إذا كنت مالكًا لنشاط تجاري ، فمن المهم الاحتفاظ بقائمة محدّثة بمستودعك. تعتبر بنود المخزون بمثابة أصول تجارية ، ويجب إدراجها في سجلاتك المالية. أنت أيضًا بحاجة إلى هذه المعلومات لحساب مقدار التأمين الذي تحتاجه بدقة في حالة حدوث سرقة أو حريق أو فيضان أو أي حادث آخر قد يؤثر على مخزونك. في حالة حدوث أي حادث ، ستساعدك قائمة جردك عند تقديم مطالبة تأمين.
العناصر التي ستحتاجها
-
الحاسوب
-
البرمجيات
حدد نوع برنامج الكمبيوتر الذي ترغب في استخدامه لتسجيل المخزون الخاص بك وتحديثه. تستخدم العديد من الشركات جدول بيانات Excel لسرد عناصر المخزون الخاصة بها.
أدخل معلومات مثل وصف كل عنصر ؛ كميات من العناصر الأرقام المسلسلة على المعدات ؛ اسم الشركة المصنعة ؛ سعر الشراء؛ وتاريخ الشراء. سيكون لكل نوع من أنواع الأعمال أشياء مختلفة لتضمينها. قد يكون لمكتب محامٍ معدات مكتبية فقط ؛ يمكن لشركة بناء أن تكون لديها جرارات ثقيلة ، شاحنات ، مقطورات وأدوات. يمكن أن يحتوي متجر البقالة على سجلات نقدية ورفوف وثلاجات ومجمدات ومنتجات غذائية يبيعونها. قد يحتاج متجر أو شركة كبيرة إلى تخزين عناصر على أساس يومي ؛ قد يحتاج مكتب صغير فقط إلى جرد المعدات مرة واحدة في السنة. ليس كل شيء يحتاج إلى جرد. لا يلزم أن يتم جرد اللوازم المكتبية مثل الورق والأقلام ومقاطع الورق (إلا إذا كان لديك متجر لمستلزمات المكاتب). كقاعدة عامة ، يجب عليك جرد أي شيء سوف تقوم بتضمينه في تقرير التأمين.
تضمين النسخ الممسوحة ضوئيًا للإيصالات من عملية الشراء الأصلية في سجلات الكمبيوتر.
قم بتضمين نسخ ممسوحة ضوئياً أو رقمية لصور مخزونك في سجلات حاسوبك. على سبيل المثال ، التقاط صور لأجهزة الكمبيوتر ، وآلات النسخ ، والسيارات ، والشاحنات ، والمجوهرات (إذا كنت تمتلك متجرًا للمجوهرات) ، وما إلى ذلك ، وما إلى ذلك.
احفظ سجلات الكمبيوتر الخاصة بك في مكان آمن حيث ستكون كلمة المرور مطلوبة للوصول. قم فقط بتوفير كلمة المرور لأولئك الذين تثق بهم بهذه المعلومات.
تأكد من أن لديك عدد من نسخ المخزون الخاص بك تم الاحتفاظ بها خارج الموقع في مكان آمن. تقديم نسخة إلكترونية من المخزون الخاص بك إلى محاميك ، محاسب ، ووكيل التأمين.
فكر في الحصول على صندوق ودائع آمن في البنك الذي تتعامل معه حيث يمكنك الاحتفاظ بنسخ مطبوعة من المستودع.
