إذا كنت تعمل في بنك أو شركة ائتمانية أو وكالة لتحصيل الديون أو منشأة طبية أو تمتلك شركة ، فستحتاج على الأرجح إلى تحصيل ديون. هناك قوانين معمول بها تنظم عملية تحصيل الديون ، وتحمي حقوق كل من المدين والدائن. بالإضافة إلى ذلك ، فإن خطاب عينة مهنية وملائمة لجمع الديون يعد أداة قيمة في تحقيق تسوية الديون. يمكن أن تختلف هذه الأحرف اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على نوع المجموعة ، بالإضافة إلى الإطار الزمني الذي يجب على المدين الوصول إليه للتسوية. ولكن يجب أن توضح جميع هذه الرسائل بوضوح وسهولة عملية التسوية المرغوبة مع تجنب الظهور بمظهر الشخص المسيء أو المخادع.
اكتب اسمك و / أو اسم شركتك أو شركتك في أعلى الصفحة ، متبوعًا أدناه بعنوانك. مساحة مزدوجة واكتب التاريخ الحالي.
الفضاء المزدوج ونوع المعلومات المدين ، بما في ذلك اسمه واسم عمله (إذا كان هذا هو مجموعة الديون التجارية) والعنوان المقابل. مساحة مزدوجة واكتب تحية رسمية ، مثل "عزيزي السيد / السيدة". والاسم الأخير للمدين.
مساحة مزدوجة مرة أخرى واكتب الفقرة الأولى. يختلف محتوى هذه الفقرة اعتمادًا على العديد من العوامل ، بما في ذلك ما إذا كان هذا هو الإشعار الأول أو الأخير ، والعلاقة (إن وجدت) بينك وبين الدائن ، ونوع الدين الذي تشير إليه. ومع ذلك ، ينبغي أن توضح الفقرة بوضوح أنك تتصل بالمدين لغرض تحصيل دين معين مستحق وأغلب الظن أنه فات موعد استحقاقه. تأكد من الإشارة إلى إما رقم الحساب المرتبط بالديون أو ذكر الخدمة المستلمة التي لم يتم دفع ثمنها.
مساحة مزدوجة واكتب الفقرة الثانية ، والتي ستقدم فيها أي خطط أو تخفيضات ممكنة للدفع. دع المدين يعرف أنك على استعداد للعمل معها لحل الديون. إذا كان هذا إخطارًا نهائيًا ، فأذكر المدين بمحاولاتك السابقة للتسوية وأخبرها أنها تتلقى إخطارًا نهائيًا.
مساحة مزدوجة مرة أخرى واكتب فقرة إغلاق. التعبير عن رغبتك في الحصول على شكل من أشكال الاتصال المرتجع و / أو الدفع ، عادة ما تكون مكالمة هاتفية أو رسالة. قد ترغب في طلب إطار زمني محدد لتلقي هذا الاتصال و / أو الدفع. إذا كنت تشعر أن ذلك ضروري ، فأبلغ المدين بالخطوة التالية في العملية إذا لم يتصل أو يقوم بالدفع ، ولكن تجنب الوقاحة.
مساحة مضاعفة؛ اكتب الإغلاق الرسمي ، مثل "sincerely" ؛ واكتب اسمك الكامل والعنوان ورقم الهاتف. بعد الطباعة ، يمكنك توقيع المستند ، على الرغم من أنه ليس ضروريًا لأغراض قانونية.
