إن إنتاج منتجات عالية الجودة بفاعلية وبأرباح والبقاء ضمن حدود القوانين واللوائح يتطلب اتساقًا في العمليات. تساعد العديد من الشركات نفسها عن طريق وضع إجراءات التشغيل القياسية ، أو إجراءات التشغيل القياسية ، التي تقدم توجيهات خطوة بخطوة لتنفيذ الإجراءات الهامة. تساعد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) في ضمان الدقة ومراقبة الجودة. يتم استخدامها في مجموعة متنوعة من الشركات والمؤسسات ، لا سيما في الحكومة ، والتصنيع ، والبحث والتطوير ، والمختبرات والأوساط الأكاديمية. ولأن الوحدات الفردية داخل الشركات لديها إجراءات لا تعد ولا تحصى ، فإن كل منها يحتاج إلى إجراءات تشغيل موحدة مختلفة. لذلك من المفيد تزويد رؤساء كل وحدة بنموذج SOP ، والذي يقدم نقطة بداية لهم لكتابة الإجراءات الخاصة بهم وكتيبات SOP. توفر قوالب SOP كافة المكونات الهامة التي يحتاجها كل إجراء.
توجيه كتّاب SOP لتحديد نوع الإجراء المطلوب كتابته. يجب أن يزودهم النموذج بأداة سهلة لاتخاذ القرار بناءً على عدد القرارات التي يجب أن يتخذها العمال لتنفيذ الإجراءات. تقديم المشورة بأن الإجراءات الروتينية القصيرة لا تتطلب من العامل سوى إصدار بعض الأحكام ويمكن كتابتها في شكل خطوات بسيطة. على سبيل المثال: افعل A ، ثم B ، ثم C. لاحظ أن الإجراءات المطولة التي تتطلب بعض القرارات يمكن أن تستخدم تنسيق خطوات هرمية ، وإخبار العامل بأي ترتيب يجب أن تذهب إليه العملية ، وغالبًا ما تتضمن محطات فرعية يجب تنفيذها لإكمال مهمة كاملة. قدم أمثلة على مخططات انسيابية أو رسوم بيانية لوصف الإجراءات المعقدة والمطولة وتتطلب اتخاذ قرارات متعددة. على سبيل المثال: هل أ. إذا كانت "طبيعية" ، فقم ب "ب" و "ج" و "د" إذا كان "غير طبيعي" ، كرر A للتأكيد ثم قم بتنفيذ E و F و G.
وصف الصواميل والمسامير لكتابة كل إجراء. على سبيل المثال ، يجب أن يكون لكل إجراء عنوان وغرض ونطاق وطرق ومسؤوليات لتنفيذ الإجراء. تشجيع أو طلب كتاب SOP لاستخدام اصطلاح تسمية موحد لإجراءات التمليك. تقديم المشورة لهم لتحديد نطاق الإجراء ، مثل من ينطبق الإجراء على ، متى وتحت أي ظروف. قد تصف أيضًا متى لا تستخدم كل إجراء. في قسم الطرق والمسؤوليات ، قم بتوفير بروتوكول خطوة بخطوة حول تنفيذ الإجراء. يجب أن يوفر القالب عبارات بسيطة و قصيرة بأفعال العمل.
توفير التعريفات ومتطلبات الموارد. يجب أن يحتوي كل إجراء على قسم يحدد المصطلحات المستخدمة في المستند ويوضح أي اختصارات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تخبر الموظفين بالوثائق أو المعدات أو المواد الأخرى التي يحتاجونها لتنفيذ الإجراء. الإشارة إلى أي إجراءات أخرى ذات صلة يحتاجها أصحاب العمل قبل الموعد المحدد أو بحاجة إلى أن يكونوا على دراية بإكمال المهمة. لا تنس مكونات أخرى مهمة يجب أن يحتويها القالب. وتشمل هذه التاريخ الفعلي للإجراء وآخر موعد تمت فيه مراجعة الإجراء.
نصائح
-
اعتمادًا على شركتك ، قد يكون من المهم أيضًا تعيين مستوى أمان لإجراء العمل الموحد لتوضيح مستوى السلطة المطلوب لتنفيذ الإجراء. استخدم القالب لتوضيح الشروط التي يمكن للموظف من خلالها تنفيذ الإجراء بأمان.
تحذير
احرص دائمًا على تضمين الإرشادات المتعلقة بالصحة والسلامة أو الانتهاكات التنظيمية عند الاقتضاء. قدّم مكانًا في القالب واستخدم طرقًا لتأكيد التحذيرات المهمة ، مثل الأحرف الخطّئة أو المربّعة الجانبية لهذه الرسائل. صف ما يمكن أن يحدث إذا لم يتم اتباع الإجراء أو اتباعه بشكل خاطئ ، سواء كان ذلك يؤدي إلى إصابة شخصية ، أو خسارة في الأرواح ، أو تلف في المعدات ، أو المنتجات المعيبة ، أو الغرامات ، أو التقاضي ، أو إغلاق العمل.
