يمكن لعقد ندوة حول موضوع معين أن يعلم الناس شيئًا جديدًا ، وأن يعيدوا تثقيف الناس على شيء يعرفونه بالفعل ويحدثون تقدمًا في مجال عملك. لكن عقد ندوة يمكن أن يكون مكلفًا. هناك عدد من القرارات التي سيتعين عليك اتخاذها حتى تعرف مقدار المال المخصص للميزانية الخاصة بالندوة وعدد من العوامل التي ستؤثر على التكلفة الإجمالية.
العناصر التي ستحتاجها
-
ميزانية ندوة
-
تقدير الحاضرين
-
قائمة البائعين
-
خطة ميزانية الحلقة الدراسية السابقة
ابدأ في وضع خطة ميزانية لندوتك من خلال تحديد مقدار المال الذي عليك إنفاقه عليه. إذا خصصت مؤسستك مبلغًا معينًا للحدث ، فستحتاج إلى معرفة ماهيته. إذا كنت تخطط لتحصيل نفقات الندوة على أمل كسرها ، فستحدد مقدار الرسوم التي يجب دفعها بناءً على عدد الحضور المتوقع والتكلفة الإجمالية المتوقعة للحدث.
حدد التكلفة الإجمالية للحدث من خلال وضع قائمة بالعناصر اللازمة لعقد الندوة. قم بتضمين أشياء مثل تكلفة استئجار مرفق إذا لم يكن لديك مساحة متاحة ، وتكلفة تأجير المعدات السمعية والبصرية لمقدمي العروض ، وتكلفة المقدمين إذا كانوا يدفعون ، وتكلفة أي نشرات وأقلام مطبوعة تكلفة استئجار الطاولات والكراسي إذا كنت تخطط للقيام بذلك.
اطلب خطة ميزانية من ندوة سابقة عقدتها مؤسستك للحصول على فكرة عن مقدار المبلغ المدفوع لكل من هذه العناصر. ستحتاج أيضًا إلى الحصول على قائمة بالموردين الموصى بهم الذين استخدمتهم مؤسستك في الماضي. إذا لم تستطع مؤسستك التوصية بأي بائع ، فاتصل بغرفة التجارة المحلية أو المنظمات الأخرى التي لديك علاقات جيدة معها واسألها عما إذا كان بإمكانها التوصية ببائعين. اتصل بالموردين الذين تخطط لاستخدامهم واطلب التقديرات بناءً على عدد المشاركين الذين تخطط لإقامتهم في ندوتك.
تتبع تقديرات الموردين عن طريق إنشاء نموذج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. قم بعمل قسم لكل عنصر تحتاجه. على سبيل المثال ، أنشئ قسمًا باسم "audio-visual" واكتب الشركة والسعر التقريبي. إذا حصلت على عروض أسعار من شركتين ، فقم بتضمينها وسعرها. افعل ذلك لكل عنصر في قائمتك ومجموع المبالغ. إذا كان لديك أسعارًا مختلفة من موردين مشابهين ، فابدأ بإضافة مبلغ البائع الذي تفضله وتحويله إلى البائع الأقل تكلفة إذا كان الإجمالي الخاص بك مكلفًا للغاية.
قارن بين إجمالي التكاليف المتوقعة لندوتك إلى المبلغ الذي حددته شركتك في الميزانية لمعرفة ما إذا كان مقبولًا أم لا. إذا كانت التكلفة كبيرة جدًا ، فكر في تحميل المشاركين لحضور الندوة. قسِّم تكلفة الحلقة الدراسية ، أو تكلفة الحلقة الدراسية خارج حدود الميزانية ، من خلال عدد المشاركين المتوقعين لتحديد مقدار ما يجب عليك توجيهه إلى الأشخاص.
