الحفاظ على صندوق النثريات هو 90 في المئة من الاحتفاظ بالسجلات. النسبة الباقية 10 في المائة هي التي تتحكم في من يُسمح له بالوصول إلى الأموال. بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل به وبغض النظر عن ما تستخدمه من أموال المصروفات النثرية الخاصة بك ، فإن اتباع هذين المبدأين إلى جانب بعض إجراءات الموازنة البسيطة سيحافظان على توازن صندوق المصروفات النثرية الخاصة بك.
ملف إثبات جميع المشتريات
عند إدارة صندوق مصرفي صغير ، فإن أول ما تحتاج إليه هو إنشاء نظام حفظ سجلات فعال وعملي. يجب عليك الحصول على إيصالات وفواتير لكل معاملة واحدة يتم فيها استخدام المصروفات النثرية وإجراء نسخ منها. يضمن ذلك وجود ملفين منفصلين في حالة فقدان إيصال. لا تكتفي بإدخال الإيصالات الخاصة بك في مجلد ، بل ضعها في ترتيب زمني ، وفكّر في وضع الإيصالات في مجلدات منفصلة لكل شهر.
إنشاء استخدامات مقبولة لـ "المصروفات النثرية"
لا تستخدم المصروفات النثرية دون تمييز. يجب أن يكون لديك إرشادات محددة محددة لما يمكنك استخدامه للنقد وما لا تستطيع. على سبيل المثال ، عادةً ما يكون شراء الكحوليات بالأموال استخدامًا غير مقبول ، حتى لو كان الكحول حدثًا اجتماعيًا برعاية نشاط تجاري. لحماية نفسك وأي شخص آخر لديه إمكانية الوصول إلى النقد ، يجب أن يكون لديك قواعد مكتوبة حول ما هي النفقات المقبولة.
التحكم في الوصول
احرص دائمًا على إبقاء صندوق المصروفات النثرية مغلقًا. يمكنك الاحتفاظ بها في أي شيء من الدرج إلى الخزانة إلى خزانة ، ولكن تجنب الاحتفاظ بها في صناديق محمولة أو حاويات تخزين أخرى يمكن نقلها أو حملها بسهولة. لا تعطي مفاتيح أو مجموعات لأكثر من بضعة أشخاص. من الناحية المثالية ، يجب أن تعطي فقط شخصًا أو شخصين مفتاحًا ، وأن تطلب من أي شخص آخر هؤلاء حاملي المفاتيح مقابل أي أموال نقدية يحتاجونها.
إجراء عمليات المراجعة الدورية
لضمان استخدام المصروفات النثرية الخاصة بك بشكل مناسب ، قم بإجراء عمليات تدقيق دورية. عمليات المراجعة الفعالة غير معلن عنها والغرض من ذلك هو التحقق بشكل عشوائي من السجلات والإجراءات المحاسبية ومراقبة صندوق المصروفات النثرية الخاصة بك. وبدون عمليات المراجعة ، قد تكون صناديق المصروفات النثرية عرضة لسوء الاستخدام أو سوء الإدارة. أبسط طريقة للقيام بمراجعة الحسابات هو أن يكون لديك مدير لا يستطيع الوصول إلى النقد في الصندوق كل بضعة أسابيع أو نحو ذلك.
