بغض النظر عن مدى صعوبة محاولة تجنبهم ، سوف تظهر حواجز الاتصالات بين الموظفين والمديرين والعملاء. قد يتسبب فشل الاتصال في حدوث تأخيرات لا لزوم لها ، وإحباط ، وربما عمل محتمل. والخبر السار هو أن هناك طرق للتغلب على عوائق الاتصال للحفاظ على عملك بسلاسة.
ما هي حواجز الاتصال في الأعمال؟
يمكن العثور على حواجز الاتصال في كل مكان في العمل ، من الأعلى إلى الأسفل إلى الإدارة الوسطى إلى العلاقات الخارجية. تحدث أعطال الاتصالات من الناحية التنظيمية ، مثل عندما يتم عزل أعضاء الفريق ، أو بشكل فردي ، عندما يسيء شخص ما أو يتجاهل ما يقوله الآخر. يمكن أن تنشأ من الكثير من الانحرافات في العمل أو لا يكفي الوضوح حول المشروع. بعض الأمثلة على الحواجز الشائعة للاتصال التي قد تراها في عملك هي:
- إلهاء. إذا لم تكن موجودًا في محادثة ، فمن المحتمل أن يؤدي ذلك إلى حدوث سوء اتصال. سواء كان ذلك بسبب الانقطاعات المتعددة ، أو تعدد المهام أو الاندفاع إلى اجتماعك القادم ، فإن تشتيت الانتباه هو عائق أمام الاتصال يمكن أن يسبب العديد من المشاكل. كما أنه من السهل علاجها إذا تعلمت التركيز والتواجد في الوقت الحالي.
- ادارة سيئة. عندما لا يحب الموظفون مديريهم أو لا يشعرون بأنهم يستطيعون التحدث معهم بشكل علني ، يتم إغلاق قنوات الاتصال بسرعة. إن المديرين الذين يفشلون في تقديم التعليقات ، ولا يستمعون إلى المشاكل ، لا يمكنهم التحدث بصراحة عن أعمال الشركة ذات الصلة أو لا يطرحون أسئلة عن موظفيهم لإنشاء عوائق للاتصال التي لا تحتاج إلى الوجود.
- عدم وجود محادثة. بالطبع ، أفضل طريقة للتواصل هي إجراء محادثة. ولكن في هذه الأيام ، من المرجح أن يرسل الأشخاص رسائل نصية أو رسائل إلكترونية عندما يواجهون مشكلة في المناقشة. غالباً ما يؤدي هذا النوع من المحادثات الأحادية الجانب إلى سوء فهم وإحباط لا داعي له ، ويمكن أن يكون مضيعة للوقت. فالمشكلة التي يمكن معالجتها في حديث مباشر مدته 15 دقيقة وجهاً لوجه ، تصبح بدلاً من ذلك تبادلاً لوقت طويل يؤدي إلى إثارة القلق من الكلمات التي ليس لها حل.
- عراقيل جسدية. عندما تعزل الإدارة نفسها في طابق مختلف من المبنى عن بقية القوى العاملة أو يتم تعيين فرق العمل إلى مكاتب منفصلة ، يتم إنشاء الحواجز المادية التي تؤدي إلى ضعف التواصل.
- فروق الشخصية. فرص لديك أنواع عدة من الشخصيات تطفو حول عملك. هناك أيضًا فرصة جيدة لأن بعض هذه الشخصيات لا تتشابك وأنماط الاتصال المختلفة ، مما يؤدي إلى سوء الفهم ، والصور النمطية ، والصمت.
- عدم وضوح. عند التعامل مع أصحاب المصلحة والعملاء والموظفين ، من المهم أن يكون لديك سياسات واضحة للشركة. عدم القيام بذلك غالباً ما يخلق الارتباك والإحباط الذي يدفع الناس إلى عدم الرغبة في التعامل معك.
إذا استغرقت بعض الوقت لتقييم مكان عملك لتتعرف على كيفية تواصل الناس ، فستجد على الأرجح هذه الأمثلة الشائعة الأخرى من العوائق التي تحول دون الاتصال. يمكن حل بعضها بسرعة أكبر من البعض الآخر ، ولكنها تتطلب جميعها مشاركة راغبة ومهارات تواصل جيدة من فريقك.
حواجز الاتصال أمثلة
ليست كل الحواجز أمام التواصل واضحة. قد يبدو أنك تتحدث وتنتج ، لكن حتى وقت لاحق لا تدرك أن شيئًا قد تحقق بالفعل. في ما يلي كيفية تعثر اجتماع فريق مع مدير مع حواجز الاتصال:
يجتمع الفريق في تمام الساعة 10:00 صباحًا مع المدير للذهاب إلى حدث التواصل المقبل. يصل أعضاء الفريق على الفور ، لكن المدير يجري محادثة هاتفية. الجميع يجلسون في الغرفة بشكل غير مريح ، ولا يعرفون متى ستنتهي المحادثة ومتى سيبدأ الاجتماع بالفعل.
