قد يساعدك الحفاظ على الأوراق المناسبة للمساعدة في عملك بسلاسة في تجنب تدقيق الإيرادات في نهاية العام. إذا واجهت تدقيقًا للعائدات على الرغم من ذلك ، يمكن للورقة المودعة بشكل صحيح أن تسهل العملية. يمكن أن يساعدك الحصول على جميع إيصالات الشراء والمصروفات والتبرعات وبيانات الحساب المصرفي بالإضافة إلى أي إضافات ضريبية مقدمة في مساعدتك في عملية التدقيق.
إجمالي الإيصالات
يتم الحصول على إجمالي الإيصالات من بيع السلع أو الخدمات. وتشمل هذه الأشرطة الخاصة بك تسجيل النقدية ، وقسائم الودائع المصرفية ، ووثائق الاستلام ، والفواتير ، وقسائم استلام بطاقات الائتمان وأي 1099-MISC كنت قد دفعت إلى المقاولين لحسابهم الخاص. يعد الاحتفاظ بهذه المستندات ضروريًا لمساعدتك في تقديم الضرائب في وقت لاحق لإظهار الدخل لنشاطك التجاري. البدائل المقبولة لدائرة الإيرادات الداخلية (IRS) خلال عملية التدقيق إذا لم يكن لديك إيصال ، مثل شيك مُلغى ، هو بيان مؤسسة مالية مع رقم الشيك ، ومبلغ الشيك ، واسم المستفيد وتاريخ نشر المبلغ من قبل المؤسسة المالية. إذا تم السداد عن طريق تحويل إلكتروني للأموال (EBT) ، يجب أن يظهر البيان اسم المدفوع لأمره ومبلغه وتاريخ تحويل المبلغ من قبل مؤسستك المالية. بالنسبة لبطاقات الائتمان ، يجب أن يظهر البيان المبلغ المدفوع واسم المستفيد وتاريخ إجراء المعاملة.
المشتريات والمصروفات
وينبغي أن يكون أي عملية شراء تجارية مصحوبة بوصل في شكل قسائم بطاقات ائتمان ، وفواتير مدفوعة ، وشيكات ملغاة ، وقسائم للتسجيلات النقدية. المصاريف هي عملية شراء تقوم بها شركتك ولا يتم بيعها كسلعة أو خدمة ، مثل أثاث المكاتب أو أجهزة الكمبيوتر. احتفظ بجميع هذه الإيصالات في مكان يمكنك الوصول إليه فورًا.
بيانات الحساب البنكي
يجب تقديم بيانات الحساب البنكي للسنة الضريبية المالية مع إجمالي إيصالاتك ومشترياتك ومصروفاتك. البيانات تدعم ما دفعت الشركة واستحوذت على السنة الضريبية. سنة الضريبة المالية هي 12 شهرًا متتاليًا تنتهي في اليوم الأخير من أي شهر بخلاف شهر ديسمبر.
ضريبة الرواتب العودة
كما سيلزمك المبلغ الذي دفعته لموظفيك بالشيكات أو الإيداعات المباشرة. يجب أن تتضمن إقرارات ضريبة الرواتب أي ضرائب اتحادية ومحلية بالإضافة إلى محاسبة أي حسابات مستقطعة من حسابات التقاعد. يجب أن تبقى ضرائب رواتب الموظفين أربع سنوات على الأقل ، وهي المدة الزمنية المطلوبة من قبل مصلحة الضرائب.
حفظ السجلات
يتضمن الاحتفاظ بالسجلات المقترحة من قِبل مصلحة الضرائب الأمريكية الاحتفاظ بدفتر شيكات عمل ، وملخص يومي وشهري لإيصالاتك النقدية ، وسجل أو دفتر يومية لأي دفعات شيك ، وأي تعويضات للموظفين ، وورقة عمل استهلاك. نصيحة أخرى من مصلحة الضرائب هي الحفاظ على دفتر شيكات العمل الخاص بك منفصلًا عن دفتر شيكاتك الشخصي. يتم ذلك للحفاظ على النفقات الشخصية منفصلة عن نفقات العمل. احتفظ بجميع السجلات لنشاطك التجاري بما لا يقل عن الحد الأدنى للمبلغ المطلوب من قِبل مصلحة الضرائب الأمريكية وجميع الإقرارات الضريبية التي سبق تقديمها.
الموظفين
الاحتفاظ بسجل لجميع موظفيك ، في الماضي والحاضر ، مع أرقام الضمان الاجتماعي الخاصة بهم ، ومعلومات الاتصال وأنواع I-9 و W-4 هو مطلب من مصلحة الضرائب. يتحقق نموذج I-9 من أن الموظف قادر قانونًا على العمل في الولايات المتحدة. يتم ملء نموذج W-4 من أجل شهادة مخصص الاستقطاع من الموظف ، والتي تسمح لك بتقدير المبلغ المراد حجبه من أجور الموظف من الرسم البياني في النموذج.
