التواصل الخارجي هو كيف تتواصل مؤسسة أو مؤسسة مع من هم خارج الهيكل التنظيمي. هذا يتراوح من العملاء والعملاء ، لموفري المرافق وشركاء الأعمال ، إلى كيانات جمع الأموال وأساسا أي شخص ليس على جدول الرواتب للشركة. إن التواصل الخارجي الجيد لا يقل أهمية عن التواصل الداخلي الجيد ، لذا يجب أن يكون هناك رعاية خاصة على التأكد من أن الأشخاص خارج الشركة يتلقون نفس الرعاية والاحترام مثل تلك الموجودة داخل الشركة.
جمع ردود الفعل الخارجية. تشير الملاحظات إلى التقارير المقدمة إلى الشركة من قبل جميع المصادر الخارجية التي تحدد نقاط القوة والضعف في قدرتك على تقديم الخدمات والمنتجات. سواء كان العملاء يتصلون لتقديم شكوى ، أو تقدم استبيانات للعملاء الذين يقيّمون أدائك أو يستخدمون طريقة أخرى ، فإن التعليقات ستوضح الفجوات في قدرتك على الاتصال.
تناول مشكلات الاتصال الخارجي التي تجدها. قد تجد أن العملاء يشعرون أنهم لا يعاملون باحترام ، أو أنهم يعطون الدوران من قبل ممثلي الشركة. قد تجد أن خدمة البريد الإلكتروني هي عبارة عن رسائل خاطئة للبريد الإلكتروني من العملاء كرسائل غير مرغوب فيها بحيث لا يتم تلقي الطلبات والأسئلة. هناك المئات من مشاكل الاتصال الخارجي المحتملة. بمجرد معرفة بالضبط ما يسبب سوء الفهم ، يمكنك المتابعة.
إنشاء حل لمشاكل الاتصال الخارجي. على سبيل المثال ، إذا ذكر العملاء أن الممثلين يستخدمون الكثير من المصطلحات التقنية ، قم بتدريب الممثلين على تقسيم الأمور ببساطة حسب الحاجة. إذا أبلغ عملاؤك أن خدمة الهاتف لا تعمل ، فأعد إصلاحها وقم بإعدادها لتكون سهلة للتنقل قدر الإمكان. إذا كان العملاء عبر الإنترنت يريدون المزيد من المعلومات ، قم بتحديث موقع الويب الخاص بك ، وربما قدّم لهم طريقة لتتبع الطلبات أو الحصول على مساعدة فورية من أحد الممثلين. مهما كان الحل ، يجب أن يعالج القلق ويقدم حلاً عمليًا.
اجمع تعليقات حول حل مشكلة الاتصال الخارجي. تحتاج إلى الحصول على مشاعر أولئك المتأثرين بالحل لمعرفة ما إذا كان قد حل المشكلة أم لا ، سواء بالنسبة لموظفي شركتك أو للممثلين الخارجيين الذين يشاركون في عملية الاتصال الخارجي.
