تعتبر مذكرة الأعمال أو المذكرة واحدة من أبسط الطرق لإبلاغ الزملاء والموظفين في اجتماع قادم. سوف يوفر الإشعار الفعال للاجتماع معلومات الاجتماع الأساسية بطريقة واضحة ومختصرة ومهنية.
المعلومات ذات الصلة
- اتبع تنسيق أربع نقاط عامة لهذا العنوان ، والتي ينبغي أن تشمل إلى, من عند, تاريخ و موضوع في التعميم الخاص باجتماع فريقك. يجب أن يتضمن الحقل "إلى" كل من تمت دعوته إلى الاجتماع. "من" سوف تسرد اسمك والمسمى الوظيفي. تاريخ الإشعار في اليوم الذي يتم توزيعه فيه. اكتب ما يتعلق بالمذكرة في حقل "الموضوع" ، مثل "اجتماع المديرين في 15 أغسطس 2019."
- اذكر الغرض من الاجتماع في الفقرة الافتتاحية مع جميع المعلومات الأساسية ذات الصلة ، بما في ذلك الوقت والمكان. على سبيل المثال ، "الغرض من الاجتماع هو مناقشة خطة الحوافز المنقحة للموظفين. سيبدأ الاجتماع في الساعة 00/15. في قاعة المؤتمرات الرئيسية وتستمر لمدة ساعة واحدة. يجب على جميع المديرين والمشرفين الحضور ".
- تقديم ملخص لما سيتم تغطيته خلال الاجتماع في جسم المذكرة. احتفظ بمعلومات موجزة ، إن أمكن ؛ اترك التفاصيل المراد مناقشتها في الاجتماع الفعلي. على سبيل المثال ، "نتيجة لتعليقاتك ، ستقوم الشركة بإطلاق خطة الحوافز المعدلة للموظفين في 1 سبتمبر 2019. سوف تكافئ الخطة الجديدة فرق المبيعات ، وليس فقط الأفراد عندما يحققون أهدافهم الشهرية والفصلية. نحن ندرك فائدة موظفي المبيعات العاملين في فرق ونأمل في تعزيز هذا الاتجاه من خلال توفير الحوافز المالية ".
نصائح
-
يجب أن تكون جميع المعلومات الواردة في الإشعار ذات صلة بالاجتماع. تجنب تضمين المعلومات التي تتعلق بأي مشكلات متعلقة بالشركة والتي لن تتم مناقشتها في الاجتماع.
قبل الاجتماع
- إبلاغ مستلمي الإشعارات إذا كانوا بحاجة إلى التحضير بأي طريقة أو قراءة المواد قبل حضور الاجتماع. قد يكون أحد الأمثلة على ذلك: "سيُرسل إليك كلٌّ من شكل وسياسة خطة الحوافز المنقحة عبر البريد الإلكتروني بحلول نهاية اليوم. يرجى مراجعة الوثائق في وقت مبكر حتى تكون مستعدًا لمناقشة المحتويات وطلب توضيحها عند الحاجة."
- أخبر المدعوين عند توزيع جدول أعمال الاجتماع. على سبيل المثال: "سأقوم بتوزيع جدول الأعمال عبر البريد الإلكتروني قبل 24 ساعة على الأقل من الاجتماع. يرجى مراجعة جدول الأعمال عند الاستلام".
- اطلب من المدعوين إبلاغك في الحال إذا لم يتمكنوا من حضور الاجتماع، لذلك يمكنك تحديد موعد لمراجعة المعلومات معهم. حتى إذا كنت ترسل مذكرة اجتماع إلزامية ، فقد يكون بعض الموظفين أو المدعوين في عطلة أو خارج المدينة في رحلة متعلقة بالعمل.
نصائح
-
دع المدعوين يعرفون ما إذا كنت على استعداد للإجابة عن أسئلة حول موضوع الاجتماع في وقت مبكر أو إذا كان ينبغي تناول كل التوضيحات في الاجتماع الفعلي. قم بتوفير رقم هاتف للاتصال أو عنوان البريد الإلكتروني إذا كنت ستطرح الأسئلة مسبقًا.