بعد عشر دقائق ، يركز المدير اهتمامه على الأشخاص الموجودين في الغرفة ويطلب جدول أعمال للاجتماع. لا أحد لديه واحد ، لذلك يتبارى شخص ما ليكتب واحدة بسرعة. أثناء القيام بذلك ، يشتت انتباه المدير عن طريق مكالمة هاتفية أخرى ، تتطلب منه مغادرة المكتب خلال 15 دقيقة للقاء شخص خارج الموقع. وينتج عن ذلك اجتماع متسارع لا يطرح فيه الناس الكثير من الأسئلة لأنهم يريدون تغطية أكبر قدر ممكن من المواد في الوقت المتاح الآن.
بمجرد انتهاء الاجتماع وعودة الجميع إلى مكاتبهم ، قد يدرك الفريق بضعة أشياء: لم يتناولوا بعض العناصر المهمة التي تحتاج إلى مناقشتها ، فهم شعروا بالتعجل والتجاهل من قبل المدير أثناء محاولتهم مناقشة ما قاموا به. وهم ليسوا كذلك في تخطيطهم للحدث الشبكي القادم مما كانوا عليه قبل الاجتماع. أدت العوائق التي تحول دون الاتصال إلى ضياع الوقت وعدم وجود إنتاجية لجميع المعنيين.
الحواجز الأخرى أمام الاتصال صارخة ، مثل عضو الفريق الذي يفتقد الموعد النهائي للمهمة دون إعطائك سببًا أو المدير الذي يخرج ويلعب مع هاتفه في كل مرة تحاول فيها إجراء محادثة. قد يكون الشريط الأحمر التنظيمي الذي يمنع الأفكار الجديدة من أي وقت مضى فعلا تؤتي ثمارها أو عدم وجود التنشئة الاجتماعية داخل بين العاملين من مختلف المستويات في الأعمال التجارية.
مشاكل الاتصالات الخارجية
إذا كنت في شركة تخدم العملاء ، فإن الاتصالات الخارجية لا تقل أهمية. على سبيل المثال ، إذا لم تُعلن بوضوح مدة سريان أسعار البيع ، فقد ينتهي بك الأمر مع إصرار العملاء الغاضبين على أنهم يدفعون فقط سعر البيع بعد شهر واحد. إذا قمت بتوفير معلومات خدمة العملاء على موقع الويب الخاص بك ولكن ليس طريقة مباشرة للاتصال بقسم خدمة العملاء الخاص بك ، فقد ينتهي بك الأمر مع الشكاوى العامة على صفحات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك بدلاً من الشكوى التي كان من الممكن التعامل معها بسرعة وبشكل خاص.
بغض النظر عما إذا كانت الحواجز التي تعترض التواصل واضحة أو خفية ، فإنها لا تفعل شيئًا لمساعدة الأعمال على النجاح. في الواقع ، يمكن أن ينتهي بهم الأمر إلى الكثير من المشاكل التي تتوقعها.
انهيار حواجز الاتصالات
قد تعتقد أنك لست بحاجة إلى قضاء بعض الوقت في العمل على التواصل في عملك ، ولكن هناك العديد من العواقب لتجاهل مشاكل الاتصال. تؤدي عوائق الاتصال إلى إحباط الموظفين والعملاء الذين لا يشعرون أنهم يُسمعون. عندما يحدث ذلك ، يصبح الموظفون أقل تحفيزًا ، مما يؤدي إلى نقص الإنتاجية والإبداع والابتكار. قد يؤدي الفشل في التواصل الفعال مع العملاء والعملاء حتى إلى فقدان العمل.
إذا كان الموظفون لا يشعرون بأن ما يقولونه مهم أو له أي تأثير ، فقد يتوقفون عن الكلام تمامًا ولا يتواصلون عندما يكون هناك خطأ ما أو عندما يكون هناك موعد نهائي. وهذا يؤدي إلى عدم الكفاءة والأخطاء وثقافة الشركة التي تشجع على العزلة بدلاً من العمل الجماعي.
عندما لا يشعر الناس بأن لديهم قنوات مفتوحة للتواصل ، يتم إغلاق العديد منهم والاطلاع على الاقتراحات في وظيفتهم. ربما لا يكون هذا ما تريد أن يحدث في شركتك ، وهذا هو السبب في أنه من الضروري ترتيب أولويات التواصل الجيد بين موظفيك وخارجياً مع العملاء والموردين والعملاء.
كيفية التغلب على حواجز الاتصالات
أفضل طريقة للتغلب على عوائق التواصل هي منعهم في المقام الأول. يتم ذلك عن طريق وضع سياسة محددة بوضوح لنشاطك التجاري تشجع على التواصل. يمكن أن يكون الأمر بسيطا مثل وضع اجتماع قصير في الصباح لمعالجة القضايا والمشاريع أو التسلسل الهرمي الأكثر تعقيدا الذي يحدد من يتحدث عند حدوث مشكلة. بهذه الطريقة ، يعرف الجميع أن لديهم فرصة للاستماع إليهم.
يجب كتابة سياسة الاتصالات هذه ومراجعتها مع جميع الموظفين الجدد ، بالإضافة إلى المراجعة والتحديث المنتظمين لتعكس التكنولوجيا الحالية وممارسات الشركة. إذا لزم الأمر ، يمكن أن يكون التدريب على مهارات الاتصال وسياسات الاتصالات الخاصة بك مفيدًا ، خصوصًا لأولئك الذين ليسوا أفضل جهات الاتصال.
