إن استضافة اجتماع عمل خاص بالشعب الياباني هو نفسه مثل أي اجتماع عمل آخر: قم بالرجوع إلى المشاركين بأسمائهم الأخيرة (العائلة) (وإذا كنت تتحدث باللغة اليابانية ، اتبع اسم العائلة بالاسم -san) ؛ إخطار المشاركين بوقت البدء مسبقاً ؛ تقديم خيار من القهوة أو الشاي أو الماء ؛ تبدأ في الوقت المناسب لا تقاطع الناس عندما يتحدثون ؛ البقاء على الموضوع ؛ تجنب استخدام الفكاهة. وأن تكون مستعدًا للأسئلة المباشرة والشخصية.
تجهيز
أخبر جميع المشاركين بوقت البدء في أقرب وقت ممكن ، وتأكد من أن الجميع - اليابانيين وغير اليابانيين على حد سواء - يدركون أن الاجتماع سيبدأ في هذا الوقت. تركز الثقافة اليابانية بشكل كبير على الأخذ بالآخرين ، كما أن الالتزام بالمواعيد يعد علامة على الاحترام.
اختر موقعًا هادئًا إن أمكن. يتحدث العديد من اليابانيين اللغة الإنجليزية ، أو يدرسون الإنجليزية ، ولكن الضوضاء في الخلفية قد تجعل من الصعب متابعة المحادثات. إن وجود الاجتماع في مكان هادئ يضمن بيئة استماع مريحة.
تقديم اختيار من المشروبات. على عكس الصور النمطية الشائعة ، ليس كل اليابانيين يشربون الشاي الياباني ، خاصة في اجتماعات العمل مع أشخاص غير يابانيين. من الأفضل ، إذا أمكن ، تزويد المشاركين باختيار القهوة والشاي والشاي الياباني والماء.
تأكد من وجود مساحة طاولة كافية للناس لوضع الأوراق ، وإذا كانوا بحاجة إلى قاموس إلكتروني. مرة أخرى ، يتحدث العديد من اليابانيين اللغة الإنجليزية ، لكنهم قد يرغبون ، من وقت لآخر ، في التحقق من معنى الكلمات الغامضة أو غير المعروفة المستخدمة خلال الاجتماع.
اترك الوقت قبل بدء الاجتماع للأشخاص لتبادل بطاقات العمل وتقديم أنفسهم بشكل غير رسمي لبعضهم البعض. تبادل بطاقات العمل هو عمل هام وإجباري لرجال الأعمال اليابانيين.
بدء الاجتماع
الإشارة إلى أن الاجتماع سيبدأ ، مما يسمح للناس بتنظيم أنفسهم والإعداد.
أعرض المشاركين. إذا كنت تجري اللقاء باللغة اليابانية ، استخدم النمط الياباني من المقدمة: التنظيم أولاً ، اسم العائلة الثاني يليه "-سان". اسم معين الماضي. يمكنك اختيار السماح للمشاركين بتقديم أنفسهم ؛ هذا مقبول تماما ، وإذا كان في اللغة الإنجليزية ، قد يتمتع الشخص الياباني التحدي المتمثل في عرض قدرتها الإنجليزية أمام المجموعة.
أعد صياغة غرض وأهداف الاجتماع. كان يجب الإعلان عن ذلك مسبقًا ، ولكنه سيساعد الناس إذا تم تذكيرهم بذلك. البقاء على الموضوع هو علامة على اعتبار في اليابان.
عقد الاجتماع
لا تقاطع الأشخاص عندما يتحدثون. اسمح للمتحدثين الوقت لإثبات وجهة نظرهم. في اليابان ، يميل الناس إلى شرح النقاط من خلال إعطاء الأسباب أولاً ثم توضيح هذه النقطة ، في حين أن الأشخاص في الثقافات الغربية يحددون النقطة أولاً ثم يقدمون الأسباب. يمكن أن يكون أسلوب التواصل المختلف هذا مصدراً لنفاذ الصبر من جانب الغربيين ، وأفضل طريقة للتعامل معه هي عدم التوقف.
ابق على الموضوع. احتفظ بأي جوانب جانبية أو نوادر للنهاية أو الاجتماع.
تجنب استخدام الفكاهة. على الرغم من أن الثقافة اليابانية تتغير ، والفكاهة شائعة في اليابان ، إلا أنه من الأفضل تجنب الفكاهة في اجتماعات العمل. قد تكون الفكاهة علامة على الصداقة للأميركيين ، ولكن بالنسبة لرجال الأعمال اليابانيين ، يمكن أن تكون علامة على عدم النضج ، كما أنها تخاطر بعدم اختراق حاجز اللغة أو الثقافة.
كن مستعدًا للأسئلة المباشرة. يحذر موقع "الترجمات الأجنبية" القراء من أن اليابانيين يميلون مباشرة إلى طرح أسئلتهم عند التعرف على أشخاص جدد (انظر المرجع 1). أسئلة مثل "كم من المال تقوم به؟" "هل أنت غير مرتبط؟" أو "كم عمرك؟" قد يحدث. إذا لم تكن مرتاحًا للإجابة على مثل هذه الأسئلة ، فابحث عن طريقة مهذبة لإبعاد هذا السؤال وعدم إظهار الإساءة.
