قد تكون عمليات إعادة التنظيم ضرورية لتعكس نماذج العمل أو الظروف الاقتصادية المتغيرة ، ولكنها قد تكون مدمرة لكل من الموظفين والعملاء دون تخطيط وتنفيذ سليمين. يتطلب تطوير خطة إستراتيجية لإعادة هيكلة الإدارات التواصل طوال العملية. عندما يتم الكشف عن الخطة أخيراً ، قد لا يحب البعض النتائج ، لكن لا ينبغي لأحد أن يشعر بها من قبلهم.
أخبر قيادتك العليا أنك تفكر في إعادة هيكلة قسم لتعكس ظروف السوق المتغيرة. قم بتشكيل مجموعة من الأفراد الرئيسيين في الشركة ليكونوا بمثابة فريق تحليل وتخطيط للتفكير في احتياجات العمل المحيطة بالقسم وكيف يجب أن ينظر عند اكتمال إعادة الهيكلة.
تحدث إلى العملاء الرئيسيين والمستهلكين لمنتجات وخدمات قسمك لمعرفة توقعاتهم لقسمك. يمكن أن يكون هؤلاء عملاء داخليين أو عملاء خارجيين أو كليهما ، اعتمادًا على الموقف. حدد المشكلات التي تواجهها في ما يتعلق بجودة وسرعة واستجابة قسمك.
حدد أسباب إعادة الهيكلة وكيف سيضيف هذا التغيير قيمة إلى الإدارة والأعمال. اربط هذا مرة أخرى بمهمة الإدارة وبيانات المهمة والقيمة الخاصة بالشركة. مع الاستمرار في تطوير الخطة ، تأكد من أن التغييرات تؤدي بإدارة القسم على هذا المسار.
تحليل العمليات الحالية لقسمك. قارن ذلك بمهمتها التنظيمية والعمليات الأساسية المنفصلة عن تلك المكررة في مكان آخر داخل النشاط التجاري أو التي تكون ثانوية لاستكمال أهداف الإدارة. تحديد الفجوات بين الأداء الفعلي والأداء المطلوب. تحديد كيفية تمكين البنية القائمة أو إعاقة الأداء ورضا العملاء.
إعادة تصميم العمليات للمساعدة في تحديد أفضل مسار لإنشاء بنية إدارية أكثر كفاءة. يجب أن تعمل هذه المراجعات على تحسين رضا العملاء وأصحاب المصلحة وزيادة الكفاءة. قد يكون خفض التكلفة جزءًا من هذه الأهداف أيضًا ، ولكن يجب التفكير في ذلك فيما يتعلق بإعادة تصميم العملية. لن تساعد تخفيضات قوة العمل التي تستنزف قدرتك على إجراء العمليات المطلوبة في نجاح قسمك.
تحديد المكان الذي يحتاج الهيكل التنظيمي إلى تغييره. قد تحتاج إلى إنشاء وظائف جديدة أو قد تحتاج الوظائف الحالية إلى توضيح أدوارها وتوقعاتها. تقييم ما إذا كان الموظفون الحاليون لديك يمتلكون المهارات والقدرات اللازمة للوفاء بالأدوار والمتطلبات الجديدة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى تطوير خطة تدريب للحصول على السرعة أو تعيين موظفين جدد لملء الانتهاك.
خطة استراتيجية التنفيذ الخاصة بك. ضع إطارًا زمنيًا لتركيب هذا الهيكل الجديد. توضيح من في الهيكلية الإدارية الجديدة لديه سلطة اتخاذ القرار. اكتب مخططًا تنظيميًا جديدًا وأوصافًا للمراكز لتوضيح لموظفيك توقعاتهم. إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الموظفين ، فاستخدم أوصاف المواقع هذه لمساعدتك في توجيهك في الاتجاه الصحيح.
الانخراط مع إدارة الموارد البشرية الخاصة بك للتخطيط للانتقال. تحديد ما إذا كانت هناك مواقف في أماكن أخرى في الشركة لتلك التي تم استغناءها عن الحاجة عن طريق إعادة هيكلة الإدارات. إذا كانت إعادة الهيكلة ستؤدي إلى تسريح العمال ، اتبع الإجراءات المعمول بها لضمان عدم ظهور أي تحيز في القرارات.
التواصل مع الموظفين. من المحتمل أن يرى الموظفون إعادة الهيكلة كوسيلة لخفض عدد الموظفين ، لذلك قد يكون الموظفون متشككين في إعادة الهيكلة. من خلال إبقائها في الحلقة ، يمكنك تقليل تأثير الشائعات وإعطائهم الثقة بأن هناك خطة في مكان آخر غير مجرد تخفيض عدد الموظفين الإداريين.
