يوثق تقرير الاتصال جميع الموضوعات التي تمت مناقشتها أثناء الاجتماعات والمكالمات الجماعية والمكالمات الهاتفية. ويستخدم أحد الأمثلة على تقرير الاتصال أثناء جمع التبرعات ؛ وهو يلخص الموضوعات التي يناقشها أحد المتخصصين في تطوير الصناديق مع مانح محتمل. يساعدك التقرير على توضيح أي سوء فهم أو أسئلة حول الأطراف التي تشارك المعلومات. قد تبدو كتابة تقرير الاتصال صعبًا وغير مجدية ، ولكن على المدى الطويل يمكن أن يوفر الوقت ويقلل الإحباط.
اطلب من جميع أسماء الجميع في الاجتماع أو مكالمة جماعية أو مكالمة هاتفية. اكتبها في أعلى الورقة ، مع التاريخ والوقت الذي بدأ فيه الاجتماع وانتهى.
تدوين الملاحظات حول جميع الجوانب المهمة للاجتماع أو المكالمة الهاتفية أو المكالمة الجماعية.
اكتب تقرير الاتصال الخاص بك مشيرا إلى ملاحظات اجتماعك. قم بتضمين اسم الشركة والشخص الذي يمثل الشركة ، بالإضافة إلى اسم الشركة الأخرى أو ممثلها.
سجل التاريخ ووسائل الاتصال. في الحالات التجارية ، قم بتوثيق أسماء جميع الموظفين أو الأشخاص الذين شاركوا في الاجتماع ؛ ما حدث من أهمية في الاجتماع ؛ الذي قال ما؛ ما هي المعلومات التي تمت مناقشتها وما تم إنجازه ؛ البند التالي للتحدث عنه أو ما إذا تم تسوية كل شيء ؛ وفي الحالة السابقة ، تاريخ الاجتماع التالي.
اطلع على تقرير الاتصال وتأكد من عدم وجود شيء مفقود. أضف أي تفاصيل مفقودة.
أرسل تقرير الاتصال ، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد العادي.
