كان هناك وقت تم فيه تسجيل المعاملات المحاسبية يدويًا على أوراق عريضة كبيرة من الورق الأخضر تسمى منصات دفتر الأستاذ. لحسن الحظ بالنسبة لأصحاب الأعمال ، تساعد برامج المحاسبة على جعل المحاسبة فعالة ودقيقة ومتوافقة. يعتبر اختيار برنامج محاسبة أحد الاعتبارات الرئيسية لأي صاحب عمل أو محترف إداري ويجب أن يتلقى الأولوية القصوى.
وظيفة
يقوم برنامج المحاسبة بتخزين المعاملات التجارية في حسابات مختلفة يتم تحديدها حسب نوع المعاملة والفئة. الدخل والمصروفات هما نوعان من المعاملات المخزنة في برامج المحاسبة. وتشمل أمثلة الفئات تكاليف المرتبات واللوازم المكتبية. ويشار إلى القائمة الكاملة لجميع المعاملات المسجلة حسب النوع والفئة باسم دفتر الأستاذ العام.
أنواع
تصنف برامج المحاسبة عموما إلى نوعين. النوع الأول مخصص لمهنيي المحاسبة الذين لديهم فهم واضح لمحاسبة الأستاذ العام. النوع الثاني مخصص لأصحاب الأعمال الذين يفتقرون إلى أي شيء سوى المعرفة المحاسبية الأساسية. قد تكون برامج المحاسبة أيضًا خاصة بالصناعة.
المميزات
تقسم برمجيات المحاسبة الوظائف إلى وحدات قياسية للبرنامج أو تم شراؤها بشكل منفصل. الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة هي أمثلة لوحدتين هما عادة جزء من حزمة محاسبة قياسية. تعتبر إدارة المرتبات وإدارة المخزون أمثلة على الوحدات الإضافية التي قد تشتريها بشكل منفصل. يتم تثبيت بعض برامج المحاسبة مباشرة على الكمبيوتر الشخصي أو الشبكة الخاصة بك ، في حين يتم الوصول إلى برامج أخرى باستخدام الإنترنت.
الاعتبارات
أهم شيء يجب أخذه في الاعتبار عند اختيار برنامج محاسبة هو المستوى التعليمي للشخص الذي سيستخدم البرنامج. أشياء أخرى مهمة يجب مراعاتها هي الوظيفة والتكلفة. عند حساب إجمالي تكلفة الاستثمار ، لا تنسَ السماح بتكاليف التحويل وتكاليف الدعم الفني ورسوم التجديد السنوية. منحنى التعلم هو أيضا اعتبار مهم عند اختيار برنامج المحاسبة. معدل الدوران مرتفع التكلفة ويمكن للبرامج ذات منحنى التعلم الشديد أن تزيد من تكلفة دوران الموظفين بشكل كبير.
فوائد
برنامج المحاسبة يلغي التكرار التي كانت موجودة في السابق في وظيفة المحاسبة. على سبيل المثال ، بمجرد إدخال معلومات البائع في وحدة حسابات مستحقة الدفع ، لا يجب إدخال المعلومات مرة أخرى أبدًا بغض النظر عن عدد عمليات التحقق التي تقوم بإصدارها إلى هذا البائع. بلمسة زر واحدة ، يمكن لبرنامج المحاسبة أيضًا إنشاء بيانات مالية معقدة ، مثل بيان الدخل ، والميزانية العمومية ، وبيان التدفقات النقدية.
البصيرة الخبيرة
توفر العديد من الشركات المصنعة للبرامج إصدارات تجريبية من منتجاتها. إنشاء حالات الاختبار للمعاملات المحاسبية اليومية واختبارها في كل نسخة تجريبية تعتبرها. إذا لم تكن النسخة التجريبية متاحة ، فاطلب من ممثل مبيعات عرضًا حيًا وتزويده بحالات الاختبار الخاصة بك. اطلب من الشركات المصنعة مراجع العملاء ، ويفضل أن يكون ذلك في نطاق عملك.