حتى عندما يعرف الناس أن لديهم منفذًا ليتم سماعه ، لا يزال من المهم أن يشارك الموظفون بنشاط في تحسين الاتصال في جميع أنحاء الشركة. شجع موظفيك على:
- التحدث في شخص. عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بإجراء محادثة شخصية. بهذه الطريقة لا يوجد أي ارتباك حول النغمة أو المعنى. إذا كان هناك ، يمكن التعامل معها على الفور ، والقضاء على الإحباط وسوء الفهم. شجِّع الموظفين على التقاط الهاتف والتحدث معهم إذا لم يتمكنوا من الاجتماع شخصيًا ، خاصةً إذا كانت المشكلة معقدة. استخدم البريد الإلكتروني والنص فقط عندما يكون الملاذ الأخير أو سؤالًا سريعًا.
- الحد من الانحرافات. تتطلب المحادثات التحدث والاستماع على حد سواء. تأكد من أنك تستمع بالفعل عن طريق الحد من الانقطاعات ، مع وضع هاتفك والتركيز على ما يقوله الشخص الآخر. سيساعد هذا على التغلب على عوائق التواصل ويجعل الشخص الآخر يشعر بأنه مسموع وقيِّم. يجب أن تكون الانحرافات محدودة سواء في شخص أو على الهاتف.
- لديك سياسة الباب المفتوح. قم بتشجيع سياسة الباب المفتوح حتى يعرف الناس أنهم يستطيعون التحدث إلى المديرين أو الفرق الأخرى في أي وقت يحتاجون إليه. يجب أن تمتد هذه السياسة لتشمل الجهات المعنية والعملاء ، الذين يجب أن يشعروا أنهم يستطيعون الوصول إلى شخص مناسب في شركتك في أي وقت يواجهون فيه مشكلة أو قلقًا.
- خلق فرص اجتماعية. من المرجح أن يتفاعل الأشخاص مع الأشخاص الذين يعرفونهم. يمكن أن يساعدك خلق فرص اجتماعية داخل شركتك وأحداث التواصل للعملاء الخارجيين في التعرف على بعضهم البعض وفتح خطوط الاتصال. عندما يلتقي الناس ويجرون محادثة ، من المرجح أن يشعروا بمزيد من الراحة في التحدث في المستقبل.
- أبقيها بسيطة. هناك عائق آخر أمام التواصل يحاول أن يترك انطباعًا جيدًا. كن نفسك. تخلص من المصطلحات أو المفردات الرسمية في مقابل قصص شخصية ولغة واضحة وموجزة. كن ودودًا ودافئًا وحقيقيًا. إذا كانت علاقة مهنية ، فاحتفظ بحدودك بينما لا تزال لديك حساسية تجاه المشكلة المطروحة.
- كن مؤكدا. من المهم الاعتراف بخبرات الأشخاص الآخرين والاستجابة وفقًا لذلك. مشاهدة لغة الجسد والعواطف وكذلك الاستماع إلى الكلمات التي يتم تبادلها. كن محترماً بالمعلومات التي تتلقاها وأي مشاعر تنشأ. اطرح الأسئلة وكن إيجابياً وقدم ملاحظات مفيدة وداعمة عندما تستطيع.
- النظر في الثقافة. يجب أن تضع في اعتبارك التعبيرات والإيماءات والمعتقدات الدينية والسياسية المرتبطة بالثقافات المختلفة أثناء التحدث حتى لا يتم تفسير رسالتك. من المهم أيضًا التحقق من أي تعميمات وصور نمطية حول المجموعات الثقافية قبل القفز إلى الاستنتاجات. كيف يمكن أن يفكر الناس ويتفاعلوا ويرون العالم يمكن أن يختلف اختلافا كبيرا بسبب الثقافة.
- تحديد الأولويات. ركز فقط على المعلومات التي تريد نقلها بدلاً من القيام بتفريغ للمعلومات. قد تؤدي الكثير من المعلومات دفعة واحدة إلى شعور المستمع بالغضب ، مما يؤدي إلى التقاعس عن العمل. من خلال تقديم المعلومات ذات الصلة فقط ، ستوضح بشكل أوضح ما هو مهم وما يحتاج إليه المتلقي.
- صحح لغة جسدك. لا يأتي الاتصال فقط من الكلمات. كما يأتي من جسمك. كيف تجلس وتتحرك عند التحدث مع شخص ما تقول في كثير من الأحيان أكثر بكثير مما يمكن للكلمات من أي وقت مضى. جعل الاتصال بالعين واستخدام الإشارات غير اللفظية المناسبة تقطع شوطا طويلا. تجنب البحث عن إزعاج أو توتر أو تشتيت للانتباه لمنع شخص ما من التحدث معك.
مع بعض السياسات المحددة بوضوح والتدريب والممارسة ، يمكنك منع حواجز الاتصالات من إبطاء أعمالك ، مما يزيد من الكفاءة.
