خطة الاتصال الخاصة بك هي وثيقة ديناميكية وعملية تساعدك على البقاء في مهمة ، وتتبع المعالم وتخطيط الخطوات التالية. ستقوم بربط خطتك بهدف شامل ، مثل هدف مبيعات المنتجات أو هدف سمعة الشركة ، وتضمين جمهورًا مستهدفًا مقسمًا ورسائل رئيسية لنقلها إلى كل جمهور. خلال مسيرتك المهنية ، قد تحتاج إلى إنشاء العديد من خطط الاتصالات ، لكل من الجمهور الخارجي ، مثل العملاء ووسائل الإعلام ، والجماهير الداخلية ، مثل الموظفين.
كيفية إنشاء خطة اتصالات
تقسيم شرائح الجمهور المستهدفة. تحتاج إلى تحديد تكوين كل جمهور مستهدف ، والأشخاص الذين ستقوم بالتواصل معهم. هل هم عملاء حاليون ، يمكن استثمارهم بالفعل في منتج والبحث عن إصدار أحدث؟ هل هم مستخدمو منتج منافس ، ربما يبحثون عن سبب للتغيير؟ هل هم الأوائل ، مثل تكنو-جيكس الذين يبحثون دائما عن الجهاز القادم الجديد والجديد؟ وتشمل الأمثلة الأخرى للجماهير المستهدفة المجزأة وسائل الإعلام والمحللين الماليين والموظفين المحتملين.
تحديد الرسائل الرئيسية. رسائلك الرئيسية هي النقاط الرئيسية التي تحتاجها للتعبير عن منتج أو خدمة أو شركتك. ستقوم بتضمين هذه الرسائل في كل قطعة اتصالات حسب الاقتضاء. حاول أن تحدّ من الرسائل الرئيسية الخاصة بك إلى ثلاثة لكل جمهور أو قضية أو منتج ، لأن ذلك سيزيد من فرص الاحتفاظ. مثال على رسالة رئيسية هي "شركة XYZ تعيد تدوير 60 في المائة من منتجاتها المكتبية ، مما يلغي 250 رطلاً من المكب في اليوم".
اكتب أهدافك. أهدافك اسم ما تريد تحقيقه مع الاتصالات الخاصة بك. قد تكون أمثلة على أهداف الاتصالات "بناء الوعي بجهود الشركة التطوعية" ، أو "زيادة المكالمات الإعلامية إلى رئيسنا التنفيذي الذي يطلب إجراء مقابلات". تذكر أن كل هدف يجب أن يكون مرتبطًا بهدف عام للشركة ، وإلا فإن اتصالاتك تعمل في فراغ.
اكتب استراتيجياتك. تحتاج إلى واحد على الأقل ، وربما عدة استراتيجيات لكل هدف. على سبيل المثال ، إذا تم تضمين العلاقات الإعلامية المحسنة كأحد أهداف الاتصالات الخاصة بك ، فقد تكون الإستراتيجية "إنشاء خطة إعلامية تستهدف وسائل الإعلام التجارية". إذا كنت تحاول زيادة مشاركة الموظف في جهود التطوع المجتمعية ، فقد تكون الإستراتيجية ، "إنشاء إجراءات داخلية لتعزيز المشاركة التطوعية في جميع أنحاء الشركة."
اكتب تكتيكاتك. التكتيكات هي "أوامر العمل" للخطة ، والأنشطة التفصيلية والمحددة التي تتدفق من استراتيجيتك لتحقيق أهدافك. على سبيل المثال ، يعد القيام بجولة إعلامية على الساحل الشرقي بمثابة تكتيك ، مثل عقد مؤتمر صحفي. إن تطوير مجموعة عمل داخلية لخلق حوافز للموظفين من أجل التطوع هو أيضًا تكتيك. عند إنشاء التكتيكات تحتاج إلى أن تضع في اعتبارها التكاليف والقوى العاملة الخاصة بك لقياس مدى واقعية تكتيكاتك.
نصائح
-
قد يُطلب منك في مرحلة ما إنشاء ميزانية لتنفيذ خطتك ؛ أو قد يتم تقديمك مع واحد قبل إنشائه. في كلتا الحالتين ، حافظ على الموارد الخاصة بك في الاعتبار أثناء إنشاء خطة الاتصالات.
تحذير
لا تترك اللاعبين المهمين عند إنشاء خطة الاتصالات الخاصة بك. التماس التعاون والتغذية المرتدة للمساعدة في ضمان نجاح خطتك وعدم الاستياء من الإدارات الأخرى أو الموظفين الذين شعروا بأنهم خارجون عن العملية.
