كيفية إنشاء خطط العمل

يعد إنشاء خطة عمل أمرًا هامًا لأنه يتيح للموظف فرصة إظهار المدير كيف ينوي إنجاز الأشياء التي يتم طلبها منه. يمكن لخطة العمل أن تساعد الموظف على إظهار قيمته لأنه يحدد الأشياء التي يفعلها الموظف ويضعها في الكلمات ، وإلا قد لا يتم ملاحظتها. في بعض الأحيان يتم إنشاء خطط عمل عامة تتعلق بالعمل الإجمالي الذي يقوم به الشخص. ومع ذلك ، غالباً ما تكون خطط العمل أكثر فعالية عندما يتم تقسيمها لمناقشة العمل المصاحب للمشروعات الأصغر. وكلما كانت خطة العمل أكثر تحديدًا ، كلما كانت أكثر فعالية. عند إنشاء خطط العمل ، هناك بعض الأشياء التي ينبغي تضمينها دائمًا تقريبًا.

افتح مستندًا جديدًا في برنامج معالجة النصوص مثل Microsoft Word. قم بإنشاء عدة رؤوس على المستند. يجب إدراج العناوين كـ: "المشكلات" و "الأهداف" و "الاستراتيجيات" و "الموارد" و "المخطط الزمني" و "القياس".

ضمن "المشكلات" ، اشرح أهم المشكلات. يجب أن يسبق اجتماع تقييم الاحتياجات تدوين المشكلات الرئيسية. خلال هذا الاجتماع ، يمكن لأعضاء الفريق أن يبرزوا جميع القضايا المهمة للمشروع. يجب أن تحقق القضايا المهمة التوازن من خلال مناقشة احتياجات جميع الأطراف المعنية.

ضمن "الأهداف" ، يمكنك تسجيل الأهداف القابلة للتحقيق وتسجيلها. يجب أن تجعل الأهداف الموضحة في خطة العمل امتدادًا لتحقيقها ، ولكن لا يجب أن تكون غير قابلة للوصول. عند وضع الأهداف ، تذكر الاختصار SMART: يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس ومقبولة وواقعية وفي الوقت المناسب.

ضمن "الاستراتيجيات" ، تتضمن معلومات حول الاستراتيجيات الأساسية. من المحتمل أن يكون هذا هو القسم الأطول والأكثر شمولاً في خطة العمل. يجب أن يتم تضمين كل من الخطوات الرئيسية أو المعالم التي يجب الوفاء بها هنا. كما ينبغي مناقشة العقبات المحتملة أمام تنفيذ الاستراتيجيات. اشرح كيف ستتم إدارة هذه العقبات.

ضمن "الموارد" ، ناقش الموارد اللازمة لوضع الاستراتيجيات موضع التنفيذ. إذا كان هناك فريق كامل يعمل في المشروع ، أذكر في أعضاء فريق العمل أعضاء الفريق المشاركين ومسؤولياتهم. إذا كان هناك استثمار كبير في المعدات أو الإمدادات المعنية ، أذكر ذلك أيضًا.

ضمن "المخطط الزمني" ، أنشئ مخططًا زمنيًا. ضمّن النقاط البارزة للخطة لإنشاء جدول زمني. تأكد من تضمين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء والتواريخ التي ستحدث فيها أحداث وأهداف محددة. سيسمح ذلك لنفسك ولأعضاء الفريق وزملائك في الإدارة بالاطّلاع بسهولة على ما إذا كان المشروع في الموعد المحدد.

ضمن "القياس" ، قم بتضمين طرق القياس. ناقش كيف ستحدد نجاح المشروع. هذا يمكن أن يتضمن أدلة غير مؤكدة. ومع ذلك ، من الأفضل تضمين الطرق القابلة للقياس الكمي التي سيتم فيها تحديد النجاح. اعتمادًا على المشروع ، يمكن أن يشمل ذلك مقدار المبيعات والمكالمات الهاتفية الواردة والمزيد من زيارات صفحة الويب والمقاييس المماثلة.

نصائح

• قم بعمل ورقة غلاف من صفحة واحدة تناقش بإيجاز النقاط البارزة في خطة العمل. أرفق هذا بخطة العمل الكاملة.

تحذير

قد يكون التمسك الصارم بخطط العمل ضارًا فقط لأن خطة العمل تشير إلى شيء ما ، وهذا لا يعني أن فكرة أفضل لا يمكن أن تحدث. يجب أن تكون خطة العمل وثيقة حية. الفشل في إجراء تغييرات يمكن أن يعوق إمكانية النجاح.