يمكن أن يكون خطاب طلب العمل وسيلة فعالة لطلب دفعة أو البحث عن عروض أو تقديرات أو طلب معلومات. الخطابات المكتوبة مهنيًا محددة ومفصلة ونقطة. كما أنها توفر جميع المعلومات التي يحتاجها المتلقي للامتثال للطلب في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.
استخدم التنسيق الاحترافي واللغة
يجب كتابة خطاب طلب الأعمال على أوراق الشركة ويكون من الفرد أو القسم الذي يقدم الطلب. على سبيل المثال ، يجب أن تأتي رسالة إلى مرشح وظيفة محتمل يطلب معلومات إضافية من الموارد البشرية أو مدير التوظيف ، في حين أن خطاب طلب يطلب عينات من المنتج يجب أن يأتي من مشرف قسم المشتريات. اتبع تنسيق الرسالة التجارية التقليدية في جميع أنحاء واستخدام لغة رسمية لنقل صورة مهنية. على سبيل المثال ، "عزيزي السيدة سميث".
أوضح ماذا تقصد
اكتب الافتتاحية التي تخبر القارئ ما تحتاجه مباشرة من الخفاش. على سبيل المثال ، "مضى 90 يومًا على استحقاق حسابك ويتطلب اتخاذ إجراء فوري" ، أو "سيرتك الذاتية مثيرة للإعجاب وأرغب في الاطلاع على خطابات التوصية بالإضافة إلى نصوص دراستك في الكلية". لا تجعل المتلقي يخترق معلومات زائدة عن الحاجة للوصول إلى وجهة نظرك.
كن دقيقا
تقديم جميع المعلومات التي يحتاجها المستلم لتلبية طلبك ، مثل مرجع طلب الشراء أو أرقام الحساب أو نسخ من العقود أو السياسات. مرفقات مرجعية أو مرفقات في نص رسالتك. على سبيل المثال ، "وكما سترى في النسخة المرفقة من الاتفاقية الأصلية ، فسيتم جدولة تسليم المنتجات في أول يوم اثنين من كل شهر. هذا طلب لتغيير ذلك التاريخ إلى الإثنين الثالث من كل شهر ".
قدم طلبك
حدد بالضبط ما تريد أن يحدث بعد ذلك ، حتى لا يكون هناك مجال لسوء الفهم من المتلقي. على سبيل المثال ، "يجب سداد فاتورتك بالكامل بحلول 15 حزيران 2015 أو سنضطر إلى إيقاف خدمتك". اجعل من السهل الالتزام من خلال إرفاق مغلف مختوم ذاتي التوجيه ورابط لصفحة خيارات الدفع لموقع الويب الخاصة بشركتك أو عنوان بريدية أو عنوان بريدي كامل.
رسائل طلب البريد الإلكتروني
في حين أن نفس النهج الأساسي ينطبق على البريد الإلكتروني بالإضافة إلى رسائل البريد العادية ، إلا أن هناك بعض الاختلافات التي يجب ملاحظتها. استخدام شعار الشركة والتوقيع الإلكتروني والحفاظ على جميع الإجراءات الرسمية الأخرى لكتابة رسالة الأعمال. أيضا ، طلب إيصال عودة للتحقق من تلقي المستلم الخاص بك المراسلات.
احفظ التسجيل
اطبع نسخة من خطابات الطلب الخاصة بك كمرجع لك. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب رسائل تجميع. في حالة وجوب تسليم الدين إلى وكالة أو وكيل تحصيل ، ستحصل على مسار ورقية يشير إلى ما فعلته لتحصيل الديون حتى الآن.
