كصاحب عمل ، يجب أن تكون مدركًا لقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية التي تنص على نوع المعلومات التي يجب الاحتفاظ بها في ملفات الموظفين. تتضمن بعض مستندات الموظفين المطلوبة معلومات الاتصال الشخصية للموظف وحالة العمل ومعلومات الرواتب ومعلومات الأداء.
معلومات التوظيف
عادة ما تأتي معلومات التوظيف في ملف الموظفين في شكل طلب توظيف أو أوراق توظيف جديدة. قد يتضمن الملف أيضًا نسخة من خطاب عرض العمل الذي تم إرساله إلى الموظف وإيصال موقع من الموظف يقر بأنه حصل على نسخة من دليل الموظف الخاص بالشركة. في حين أن ملف الموظفين للموظف يجب أن يتضمن تاريخ ميلاد لغرض الفوائد ، فإنه من غير القانوني الحصول على هذه المعلومات لاستخدامها في تحديد ما إذا كان سيتم استئجار الفرد أم لا.
حالة العمل
حالة العمل هي الوثائق القانونية التي تثبت أن الموظف قادر على العمل في الولايات المتحدة. كدليل على حالة العمل ، يجب أن يشتمل ملف الموظفين على نسخة من بطاقة الضمان الاجتماعي للموظف. إذا لم يكن الموظف من مواطني الولايات المتحدة الأمريكية ، فإن نموذج I-9 المكتمل (غير مواطني الولايات المتحدة يعادل نموذج W-4) ، يجب تضمين نسخة من جواز سفر الموظف ونسخة من تأشيرة عمل الموظف في ملف الموظفين الموظف.
كشف رواتب
مكون أساسي آخر لملف الموظفين يتعلق بجدول المرتبات. يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بنموذج ضريبي W-4 فيدرالي حديث. إلى جانب نموذج W-4 ، يمكن أن يحتوي ملف الموظفين أيضًا على جداول زمنية لفترات الدفع التي يعمل بها الموظف. إذا كان للموظف أي أموال مزينة قانونًا من أجره ، فيجب أن يكون أمر المحكمة أو نسخة من الشرط موجودًا أيضًا في ملف الموظفين.
معلومات الاداء
تقييم الأداء جزء آخر لا يتجزأ من ملف الموظفين الموظف. ويمكن أن يتضمن ذلك نسخًا عن الأهداف المهنية للموظف وتقييم الأداء الذي كتبه المشرف أو المدير المسؤول. إذا كان ذلك مناسبًا ، يحتوي ملف الموظفين أيضًا على أي توبيخ أو تحذيرات يستلمها الموظف خلال فترة عمله مع الشركة.
الدولة معلومات الضرائب
إذا كانت الولاية التي تدير فيها نشاطك التجاري تخضع لرسوم الولاية ، فيجب عليك الاحتفاظ بنموذج W-4 لحجب الضرائب. على غرار النموذج الفيدرالي W-4 الضريبي ، يجب أن يتم تحديث نموذج الولاية وتحديثه في ملف موظفي الموظفين كسجل احتياطي للحصول على استقطاعات مناسبة من شيك راتب الموظف وفي حالة إجراء مراجعة بواسطة مصلحة الضرائب أو وكالة الضرائب الحكومية.
