حتى في هذا اليوم من تكنولوجيا الاتصال الفوري ، لا تزال رسائل الأعمال الرسمية مكتوبة بشكل شائع. هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي قد تجعل الشخص أو الشركة تختار كتابة رسالة بدلاً من إرسال بريد إلكتروني أو فاكس. عند إرسال خطاب عمل ، يجب كتابة الأجزاء الثلاثة الرئيسية - بداية ، وسط ونهاية - بشكل صحيح.
البداية
تحتوي بداية الرسالة على معلومات لا تتعلق مباشرة برسالة الخطاب. التاريخ يظهر في الأعلى. يتم كتابة عناوين المرسل والمستلم بعد ذلك ؛ ومع ذلك ، إذا ظهر عنوان المرسل في رأس أو تذييل الرسالة ، فلا يلزم كتابته. يتبع هذا السطر المرجعي - يُنظر إليه على أنه "RE:" - وهو جزء من قسم البداية للحرف الذي يتعلق برسالة الحرف. يلخص الرسالة في واحدة إلى ثماني كلمات. بعد ذلك ، يجب أن يكون هناك تحية أو تحية لمن توجه الرسالة. عادةً ما تكون بتنسيق "سيدي العزيز:" أو "لمن يهمه الأمر:" بنقطتين بعد التحية ؛ تستخدم الأحرف الشخصية فاصلة بعد التحية ، ولكن خطابات العمل تستخدم دومًا نقطتين.
وسط
يُعرف وسط الرسالة أكثر شيوعًا باسم نص الرسالة. يحتوي على الرسالة الأساسية. ينبغي أن تعرض الجملة الأولى الموضوع الجاري معالجته. التفاصيل ونقاط النظر تأتي بعد ذلك. أخيرا ، هناك استنتاج. يجب أن يكون نص الرسالة إلى النقطة وموجزًا. يجب عدم تضمين العناصر الشخصية أو المشكلات بين المرسل والمستلم كجزء من خطاب العمل.
النهاية
هناك بعض العناصر الأساسية في الرسالة التي تشكل نهايتها. إن التحية الختامية ، مثل "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات" ، مناسبة. أدناه ، يمكنك طباعة اسم المرسل. ضمّن عنوان المرسل إما على نفس السطر مثل الاسم أو مباشرة أسفله. اترك مسافة قدرها بوصتين تقريبًا بين تحية الإغلاق واسم المرسل ؛ هذه المساحة هي لتوقيع المرسل. إذا كان المرسل لديه شخص ما وأعد الرسالة ، فيمكن تمييز ذلك الشخص تحت اسم وعنوان المرسل. هناك عدة طرق للقيام بذلك. والطريقة الأكثر شيوعًا هي كتابة الأحرف الأولى للمرسل بأحرف كبيرة ، وكتابة شرطة مائلة (/) ، وكتابة الأحرف الأولية للمعدي (على سبيل المثال ، ABC / def). ينبغي ملاحظة المرفقات في نهاية الرسالة. اكتب الكلمة "Enclosure (3)" مع الرقم 3 هو عدد المرفقات المضمنة في البريد.
إرسال الرسالة
الرسالة مطوية بشكل أنيق لتناسب تماما المغلف بحجم الأعمال. لا تدبيس حاويات إلى الرسالة. تحتوي الأحرف التجارية على اسم المستلم مكتوبًا على المظروف بدلاً من الكتابة اليدوية. قامت العديد من الشركات بطباعة ما قبل الطباعة على مظاريف مصممة بشعار وعنوان الشركة. هذه هي المظهر الأكثر مهنية. قد تستخدم الشركات الصغيرة تسميات العناوين المطبوعة مسبقًا. هذه مقبولة ، وكذلك عناوين الإرجاع المكتوبة. الكتابة اليدوية لا تعتبر مهنية ويجب تجنبها.
