تعتبر الرسائل هي أفضل طريقة لضمان إخطار الموظفين أو العملاء بتغيير في السياسة. يميل الناس إلى تجاهل العلامات ورسائل البريد الإلكتروني لأنهم يتعرضون للقصف بعدد كبير من الإعلانات ورسائل البريد الإلكتروني كل يوم. من ناحية أخرى ، من الصعب تجاهل الرسائل ، لأنها مرتبطة بالشكل الرسمي والرسائل المهمة. رسائل الإخطار بسيطة للكتابة وفعالة للغاية.
قم بتحميل ورق الشركة الشركة في الطابعة. لدى معظم الشركات سياسات يجب أن تكون الاتصالات الرسمية على ورقها لأنها تساعد في نقل فكرة الاتساق والسلطة.
افتح الرسالة بكتابة التاريخ. إذا كان الحرف ينتقل إلى فرد ما ، اكتب اسم المستلم وعنوانه. إذا كان الخطاب جزءًا من البريد الجماعي للإشعارات المتشابهة ، فلا تكتب الاسم ، أو تستخدم ميزة دمج البريد في برنامج معالجة الكلمات لإدراج الأسماء.
ابدأ الخطاب بكتابة "عزيزي السيد / السيدة. (اسم)" متبوعًا بنقطتين ، أو من أجل إرسال بريد أكثر عمومية "عزيزي العميل" أو أي شخص مشابه.
ابدأ الخطاب بشرح الموقف باختصار. إذا كنت تكتب لإعطاء الأخبار السيئة ، كما هو الحال في إشعار بالدفاتر المتأخرة أو فاتورة مستحقة ، فشرح ما هو الفاتورة ومدى تأخرها. إذا كنت تكتب لإخطار العملاء بتغيير في السياسة ، فشرح المشكلة التي أدت إلى الحاجة إلى تغيير السياسة.
اشرح الإشعار بوضوح وإيجاز حتى لا يفوت المستلم الرسالة. تقديم التواريخ ذات الصلة عندما تصبح السياسة سارية المفعول.
إعطاء معلومات الإجراء مثل أي مواعيد نهائية أو إجراءات يجب أن يتبعها مستلم الرسالة. تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك في حال كان لديهم أسئلة.
أغلق الرسالة بتوجيه الشكر إلى الموظف أو العميل لاهتمامه ، واكتب اسمك. تسجيل الدخول في الفضاء فوق اسمك.
نصائح
-
الحفاظ على الرسالة موجزة ووقائع حقيقة. إذا كنت تعتذر عن الكثير من العملاء أو الموظفين قد يفسر ذلك على أنه مؤشر على أنه يمكنهم المجادلة مع الإشعار أو تغيير السياسة.
