عند إدارة مشروع ما ، فإن النقطة الأساسية هي معرفة ما ينطوي عليه المنجز. تعتبر "التسليمات" مصطلحًا جامدًا دائمًا يسمعه المرء في مجال الأعمال ، وسيكون من السهل التفكير في أنه يشير إلى المنتجات المادية التي يتلقاها المرء ، ولكنه أوسع نطاقًا من ذلك بكثير.
ما هي التسليمات؟
أساسا ، التسليمات هي ناتج المشروع. ولكن هناك أنواع قليلة من المواد القابلة للتسليم: التسليمات الداخلية والخارجية ، وتسليمات المشاريع والعمليات.
التسليمات الخارجية هي الخدمات أو المنتجات التي قام عميل أو عميل بإشراك شركة لتقديمها. إنه أمر ينشئه نشاطك التجاري للبيع لتحقيق دخل للشركة.
التسليمات الداخلية هي المهام والأعمال المنجزة داخل الشركة التي لا تعتمد على العملاء ولكنها مطلب للنجاح في إدارة الأعمال. يعتبر كل من إيداع الضرائب والقيام بالأعمال الورقية وإدارة الحسابات أمرًا داخليًا. ولن تعبر مواد التسليم الداخلية أبدًا عن مكتب العميل ، ولكن قد يتم إنتاجها للسلطات مثل مصلحة الضرائب الأمريكية أو هيئات الترخيص. فهي لا تزال داخل شركتك (الداخلية) ، أو ضرورية لتشغيل شركتك.
تندرج أهداف المشروع وتسليمات العملية ضمن فئة التسليمات الخارجية حيث أنها تتعلق بالعمل القائم على العميل.نواتج المشروع هي النتائج الموجهة من العميل ؛ أي منتجات أو خدمات يتم تقديمها للعميل نتيجة للمشروع.
ومن ناحية أخرى ، فإن عمليات التسليم هي أي من الأعمال المنجزة لإكمال إنجاز المشروع. وهي وثائق وخطط ومخططات وأي توضيحات حول النطاق وحتى أعطال بنية العمل التي يتم إنشاؤها للفريق الداخلي.
فهم المشاريع المتلقاة
عندما ينخرط العملاء أو العملاء في عمل لتقديم خدمة أو بيع منتج لهم ، فإن النتيجة التي يتلقونها هي تنفيذ المشروع. يمكن أن يكون منتجًا ماديًا ، ولكن يمكن أيضًا أن يكون شيئًا غير ملموس ، مثل خدمة أو تقرير أو ملف كمبيوتر.
على سبيل المثال ، عندما تتعاقد شركة طيران مع شركة بوينج لطرح طائرة جديدة لها ، فإنها ستحدد ما تحتاج إليه من الطائرة - من الحجم ، إلى المقاعد والتصميم. الطائرة تصبح قابلة للتسليم. وإذا عقدت الشركة مؤتمراً داخليًا واستأجرت محاضرًا لتسجيل وتوثيق الحدث ، فإن ملفات النسخ هي أيضًا قابلة للتنفيذ.
يمكن للنواتج أن تكون خلاقة ، والأجهزة ، والبرمجيات ، والمستندات ، والمعدات ، والخدمات الأخرى. يمكن أن تكون وظائف قصيرة الأجل أو مشاريع طويلة الأجل معقدة على نطاق واسع.
يتم تحديد المخرجات الأكثر وضوحًا في عقود المشروع ، وستكون عملية التسليم أكثر سلاسة.
تحديد نتائج المشروع
لا يكفي توضيح ما سيتم تسليمه في نهاية المشروع. من الضروري أن يكون هناك نطاق وتكاليف وجداول زمنية واضحة منصوص عليها في عقد التسليم حتى يتفق الطرفان على ما سيتم تسليمه ومتى سيتم تسليمه ومقدار ما سيتم تسليمه.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تتعاقد لتسليم موقع ويب شركة جديد لشركة ملابسك. لمزيد من التفاصيل التي يمكنك توفيرها لما تطلبه من موقع الويب ، كلما زادت احتمالية حصولك على المخرجات التي تريدها.
لذلك ، يجب أن يتضمن تحديد التسليمات إدراج جميع الجوانب التي ستحتاجها من موقع الويب:
- بوابة ديناميكية للتجارة الإلكترونية حيث يمكن للعملاء رؤية الملابس في وجهات نظر متعددة مع إمكانات التكبير.
- يمكن للعملاء الشراء عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان و PayPal و Interac بعملات متعددة.
- يتم دمج تجميع القوائم البريدية في قائمة رغبات قسم التسويق.
- يريد قسم المنتجات أن يتم تحديث موقع الويب بسهولة مع منتج جديد ، ولكن يجب عليه أيضًا تعديل مخزون الشركة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، بحيث لا يتم بيع المنتجات أو تركها غير مبيع بسبب ضعف تتبع البيانات.
