مستندات Google عبارة عن أداة فعالة لمشاركة الملفات يمكن للشركات استخدامها لنشر جداول العمل. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق إنشاء الجدول مباشرة في مستندات Google. عندما تقوم بنشر جدول عمل الموظف بشكل منتظم ، فإنك تمنع سوء الفهم الذي قد يؤدي إلى وجود تحولات كشف عنها من قبل الموظفين الذين لم يدركوا أنه من المقرر أن يعملوا.
استخدم قوالب جدولة العمل المجانية
يحتفظ محرّر مستندات Google بمكتبة ضخمة من القوالب المجانية والجاهزة للاستخدام. للوصول إلى نموذج ، افتح مستندًا جديدًا في محرّر مستندات Google ، ثم ابحث عن النماذج باستخدام الكلمات "جدول العمل". تستخدم معظم جداول عمل الموظفين تنسيقًا من أسبوع لآخر لأن أصحاب العمل ينشرون أسبوعيًا. إذا لم يلبي أي قالب احتياجات الجدول الزمني ، فقم بإنشاء جدول مخصص في برنامج آخر.
إنشاء جدول مخصص
مثل محرر مستندات Google ، تحتوي جداول بيانات Google على نماذج يمكن للمديرين تخصيصها. ابحث عنها في جداول البيانات ضمن قائمة معرض النماذج. ببساطة اختر الجدول من القائمة ثم قم بتخصيص الحقول عن طريق استبدال بيانات القالب بتواريخ الجدول الزمني وأسماء الموظفين. احذف أي صفوف وأعمدة غير مطلوبة.
إنشاء جدول زمني من الصفر عن طريق فتح ملف جديد. انقر فوق بدء تشغيل جدول بيانات جديد في الصفحة الرئيسية واستخدم الرأس لعنوان المستند كـ "جدول أسبوعي" أو اسم مرغوب آخر. استخدم الصف الأول لتحديد التواريخ التي يغطيها الجدول.
بعد ذلك ، أنشئ مخططًا تسرد فيه رؤوس الأعمدة الأفقية أيام الأسبوع ، وتدرج الصفوف أوقات التحول. أدخل أسماء الموظفين في مربعات التبديل المناسبة. احفظ الملف في محرّر مستندات Google تحت اسم ملف مناسب.
إدارة أذونات الموظفين
يريد أصحاب العمل من الموظفين قراءة الجدول الزمني وربما تنزيل ملف لحفظه على أجهزة الكمبيوتر الشخصية أو الأجهزة. ومع ذلك ، لا ينبغي السماح للموظفين بتعديل الجدول الزمني. بشكل افتراضي ، يتيح محرر مستندات Google للموظفين قراءة وتنزيل الملفات المشتركة معهم.
مشاركة الملفات عن طريق النقر على الرمز مع صورة ظلية الشخص وعلامة زائد تمثل "مشاركة". أدخل عناوين البريد الإلكتروني للموظفين الذين ترغب في مشاركة الملف معهم. تحقق من الأذونات قبل إرسال رابط البريد الإلكتروني للتأكد من أن المستند للقراءة فقط.
للحصول على أذونات ، اختر "يمكن عرض" بدلاً من "يمكن تحرير" ، ثم حدد الزر "مشاركة" لنشر الجدول الزمني للموظفين. يتلقى الموظفون بريدًا إلكترونيًا يخطرهم بأنه قد تم نشر جدول جديد. يتضمن البريد الإلكتروني رابطًا للجدول الزمني.
تعيين جداول منتظمة
حفظ قالب الجدول يجعل من الجدولة الأسبوعية أسهل. حدد يومًا ووقتًا قياسيًا لنشر الجدول ومشاركته مع جميع الموظفين عبر البريد الإلكتروني في نفس الوقت.
قم بتسمية ملفات الجدول الزمني بطريقة يسهل العثور عليها مثل "جدول 15 يناير". هذا يقلل من الارتباك ويسمح للموظفين بملاحظة جدولة التناقضات أو القضايا بسرعة. إنشاء سياسات الشركة التي تتطلب من الموظفين تقديم الإشعار المطلوب للتغييرات في الجدول الزمني.
