تقرير المصاريف هو تقرير مقدم إلى العميل أو صاحب العمل يوضح تفاصيل النفقات التي دفعها الموظف أو المقاول عند إكمال مهمة العميل أو صاحب العمل. يتم أيضًا صيانة تقارير النفقات من قِبل مالكي الأنشطة التجارية لأغراض الضريبة.
وظيفة
يوثق تقرير المصروفات تكاليف أداء نشاط معين ، والتي يتم نقلها إلى الشخص أو المنظمة أو الشركة التي تم تنفيذ النشاط نيابة عنها. عادة ما يقوم تقرير النفقات فقط بتفاصيل المصروفات التي يرغب القائم بالتعويض في سدادها. عادة ما يتم تقديم إيصالات وسجلات لدعم تقرير المصروفات للتحقق من أن النفقات قد تم تكبدها بالفعل.
استعمال
يستخدم تقرير المصروفات في كثير من الأحيان لتسديد المقاولين والموظفين من خلال التأكد من أنهم امتثلوا لسياسة النفقات الداخلية وكذلك مع قواعد خدمة الإيرادات الداخلية بشأن قابلية استقطاع النفقات التجارية. يتم الاحتفاظ بتقارير المصروفات أيضًا لتقديم إثبات إلى مصلحة الضرائب الأمريكية بأنه تم تكبد نفقات معينة أثناء سير العمل.
النفقات الأكثر شيوعًا التي يتم تعويض الموظفين عنها هي نفقات السفر والوجبات والنفقات الترفيهية.
مصاريف السفر
تعتبر الرحلات الجوية والمسافة المقطوعة على المركبات الشخصية والرسوم ورسوم استئجار السيارات وغرف الفنادق والوجبات التي يتم تناولها على الطريق والنصائح المدفوعة للعاملين في خدمة الفندق ورسوم وقوف السيارات في المطار هي أمثلة على النفقات التي سيتكفل بها العديد من العملاء أو أصحاب العمل إذا كان تقرير النفقات موثقًا يتم توفير النفقات.
وجبات ومصروفات الترفيه
يعتبر أخذ زبون محتمل لتناول طعام الغداء ، أو الاحتفال بالترويج في حانة مع زميل لهما مثالين على نفقات الوجبات والترفيه التي قد يسددها العميل أو صاحب العمل عند تقديمه بتقرير المصروفات. قبل السداد ، قد يطلب صاحب العمل أو العميل إيصالات بتوثيق النصائح ورسوم الخدمات الأخرى.
حسابات مصاريف بطاقات الائتمان
تتطلب العديد من المؤسسات والشركات أن يدفع الموظفون مصاريف العمل باستخدام بطاقة ائتمان صادرة باسم الموظف. غالباً ما يكون الموظف مسؤولاً شخصياً عن دفع الفاتورة.
ستحصل المنظمة أو المؤسسة على نسخة من الفاتورة وستقوم بتسديد المصاريف المعبأة على فاتورة بطاقة الائتمان هذه فقط عندما يتم تقديم المستندات الداعمة مثل الإيصالات والسجلات وتبرير الأعمال في شكل تقرير مصاريف.
تحذير
من المهم أن نفهم سياسة النفقات أو توقعات العميل / صاحب العمل قبل تكبد النفقات التي يتوقع السداد. القليل من الأشياء يمكن أن تعكر مقاول العميل أو علاقة العمل بسرعة أكبر من الخلاف على المال.
غالبًا ما يكون من الجيد الاحتفاظ بنسخة من الإيصالات المقدمة مع تقرير المصروفات ، في حالة ما إذا كان الطلب المتكرر مطلوبًا.
