كيفية تعيين عناصر إجراء الاجتماع التي تحصل على القيام بذلك

يكون أي اجتماع أو مشروع أكثر نجاحًا إذا تم تعيين المهام أثناء الاجتماع وإكمالها خارج الاجتماع. باتباع صيغة بسيطة لـ 3W (What، Who، و When) لإجراءات الاجتماع ، تزداد فرص إنجاز العمل المنتج خارج وقت الاجتماع وفي الوقت المناسب. يمكن لتعيين العمل المناسب أن يقلل من المشكلات المتعلقة بالمتابعة. سوف تساعد مهمة العمل الجيد في اختبار الأفكار والحلول الجيدة للمشكلات ، وكذلك تنفيذ أي قرارات تم اتخاذها خلال الاجتماع.

العناصر التي ستحتاجها

• ورقة أو لوحة ماركر

• القلم أو الجاف مسح علامات

قبل اختتام الاجتماع ، تحقق من أي إجراءات تم تحديدها أثناء الاجتماع وحدد ما إذا كانت أية مهام إضافية ضرورية أيضًا. تبدأ مع ما هي الإجراءات. اسأل المجموعة "ما هي الإجراءات التي نحتاج إلى القيام بها من أجل تحقيق نتائج عظيمة للمشروع؟" يساعد هذا الفريق على فهم ما يجب القيام به وسبب أهميته للمشروع أو الفريق. في الصياغة عنصر العمل ، تأكد من استخدام الأفعال العمل وتكون مستعدة لتقديم بعض التفاصيل حول ما هو ضروري بالفعل للنظر في الإجراء بشكل صحيح الانتهاء.

ثم الانتقال إلى منظمة الصحة العالمية ستقوم بكل عمل من خلال سؤال المجموعة "من هم أفضل الناس للقيام بهذه الأعمال؟" يجب إعطاء كل إجراء لشخص ما أو لن يتم إنجازه. هذا من هو فريق أو عضو مشروع يوافق على أن يكون مسؤولاً وقابلاً للمساءلة عن جميع الأنشطة المطلوبة لتنفيذ الإجراء المعين. يمكن تعيين الإجراء إلى أفضل شخص مؤهل أو فريق فرعي ، أو قد يتطوع شخص ما في الاجتماع للقيام بالإجراء. إذا تم تعيين الإجراء إلى شخص خارج الاجتماع ، يجب أن يكون أحد الأشخاص في الاجتماع مسؤولاً عن شرح الإجراء المعين إلى الشخص غير الموجود في الاجتماع.

ﻗم ﺑﺗﻧﻔﯾذ ﺟزء WHEN ﻗﺑل ﻧﻘل اﻹﺟراءات وﻋﻟﯽ ﺗﺄﺟﯾل اﻟﺟﻟﺳﺔ. اطلب من المجموعة "متى تكون هذه الإجراءات مستحقة لكي ننهي مشروعاتنا في الوقت المحدد؟" يجب أن يكون تاريخ الاستحقاق لكل إجراء تاريخًا فعليًا للتقويم يجب أن يتم فيه إكمال الإجراء للفريق أو المشروع لإنجاز عملهم. لا ينبغي أبداً ترك هذا فارغًا أو مكتوبًا في أسرع وقت ممكن لأن التاريخ يؤمن أن شخصًا ما مسؤول عن تنفيذ الإجراء في الوقت المناسب. من خلال تعيين تاريخ ، سيكون الشخص الذي يتولى هذا الإجراء قادرًا على جدولة المهمة الجديدة مع أعماله الأخرى ويكون قادرًا على تحديد ما إذا كان هناك سببًا وجيهًا لعدم اكتمال الإجراء حسب تاريخ المجموعة المرغوب قبل ذلك متأخر.

بعد الاجتماع ، ضع إجراءات 3 وات في سجلات الاجتماع وتوزيعها على كل من حضر الاجتماع أو الذي تلقى إجراءً. هذا يوثق جميع الإجراءات ومن المسؤول وكذلك عندما تكون الإجراءات مستحقة.

نصائح

• إذا كان من المقرر عقد اجتماع للمتابعة ، فعند إرسال التذكير إلى ذلك الاجتماع ، تشمل أي إجراءات مستحقة في ذلك التاريخ بالإضافة إلى تفاصيل الاجتماع المعتادة.