الغرض الأساسي من أدوات إدارة المشاريع هو مساعدة المديرين على تخطيط وتنفيذ ومراقبة جميع جوانب عملية إدارة المشروع. تعتمد الشركات على الأدوات الرئيسية لإدارة مشروع لضمان اكتمال كل مهمة في الوقت المناسب وتحقيق التوازن بين عبء عمل الموظفين من أجل إدارة الوقت الأمثل. لأن أدوات إدارة المشاريع تعزز كفاءة الموارد وتضمن نطاق المشروع ، فإن هذه الأدوات مهمة بشكل خاص لمديري المشاريع المشاركين في مشاريع كبيرة ومعقدة.
التقدير والتخطيط والتتبع
إن أدوات إدارة المشاريع مثل خطط المشاريع ، وتخصيص المهام ، وميزانيات المشاريع ، ومخططات جانت Gantt charts - التخطيطات الخاصة بمشروعات التخطيط والجدولة - تمكن مديري المشاريع من تقدير المشاريع وتخطيطها وتتبعها بفاعلية. ﻓﻲ اﻟواﻗﻊ ، ﯾرى اﻟﻌدﯾد ﻣﻧﮭﺎ ﺧطط اﻟﻣﺷﺎرﯾﻊ ﮐﻣرﺣﻟﺔ أھم ﻓﻲ ﻋﻣﻟﯾﺔ إدارة اﻟﻣﺷروع. تتيح أدوات إدارة المشاريع للمدراء تحديد الأهداف والغايات بوضوح.
تخصيص و جدولة الموارد
تعتبر أدوات إدارة المشاريع بالغة الأهمية في مجال الموارد. تتيح أدوات مثل مخططات جانت وتقارير الموارد والمصروفات لمديري المشاريع تعيين الموارد وجدولة جدولتها. هذه القدرات تأتي في الاستخدام في مجالات التصنيع والإنتاج على وجه الخصوص.
أنواع أدوات إدارة المشاريع
كانت العديد من تطبيقات إدارة المشاريع المبكرة أدوات للأغراض العامة غير مصممة لجانب معين من إدارة المشروع أو لصناعة معينة. الآن ، أنشأ مطورو البرمجيات أدوات لإدارة المشاريع التي تستهدف صناعات محددة. وتأتي أدوات إدارة المشاريع هذه بأنواع مختلفة: الأدوات الورقية ، مثل القوالب وقوائم المراجعة والنماذج ؛ الأدوات الآلية ، التي يمكن أن تتواجد على أجهزة الكمبيوتر المحلية للمستخدمين الأساسيين أو الموجودة على خادم شبكة لمستخدمين مختلفين ؛ والأدوات المستندة إلى الويب.
البرمجيات الحرة مقابل البرمجيات البرمجيات
برنامج إدارة المشاريع الحرة متاح لمديري المشاريع. وتشمل هذه البرامج تطبيقات سطح المكتب والخدمات المستندة إلى الويب. على الرغم من أنها مجانية ، إلا أنها يمكن أن تنافس التطبيقات القائمة على الرسوم من حيث المزايا والميزات. ومع ذلك ، قد لا تحتوي البرمجيات الحرة على ميزات أساسية كافية لبعض محترفي إدارة المشروع - ليس قابلية كافية للتطوير ، قابلية التشغيل البيني ، عدم كفاية القابلية للنقل ، عدم كفاية وقت الاستجابة السريع - جعل التطبيقات القائمة على الرسوم مفضلة لاحتياجاتهم التنظيمية.
