الاتصالات التجارية المصممة بفعالية هي هادفة ومهنية وسهلة الفهم. فهي تسمح للمتلقي بأخذ الرسالة بدون التخمين في نية الكاتب أو نقل الكلمات الخاطئة أو فك رموز الجمل سيئة الإنشاء. تعتبر الرسائل التي تم تفكيكها خطأً بمثابة منعطف لكل من القراء الداخليين والخارجيين. غالبًا ما يرتبط قلة القواعد بالجهل أو الاستهتار بالقواعد الموضوعة ، فضلاً عن الكسل أو الاندفاع. يجب أن تسعى الشركات إلى إنشاء رسائل مدروسة وملموسة تعكس التزامها بالدقة والشمولية.
إرسال رسائل صحيحة
اختيار الكلمة الفعال يعني الفرق بين الفهم الواضح للرسائل والارتباك. الجمل التي تضطر القراء إلى إعادة قراءة الوضوح قد تشير إلى نهاية القراءة النشطة ، الأمر الذي يأتي بنتائج عكسية لهدف كتابة الأعمال. الكتابة التجارية لا تدور حول إثارة القارئ بالكلمات الكبيرة وعبارات الجملة المعقدة. إنها تتعلق بالحصول على نقطة ، باستخدام أكثر الوسائل كفاءة. توفير خطوات موجزة وقابلة للتنفيذ عند إعطاء التعليمات يخفف الإحباط ويزيد من توافق القارئ. غالبًا ما يؤدي ترك الرسائل المفتوحة للتأويل إلى حدوث مشكلات ، حيث يمكن للقراء إنشاء قواعدهم الخاصة أو تجاهل التوجيهات المربكة تمامًا.
إنشاء المصداقية
الانطباعات الأولى تعني الكثير. تخيل أنك تلقيت إعلانًا عن "خدمة تعليم العقل من العقل" التي تنص على "خدمة التفكير العقلاني". إن السماح بمستندات التدقيق غير الكافية للهروب من عمليات التفتيش النهائية يعطي انطباعًا سلبيًا ، حيث أنه يفسد الفرص أمام الشركات لعرض انتباهها وموثوقيتها ، مما يجعلها من الأسهل على المنافسين الإدراك الاستفادة من هذه الأخطاء. في حين أن أخطاء الاستخدام مثل كتابة "البوفيه الصحراوي" بدلاً من "بوفيه الحلوى" قد تتخلص من المدقق الإملائي ، يجب أن تلتقط العيون البشرية المدربة هذه المخالفات النحوية.
التواصل الداخلي
يرغب الموظفون في الشفافية والانفتاح من أصحاب العمل. انهم يريدون المعلومات الصحيحة في المرة الأولى. إن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية التي تحتوي على أخطاء التحويل في تواريخ التدريب أو توزيع الكتيبات التي تحتوي على المصطلحات يؤدي إلى حالة من الفوضى. كما أنه يهدر الوقت ، لأن تصحيح الأخطاء ينأى عن وظائف الأعمال الأخرى. حتى عندما يكون من السهل تصحيح الأخطاء ، فإن تأثيرها لا يزال حقيقيًا. القواعد النائية في الاتصالات التجارية الداخلية قد تقلل من معنويات الموظفين وتحفيزهم ليظلوا يركزون على التفاصيل أثناء إكمال واجبات الوظيفة.
التواصل الخارجي
تساعد جودة اتصالات الأعمال الخارجية العملاء على تكوين انطباعات حول الأنشطة التجارية. يفضل العملاء القيام بأعمال تجارية مع منظمات مهنية محترفة. تفقد الإعلانات الجذابة بصريًا أو الرسائل المنسقة بشكل صحيح شرارك عندما يكتشف العملاء الأخطاء النحوية. في حين أن معظم العملاء لن يغمروا نشاطًا تجاريًا بمكالمات هاتفية تتعلق بقواعد ضعيفة في المراسلات ، فسوف يتذكرون المخالفات. وقد يجعل البعض مهمتهم هي تنبيه الزبائن الآخرين لتجنب المخالفين.
