يعد طلب الاقتراح ، المعروف أيضًا باسم طلب تقديم العروض RFP ، مستندًا تنشئه عندما تحتاج إلى شراء سلع أو خدمات جديدة لنشاطك التجاري. يحدد RFP احتياجاتك الخاصة للموردين المحتملين ويدعوه إلى تقديم عروض أسعار لك لمراجعتها ، مما يسمح لك باختيار البائع الذي يمكنه تقديم أفضل مستوى من الخدمة لنشاطك التجاري ضمن الميزانية التي تسمح بها. في حين لا يوجد تنسيق موحد لكتابة طلبات العروض ، فإن هذه التعليمات خطوة بخطوة تساعدك على إنشاء طلب تقديم عروض فعّال وواضح لأي حاجة عمل.
العناصر التي ستحتاجها
-
الكمبيوتر مع برنامج معالجة النصوص
-
الطابعة (للبريد)
-
ورقة (للمراسلات)
-
المغلفات / البريد (للبريد)
-
الوصول إلى الإنترنت (للإرسال عبر البريد الإلكتروني)
تحديد احتياجاتك. تريد قضاء بعض الوقت في تحديد ما تطلبه بالضبط ومقدار ما أنت مستعد لدفعه مقابل ذلك. سيغطي RFP كلاً من "الضروريات" الضرورية (متطلباتك) و "من السهل أن يكون لديك" ، ولكن تأكد من تحديد ما يجب على المورد توفيره أو توفيره للحصول على عملك. هذا جزء أساسي من العملية - إذا لم تتمكن من تحديد احتياجاتك بوضوح ، فلن تسترد المقترحات التي تلبي هذه الاحتياجات.
مشروع مخطط. مرة أخرى ، على الرغم من عدم وجود قواعد صارمة وسريعة لكيفية إنشاء طلب تقديم العروض ، فقدم المعلومات الأكثر دقة وتحديدًا. على أقل تقدير ، ربما ستجد نفسك باستخدام رؤوس الأقسام التي تتضمن مقدمة (ليس فقط مقدمة لشركتك ، ولكن أيضًا للمشروع / الحاجة والطريقة التي ترغب في رؤية هذه الحاجة بها) ، والمتطلبات (" إلى معايير الاختيار التي ستستخدمها لتحديد من ستقوم بمنح العرض والميزانية (المبلغ الذي ترغب في إنفاقه) ، والجداول الزمنية (مدى سرعة القيام بذلك). قد تجد أنك ستضيف أو تطرح الأقسام ، حسب الحاجة لطلب تقديم العروض الخاص ، أو حتى إضافة أقسام فرعية للحصول على معلومات إضافية سيحتاج البائع إلى معرفتها قبل تقديم العطاءات.
اللحم خارج قسم المتطلبات الخاصة بك. عادة ما يكون هذا هو القسم الأطول والجزء الذي يتطلب أكبر قدر من الاهتمام. تأكد من توضيح ما تريد القيام به ، وليس الطريقة التي تحتاجها - ما لم تكن العملية جزءًا محددًا وضروريًا من المشروع. أيضا ، استخدم كلمات واضحة للتمييز بين "يجب عليك امتلاك" (استخدام الإرادة ، يجب ، والمطلوب) و "من السهل أن تملك" (قد ، يمكن ، واختياري).
اكتب طلب تقديم العروض الخاص بك. يمكنك البحث عبر الإنترنت عن نماذج طلب تقديم العروض إذا كنت تواجه حظر كاتب.
التدقيق الإملائي وتدقيق طلب تقديم العروض الخاص بك. في بعض الصناعات ، يمكن لعلامة عشرية في غير مكانها أن تحدث فرقًا كبيرًا.
توزيع RFP الخاص بك. يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى البائعين المحتملين الذين تعرفهم ، أو جعله متاحًا بطرق أخرى ، مثل وضعه على موقع شركتك الإلكتروني.
اختر عرضك الفائز.
نصائح
-
قم بإعداد طلب تقديم العروض 8 - 10 أسابيع قبل أن تحتاج إلى المشروع أو الخدمة. وهذا يسمح بوقت لتصفية المقترحات ولجعل أفضل قرار ممكنًا.
حدد مقدما معايير الاختيار التي ستستخدمها لتحديد العرض الفائز. جميع الشركات لديها قوة مختلفة وستقوم بتكييف اقتراحها للعب مع نقاط القوة هذه. هل تبحث عن أفضل سعر ، أو أكثر البائعين خبرة ، أو أسرع وقت؟
يمكنك مطالبة البائعين بإعداد مقترحاتهم بطريقة أو شكل محدد ، ولكن يجب إخبارهم بهذا المطلب في طلب تقديم العروض.
تحذير
يدفع البائع عادةً إعداد عرضه / عرضه كممارسة شائعة في معظم الصناعات. ومع ذلك ، قد ترغب في تهجئة ذلك بوضوح في طلب تقديم العروض الخاص بك.
