الغاية ، يهدف إعداد التقارير التحليلية إلى توفير المعلومات المتعلقة بالصورة الكبيرة للمنظمة وتوجيهها ، بما في ذلك البيانات التاريخية وتوقعات الاتجاهات والمعلومات الموجزة ولكن ليس بيانات المستوى التفصيلية. يهدف إعداد التقارير التشغيلية إلى توفير الدعم لاتخاذ القرارات في بيئة سريعة الحركة ، مما يعطي صورة مفصلة عن الحاضر والمستقبل القريب ، بحيث يمكن إدارة الأعمال الفردية في الوقت الفعلي أو في الوقت الحقيقي تقريبًا.