كل من هذه الجوانب يمكن تفصيلها في عقد المشروع. بعد ذلك ، يتم اتخاذ قرار بشأن مخرجات العملية من قبل فريق المشروع داخليًا بطريقة تنقل المشروع سريعًا حتى يمكن الوفاء بالمواعيد النهائية للتسليم الخارجي.
في هذه الحالة ، قد يكون هناك أكثر من منتج واحد. الأول قد يكون نموذجًا لتصميم موقع الويب ، وسيكون الناتج الثاني هو الموقع الإلكتروني الفعال أو السلكي. سوف يحتاج أول إنجاز إلى الموافقة قبل إنشاء الناتج الثاني ، وسيحتاج العقد إلى توضيح معايير قبول التسليم.
خطوات في تحديد التسليمات
أهم الكلمتين اللتين يجب مراعاتهما عند تحديد النتائج هي "محددة" و "قابلة للقياس".
تأتي بعض التفاصيل في مرحلة تخطيط المشروع ، حيث سيتم تحديد التفاصيل لما يلزم تحقيقه ؛ التسليم. بمجرد تأكيد التفاصيل ، يمكن معرفة التكاليف والعمالة ، واعتماد الميزانية من قبل العميل.
تمثل المعالم جزءًا من الجانب "القابل للقياس" في المنتجات القابلة للتنفيذ ، ولكنها مخصصة للاستخدام الداخلي - عملية التسليم - مجرد نقطة تفتيش من نوع ما على الطريق لإكمال المشروع والإفراج عن عمل العميل.
جانب آخر للجزء القابل للقياس من نواتج المشروع هو أنه يجب عليهم تلبية معايير القبول. تحقيقا لهذه الغاية ، يجب أن يكون العميل واضحا في ما يحتاج إليه أثناء كتابة العقد ، أو قد يكون لديهم القليل من التعويض إذا كانت نواتجهم أقل من ما تصوره.
خطوط الأساس والمعالم
إما أنك تعمل في مشروع يتطلب تحقيق النتائج ، أو كنت جاذباً لتلقي الإنجازات. بطريقة أو بأخرى ، يحتاج المشروع إلى خطوط أساسية ومعالم لضمان النجاح.
يمكن أن تكون خطوط الأساس للمشروع إما خط أساس النطاق أو خط الأساس للجدول الزمني أو خط أساس التكلفة. فهي ، معًا ، خطوط أساسية لقياس الأداء ولا يتم تحديدها حتى يكتمل تخطيط المشروع. يجب أن تكون إطارًا للرقابة مع بدء تنفيذ المشروع.
خط الأساس للتكلفة هو الميزانية المتوقعة. يشمل النطاق النطاق الكامل للمشروع وماهية التوقعات والنتائج. الجدول الزمني هو الجدول الزمني للتنفيذ والتسليم. إذا تغيرت تفاصيل المشروع ، أو متى تغيرت ، يجب ملاحظة ذلك وسيتعين تغيير خطوط الأساس.
في مراقبة دقة خطوط الأساس ، تكون المعالم الرئيسية مهمة. المعالم هي المهام أو الإنجازات التي عند الانتهاء من المساعدة في تسريع إنجاز النتائج النهائية لأي مشروع. يمكن أن تمثل الإنجازات إنجازًا كبيرًا ، مثل اكتمال الإطار في مستودع جديد ، أو شيء يشبه توقيع عقد ما. بشكل عام ، المعالم هي وظيفة داخلية ، وسيلة لرصد التقدم الذي يساعد فريق المشروع على البقاء مستهدفاً لمواعيد الإنجاز.
في حالة ضياع مراحل المشروع أو تغيير خطوط الأساس ، فهذا يعني أن النواتج قد لا تفي بالموعد النهائي.
إدارة المشاريع المسلمة
يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى تعطيل التسليمات إذا تم توسيع نطاق المشروع بعد بدء الأشياء. للحد من ذلك ، كن واضحا حول ما ينطوي عليه المنجز في اتفاقية المشروع الأولية وبناء وقت وميزانية إضافيين حسب الحاجة إذا تم إضافة مواد جديدة للتسليم. تأكد من الحصول على موافقة من جميع أصحاب المصلحة في هذه الحالات.
يمكن للعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين تحسين نجاح المشروع من خلال مدخلاتهم حول معايير القبول. كن واضحًا بشأن الاستخدام النهائي المقصود للتسليمات والغرض منه ، لضمان تلبية احتياجاتك ومتطلباتك.
استخدام برنامج إدارة المشاريع للحفاظ على الجميع مستهدفين وحديثين حول التقدم المحرز في المشروع ومقدار العمل الذي يتعين القيام به لإنجازه. يمكن أن يكون هذا منتجًا بشكل خاص في حالة وجود أكثر من ناتج خارجي واحد. تأكد من أن العمليات والجداول الزمنية والأهداف واضحة وصريحة ومهام التفويض.
