ربما لا تواجه مشكلة في تخيل هذا السيناريو: تتلقى دعوة إلى مؤتمر مرموق تتوفر فيه فرص كثيرة للتواصل وتوسيع نطاق أعمال شركتك. ومع ذلك ، أنت الآن تواجه عقبة إقناع رئيسك في العمل للسماح لك بالحضور. قد يؤدي تبرير النفقات إلى إثارة الكآبة ، لكن التنظيم والإعداد سيساعدك في الحصول على هدفك.
ضع حجة مقنعة تقنع رؤسائك بضرورة النفقات المعنية. أقنع رؤسائك بأنك بحاجة إلى إنفاق هذه الأموال على هذه القطعة أو الخدمة المحددة. إثبات أن هذه النفقات ستؤدي إلى عائد مرتفع على الاستثمار. تقديم أكبر قدر ممكن من الوثائق الداعمة للحصول على وجهة نظرك.
حساب التكلفة الدقيقة لهذه النفقات ، وتقديم المبلغ إلى رؤسائك. حساباتك ستضع عقولهم في سهولة ، مما يدل على أنك قد اعتبرت ذلك بالكامل ولا تخطط لإهدار المال. عرض التكلفة المتوقعة للنفقات قد يخفف أيضا المخاوف من أن النفقات المخطط لها ستكون شنيعة. إذا كان بإمكانك أيضًا تحديد نفقات عدم إنفاق المال على العنصر أو الخدمة ، فقم بإنتاج هذه الأرقام أيضًا لتوجيه وجهة نظرك.
املأ جميع أشكال النفقات لكل تعليمات. لدى معظم المنظمات نظام رسمي لتقديم مبررات النفقات. من المحتمل أن يطلب منك قسم المحاسبة إكمال نموذج يبرر تكلفة الشراء. تذكر عدم إهمال أي حقول في المستند ، لأن نسيان تضمين التفاصيل قد يسبب مشاكل لك في وقت لاحق.
تقديم الوثائق من كل ما يتعلق بالنفقات. يريد المدراء أن يروا بالضبط أين تذهب الأموال ؛ من خلال توفير مسارًا ورقية ، ستساعدهم على فهم سبب حاجتك لشراء هذا العنصر أو الخدمة المحددة. قم بتضمين كل إيصال أو وثيقة ذات صلة بالمصروف بحيث لا يستطيع أحد أن يتهمك بسوء التملك.
