تتحمل وظيفة التحكم في المستندات مسؤولية إدارة تدفق المستندات وتخزينها في مؤسسة عبر مختلف الوظائف والعمليات. وتشمل هذه الحفاظ على الملفات واستخدام إجراءات التوزيع والمراجعة المناسبة على النحو المبين في Siliconfareast.com.
نظام المكتبة
تضطلع وظيفة التحكم في المستندات بدورها في الحفاظ على إجراءات المكتبات الداخلية بطريقة صحيحة بحيث يمكن الوصول إلى الموظفين المناسبين ، ولكن مكان التوثيق الرسمي لا يزال معروفاً في جميع الأوقات.
التخزين / الإيداع
وهناك نشاط رئيسي آخر لوظيفة التحكم في المستندات يتمثل في تخزين المستندات وإيداعها لضمان الوصول الصحيح إلى جميع الملفات الضرورية.
التنقيحات
وتتحمل وظيفة التحكم في المستندات أيضًا مسؤولية ضمان عدم مراجعة الوثائق المعتمدة رسميًا إلا في سياق العمليات والموافقات المناسبة. قد يشمل ذلك نظامًا لطلبات تغيير المستندات (أو المشروع) (DCR) التي تتطلب التواقيع المحددة قبل مستند تمت الموافقة عليه مسبقًا يمكن إجراء تغييرات إضافية عليه.
تدفق العمل
يقوم موظفو التحكم في المستندات أيضًا بتنفيذ أنشطة تهدف إلى ضمان تدفق العمل بكفاءة ، مثل تعيين المستندات إلى الموظفين الكتابيين أو السكرتاريين المناسبين لمثل هذه الأنشطة مثل معالجة النصوص أو المسح الضوئي.
تتبع
تتعقب وظيفة التحكم في المستندات أيضًا إنتاج الوثائق في الوقت المناسب من خلال عملية تدفق العمل بشكل عام ، مثل استخدام قوائم العمر التي تشير إلى أن المستندات قد قضت فترة طويلة في عملية تدفق العمل.
