كيفية معالجة فاكس. حتى في هذا العصر من البريد الإلكتروني ، من الضروري في بعض الأحيان إرسال المستندات الورقية إلى شركاء الأعمال ، وما زالت هناك حاجة إلى جهاز فاكس في عالم الأعمال اليوم. إن الفاكس الذي يتم تناوله بشكل صحيح هو علامة على الاحتراف ، ومن المرجح أن تترك انطباعًا جيدًا إذا تعلمت كيفية معالجة فاكس.
الحصول على معلومات الاتصال اللازمة. اجمع اسم المستلم (صحيح إملائيًا) ورقم الفاكس ورقم خطها الأرضي. تأكد من أنك تعرف رقم الفاكس الخاص بك ورقم خط الأرض ، كذلك.
ابحث عن ورقة غلاف. العديد من الشركات لديها أوراق غلاف مع ترويسة الشركة. إذا لم يكن عملك يحتوي على أوراق غلاف مطبوعة مسبقًا ، فحاول استخدام قوالب رسائل الغلاف الخاصة بـ Microsoft Office ، والتي يمكن تنزيلها من موقع Microsoft على ويب.
املأ خطاب التقديم بكافة معلومات الاتصال. إذا لم تكن تكتب في نموذج ، فاحرص على الكتابة بعناية وقابلية. قم بتضمين جميع المعلومات الواردة في الخطوة 1. قم أيضًا بتضمين العدد الإجمالي للصفحات المراد إرسالها ، حتى يعرف المتلقي متى وصلت جميع الصفحات.
ارسل الفاكس. تأكد من انتظار التأكيد. تحتوي معظم أجهزة الفاكس على شاشة أمامية تتحقق من اكتمال الإرسال بنجاح. إذا لم يكن جهاز الفاكس الخاص بك يحتوي على شاشة ، فقد ترغب في الاتصال بالمستلم للتأكد من أنه تلقى كل الصفحات.
نصائح
-
قد ترغب في تضمين "مذكرة" داخل ورقة الغلاف الخاصة بك. يصف هذا القسم بإيجاز المستندات التي تقوم بإرسالها. إذا كنت ترسل فاكسًا إلى مؤسسة كبيرة ، فيمكنه المساعدة في التأكد من وصول الصفحات إلى الشخص المناسب.
