كيف نفعل مكتب الايداع

قد يتعامل العمل مع مئات أو آلاف الملفات كل عام. تقوم المنظمة بالتخلص من تلك المشاعر المتأججة التي تشعر بها أثناء البحث عن شيء مهم. يمكن لنظام الإيداع الصحيح أن يساعد عملك على العمل بسلاسة وفعالية أكبر.

العناصر التي ستحتاجها

• ملفات

• تعليق الملفات

• علامات التبويب التسمية

تحليل ملفاتك. هل من الأفضل فرزها حسب اسم العميل ، حسب المشروع أو حسب التسلسل الزمني؟ اختر الخصائص التي ستستخدمها أثناء البحث عن ملف.

تسمية الملفات بوضوح. قم بفصل الملفات الصغيرة إلى فئات في مجلد التعليق. على سبيل المثال ، يمكن أن يحتوي "يوليو 2008" على مجلد معلق خاص به ، ويمكنك إدراج جميع العقود أو المجلدات من ذلك الشهر في مجلد التعليق.

افصل الملفات في خزائن الملفات المختلفة. أن يكون لديك خزانة واحدة للملفات الإدارية ، مثل طلب الإمدادات ، ومعلومات الرواتب والسير الذاتية ؛ خزانة أخرى لملفات العميل مع العقود المكتملة ومعلومات الدفع والمشروع ؛ وأي نوع آخر يحتاجه عملك. تسمية خزائن بشكل واضح.

اختبار نظام الايداع الخاص بك قبل تقديمه لزملائك في العمل. تأكد من أنك تستطيع العثور على كل شيء بسهولة وأن طريقة تنظيم الأشياء منطقية. إذا قمت بتنظيم كل شيء بترتيب زمني ، لكن الاختبار يظهر أبجديًا أكثر منطقية ، قم بتغيير النظام الخاص بك.

استدعاء اجتماع قصير وشرح نظام الايداع. تأكد من أن الجميع يفهم كيف يعمل النظام وأهمية اتباع النظام.

قرر من سيفعل الايداع. يمكنك تفويض الإيداع لشخص واحد ، أو السماح لكل عامل بإيداعها. قد يكون لدى الموظفين خزانة ملفات في مكاتبهم ، لكنك ما زلت بحاجة إلى نظام ملفات مركزي ، بشكل مثالي مع شخص واحد مسؤول.

ملف الوثائق الهامة يوميا. يساعدك الإيداع الروتيني على البقاء منظمًا والحفاظ على الإيداع من أن تصبح مهمة أكبر مما يجب أن يكون. استخدم صواني التقديم في كل مكتب ، وتأكد من إفراغ الأدراج في نهاية كل يوم عمل.

تقييم نظام الإيداع كل ستة إلى 12 شهرًا. تطهير المواد التي عفا عليها الزمن من النظام الخاص بك.