تعد معظم الشركات ميزانية سنوية ، ويشار إليها أيضًا بخطة سنوية. الإدارة العليا ، ولا سيما المدير التنفيذي ، هي المسؤولة عن اعتماد الميزانية النهائية ، والتي تصبح بعد ذلك الدليل الخاص بتشغيل الشركة. قد تستغرق عملية الموافقة في بعض الأحيان وقتًا أطول من إعداد الميزانية نفسها ، لأنه يجب اتخاذ قرارات صعبة حول تحديد أولويات النفقات. يتطلب اتخاذ هذه القرارات مناقشات جادة بين فريق الإدارة.
توحيد الميزانية
في الشركات الكبيرة بما يكفي ليكون لديها أقسام أو أقسام ، يكون مديرو هذه الوحدات الوظيفية مسؤولين عن إعداد ميزانياتهم الخاصة ، والتي يقدمونها إلى الإدارة المالية. يتم دمج ميزانيات الإدارات من قبل الموظفين الماليين لإنشاء ميزانية للشركة ككل. غالبًا ما تبدأ عملية وضع الميزانية بإعطاء إرشادات الإدارة العليا لمديري الأقسام لاستخدامها ، مثل الافتراضات حول ما ستكون عليه البيئة الاقتصادية في العام المقبل. عادةً ما يكون تحديد ما إذا كانت ميزانية أحد المديرين موافقًا أم لا دالة على مدى توافقه مع الإرشادات المقدمة. إذا كانت الإدارة العليا تحاول الحفاظ على انخفاض التكاليف ، فغالبًا ما يحتاج المدير الذي يقترح زيادة الإنفاق بنسبة 20 بالمائة لقسمه إلى مراجعة ميزانيته.
استعراض من جانب الموظفين الماليين
تجري الإدارة المالية المراجعات الأولية لميزانيات القسم. يقومون بتحليل النفقات المقترحة ، أو في حالة الإدارات المنتجة للدخل ، الافتراضات المستخدمة لإعداد توقعات الإيرادات. وهم يبحثون عن تباين كبير من ميزانية العام الماضي. هدفهم هو التأكد من أن كل ميزانية معقولة وقابلة للتحقيق. كما أنهم يريدون تحديد التخفيضات المحتملة في الميزانية في حال قررت الإدارة العليا أن إجمالي النفقات المقترحة للشركة مرتفع للغاية.
استعراض من قبل الإدارة العليا
تنظر الإدارة العليا في الميزانية الموحدة وتقرر ما إذا كانت توقعات الأرباح والأرباح تتماشى مع الأهداف التي حددتها للسنة القادمة. إذا كانت الأرباح المتوقعة أقل مما كانت تتوقعه ، فستحتاج الشركة إما إلى تحديد طرق لتوليد إيرادات إضافية أو إجراء تخفيضات في الإنفاق لتحسين الأرباح النهائية. إن التحليل الذي يقدمه قسم الشؤون المالية مفيد للغاية في مساعدتهم على تحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من التوضيح من مديري الأقسام - أو النفقات التي تبدو عالية جدًا ويمكن خفضها.
مناقشة مع مدراء الأقسام
تجتمع الإدارة العليا مع مدير كل شعبة ، وفي بعض الأحيان مع موظف مالي في الحضر ، للحصول على فهم أفضل لطلبات الميزانية التي قدمها المدير. يجب أن يأتي مدير التقسيم مستعدين للدفاع عن طلباته. على الإدارة العليا أن تزن نتائج تخفيضات الميزانية الرئيسية. يمكن أن يكون لخفض الإنفاق التسويقي تأثير سلبي على الإيرادات المستقبلية. لدى الإدارة العليا المهمة الصعبة المتمثلة في التأكد من أن كل قسم لديه الموارد التي يحتاجها ليعمل بفاعلية مع الحفاظ على انخفاض إجمالي النفقات بما فيه الكفاية بحيث يمكن للشركة الحفاظ على الربحية.
اتخاذ القرارات الصعبة
قد لا يكون مدير القسم سعيدًا بميزانيته النهائية إذا رأى الإدارة العليا تقدم تخفيضات كبيرة. ولكن نأمل أن تكون الإدارة العليا قد أبلغت عن أسباب هذه القرارات الصعبة. عندما تنتهي عملية الموافقة على الموازنة ، يجب أن يشعر كل مدير بإنصاف. من الناحية المثالية ، يشعر بأنه يتمتع بموارد كافية للوصول إلى أهدافه الإدارية ، ونتيجة لذلك فهو مستعد لتقديم أقصى مجهود في العام المقبل.
