في بعض الحالات ، يجب على رجل الأعمال أن يكون حازماً وأن يطلب من العميل أو أي شركة أخرى التوقف عن أعماله والكف عن ذلك. على سبيل المثال ، إذا كانت شركة مجاورة تسعى بنشاط إلى إبعاد النشاط التجاري عنك من خلال استهداف عملائك الحاليين بملعب المبيعات الخاص بهم عند مغادرتهم لمؤسستك ، فيمكنك كتابة خطاب يطلب فيه توقف النشاط التجاري عن أنشطته أو ستتخذ إجراءً قانونيًا ضد ذلك. يجب أن تكون الرسالة ثابتة وواضحة لكي تكون فعالة.
اكتب التاريخ ، وتخطي مساحة سطر. اكتب اسم المدير واسم الشركة وعنوان العمل في سطور منفصلة. تخطي مساحة سطر آخر.
أنشئ التحية من خلال كتابة اسم الشخص متبوعًا بنقطتين. لا تكتب "عزيزي" قبل الاسم لأن ذلك سيعمل على تنعيم نغمة الشركة التي تحتاجها رسالتك.
أخبر المتلقي بوقف الإجراءات الضارة على الفور. أدرج الإجراءات ، بالتواريخ والأوقات ذات الصلة ، وكن محددًا حول ما تريد أن يتوقف المستلم. التفاصيل المحددة مهمة في حال كنت بحاجة إلى نقل المتلقي إلى المحكمة في وقت لاحق ؛ سيكون لديك دليل على أنك أخبرت المتلقي بوقف أنشطته.استخدم لغة واضحة وواقعية وتجنب مهاجمة المستلم شخصياً.
اشرح ما ستفعله إذا لم يتوقف المستلم عن أفعاله. لا تضع أي تهديدات لا ترغب في متابعتها. على سبيل المثال ، إذا ذكرت أنك ستأخذ المتلقي إلى المحكمة ، فكن مستعدًا للقيام بذلك.
قدّم معلومات الاتصال بك ، مثل رقم هاتفك أو عنوان بريدك الإلكتروني. إذا اتصل بك المستلم ، احفظ البريد الإلكتروني أو اكتب تفاصيل المكالمة. احتفظ بهذه المراسلات كدليل في حالة وصول الأمر إلى المحكمة.
اكتب "مع خالص التقدير" وتخطي ثلاثة أسطر. قم بطباعة الرسالة على ورق الشركة الخاص بك ، وقم بتسجيل اسمك فوق اسمك المكتوب.
قم بإرسال بريد إلكتروني مع تأكيد التوقيع حتى يكون لديك دليل على أن المتلقي تلقى رسالتك.
