لا توجد قواعد صارمة عند الكتابة إلى أشخاص متعددين يتألفون من مجلس إدارة ، مما يعني أن لديك العديد من الخيارات لمعالجة خطابك. بشكل عام ، ستقوم بإعداد حرف واحد عندما يكون اللوح كبيرًا جدًا بحيث يصبح مرهقًا للتعامل مع كل مدير على حدة. بالنسبة للألواح الصغيرة ، يمكنك كتابة خطاب منفصل لكل شخص واستخدام تدوين "نسخة كربونية" للإشارة إلى المستلمين الآخرين.
عند الكتابة إلى لوحة كبيرة
عندما يتألف مجلس الإدارة من خمسة أفراد أو أكثر - وهذا الرقم هو توجيه وليس قاعدة - من الشائع إعداد خطاب واحد موجه إلى مجلس الإدارة كمجموعة وإرساله بالبريد إلى الشركة التي يحكمونها. إليك مثال على ذلك:
مجلس الإدارة
شركة ABC للعقارات
123 شارع المدينة
سان فرانسيسكو ، كاليفورنيا 94105
يجب أن تقرأ تحية الخاص بك "عزيزي مجلس الإدارة:" أو "أعزاء أعضاء المجلس:" متبوعًا بنقطتين ، وليس فاصلة. إذا كنت مالك النشاط التجاري أو عضوًا آخر في مجلس الإدارة ، فمن المقبول استخدام التحية غير الرسمية "عزيزي مجلس الإدارة" أو "عزيزي الجميع:"
باستخدام كتلة التوزيع
بما أن العديد من المجالس تتقابل بشكل غير متكرر ، ربما مرة كل شهر أو نحو ذلك ، قد ترغب في إرسال نسخة من خطاب المجموعة إلى كل فرد من أعضاء مجلس الإدارة في عنوان المنزل أو العمل الدائم. وهذا يضمن أن رسالتك تقرأ وقادرة على التصرف قبل اجتماع المجلس التالي. لتحقيق ذلك ، اكتب كتلة توزيع في نهاية الرسالة تسرد اسم وعنوان كل عضو من أعضاء مجلس الإدارة. قم بطباعة عدة نسخ من الرسالة وإرسال نسخة بالبريد إلى كل شخص في قائمة التوزيع.
عند الكتابة إلى لوحة صغيرة
عند مخاطبة مجلس إدارة أصغر - على سبيل المثال ، مع ثلاثة أو أربعة مديرين - يجب عليك سرد كل مستلم بالاسم. تبدو كتلة العنوان الخاصة بك الآن كما يلي:
السيدة روبن بيرش ، رئيسة
السيد جاك هيسلام ، مدير
الدكتورة أوليفيا بلاور ، المدير
ABC Property Corporation مجلس الإدارة
123 شارع المدينة
سان فرانسيسكو ، كاليفورنيا 94105
يجب أن تحيي التحية أسماء المديرين بنفس ترتيب عنوان العنوان: "عزيزي السيدة بيرش ، والسيد هسلم والدكتور بلوير:" لا بأس من استخدام الأسماء الأولى إذا كنت تعرف المتلقي بشكل جيد وهذا هو المعتاد الخاص بك طريقة التواصل. تتطلب الآداب إرسال رسالة منفصلة لكل شخص ، لذلك قم بطباعة وتوقيع نسخة أصلية من الرسالة ومظروف لكل مستلم.
باستخدام CC الترميز
إذا كان أعضاء مجلس الإدارة موجودين في عناوين مختلفة ، فمن المعقول كتابة رسالة منفصلة لكل مستلم. هنا ، يجب عليك استخدام "نسخة مجاملة" أو "نسخة كربونية" للسماح لكل متلقي بمعرفة من تلقى الرسالة. قم بذلك عن طريق إضافة الأحرف "cc:" متبوعة بأسماء المستلمين الآخرين في أسفل الرسالة ، أسفل توقيعك واسمك المطبوع على الفور. إليك مثال على التنسيق:
السيدة روبن بيرش ، رئيسة
ABC Property Corporation مجلس الإدارة
123 شارع المدينة
سان فرانسيسكو ، كاليفورنيا 94105
عزيزي السيدة بيرش:
رسالة
بإخلاص،
اسمك
CC: السيد جاك هاسلام ، الدكتورة أوليفيا منفاخ
أنت ستخاطب رسالتك الثانية إلى "السيد جاك هاسلام" cc'ed إلى "السيدة روبن بيرش والدكتورة أوليفيا بلوير" ، وهكذا. من المفيد تدقيق جميع نسخك للتأكد من أنك قمت بتضمين أسماء النسخ الصحيحة والمستلمة.
