قد يُطلب منك تقديم خطاب مرجعي خاص بالشركة التي عملت معها في الماضي. قد تكون تعليقاتك مطلوبة لتأكيد السلامة التشغيلية للشركة وقدرتها على التنفيذ بشكل مرضٍ. يمكن لقالب الخطاب الأساسي أن يساعدك في تخطيط وصياغة خطاب مرجعي مدروس للأعمال. في ذلك ، يجب عليك التعليق بصدق وحساسية على جودة الكيان التجاري وقدراته وتقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات المفيدة. الصدق هو أفضل سياسة ، ولكن دائما تقديم التعليقات المهنية ومراعاة في رسالتكم.
توضيح تفاصيل محددة حول علاقتك مع موضوع العمل ، مثل الخدمات التي استخدمتها ومتى ومتى. توضيح أيضا لماذا كنت تكتب الرسالة. على سبيل المثال ، "إنه لمن دواعي سروري أن أوصي خدمة XYZ للتقديم. لقد خصصت XYZ حصريًا جميع الحلقات الدراسية حول الغداء والتعلم والحلقات الدراسية التنفيذية على مدى السنوات الثلاث والنصف الماضية ".
قدّم معلومات حول أداء الشركة وأي معلومات أخرى قد تكون مفيدة للقارئ. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "أكثر من مجرد بائع ، لقد كانت XYZ شريكًا موثوقًا ومبدعًا لنا. ساعدتنا الشركة في تخطيط وتنفيذ أكثر من مائة قائمة بأسعار معقولة وذات جودة عالية لوظائف الغداء التي نستضيفها مرة واحدة في الأسبوع على الأقل لمديريينا وعملائنا وموظفينا. وقد شكرنا عملاء XYZ الآخرون في منطقتنا ، مثل ABC و DEF ، بشكل متكرر للتوصية بـ XYZ لهم ".
وصف نقاط قوة الشركة بشكل ملموس. وكلما كانت تعليقاتك أكثر وضوحا ، كلما كان ذلك أفضل - يمكن للثناء غير المدعوم أن يرتد ويرى عدم الصدق أو التحيز أو عدم الصدق. فبدلاً من القول ببساطة أن النشاط التجاري يقدم منتجات وخدمات جيدة النوعية ، اكتب "خيارات قائمة XYZ جاهزة بشكل جيد ومستعدة ومكملة بذوق. فهي تسهّل علينا إجراء تغييرات في اللحظة الأخيرة ، مثل إضافة صناديق غداء نباتي خاصة للضيوف غير المتوقعين. في كل هذه السنوات ، لم يخذلنا موظفوا XYZ. إنها تصل باستمرار قبل 15 دقيقة من الوقت لتحضير حيز مناسب قبل وصول مجموعتنا ، مع استكمال سخانات الطعام الخاصة ، مبردات المشروبات وحتى لهجات الأزهار ، عند الحاجة.
أغلق مع ملخص نقاط القوة في الشركة ، متبوعًا بتوصية واضحة. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "لقد استخدمنا العديد من المطاعم في تاريخنا الممتد على مدار 12 عامًا - لقد رفعت XYZ العارضة بالتأكيد. سنكون مضطرين للنظر في أي شركة أخرى لتلبية احتياجات المطاعم لدينا ، والتوصية XYZ دون تحفظ ".
نصائح
-
لا تكون قصيرة جدا أو لا تتسابق سواء. تجنب استخدام لغة فائقة التفضيل العامة أو التعبيرية. بدلا من وصف سمة مع مجرد صفة ، وإعطاء مثال على كيفية إظهار الشركة السمة.
أدخل عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف في الختام إذا كنت تريد أن تكون متاحًا لتقديم مزيد من المعلومات حول النشاط التجاري ، إذا لزم الأمر.
تنسيق الرسالة في شكل كتلة. ثم ، تحقق من التدقيق الإملائي والحرفي قبل إرساله.
تحذير
قد يُطلب منك في بعض الأحيان أن توصي أو تحيل شركة لا تستطيع أن توصي بصدق. رفض الطلب دبلوماسيا بقدر ما تستطيع. إذا كنت لا تستطيع الخروج من ذلك ، ثم مزج تعليقاتك مع براعة. إبراز الإيجابية عن طريق تركيز تعليقاتك على ما يمكن للشركة القيام به بدلاً من ما لا تستطيع.
