بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، فأنت تريد إنشاء بيئة عمل منتجة تحفز الإبداع والابتكار. يمكن أن تؤثر المساحة الصغيرة المزدحمة بالأثاث القديم والحواسيب القديمة على معنويات الموظفين والأداء العام. لذلك ، من المهم إعداد نظام مكتبي حديث يحافظ على انخراط فريقك وتحفيزه. فكر في الأمر كاستثمار في عملك.
نصائح
-
نظام المكتب هو شبكة مترابطة من الموارد التي تضمن بيئة عمل سلسة.
ما هو نظام Office؟
مصطلح نظام المكتب له معاني مختلفة لأشخاص مختلفين. بشكل عام ، فإنه يشير إلى المكونات والعناصر المختلفة للمكتب ، من أجهزة الكمبيوتر ومعدات العمل إلى تخطيطه الطبيعي وأجواءه. كما يغطي الطريقة التي يتفاعل بها الموظفون والثقافة العامة للمكاتب.
بدون هذه العناصر ، يكون المكتب مجرد غرفة أو مساحة فارغة. إنه الأشخاص والمعدات التي تحول هذه المساحة إلى بيئة منتجة جذابة بصريًا تتماشى مع رؤيتهم وأهدافهم. في الواقع ، تقول بعض المصادر أن الإنتاجية تصل إلى 20 في المئة أعلى في الشركات ذات المساحات المكتبية المصممة جيدًا _ يجب على الموظفين الشعور بالأمان والراحة في مكان العمل والحصول على معدات جيدة حتى يتمكنوا من تحقيق أعلى أداء.
إن مساحة العمل الفعلية لها تأثير مباشر على إنتاجية فريقك ورضاه الوظيفي. يرتبط رفاه الموظفين والأداء في مكان العمل ارتباطًا قويًا. سوف يشعر الموظفون السعداء بحماس أكبر وسيعملون بجد لمساعدة المنظمة على النمو وتحقيق أهدافها. سيؤدي ذلك إلى عملاء أكثر سعادة وخدمات عالية الجودة.
تحسين تدفق المعلومات
سوف يضمن نظام المكتب الوظيفي حصول موظفيك على المعرفة التي يحتاجونها عندما يحتاجون إليها. لذلك ، من الضروري تزويدهم بأنظمة حاسوبية حديثة وبرامج ومعدات تساعد على تسهيل تدفق المعلومات. ضع في اعتبارك الاستثمار في أدوات التعاون الجماعي مثل Slack و Asana ، وأنظمة VoIP ، وبرامج المكاتب ، وبرامج Ethernet وبرامج إدارة المشاريع.
باستخدام هذه الموارد ، سيحصل فريقك على إمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي ويمكنه التواصل بشكل أكثر فعالية. سيتمكن الموظفون الذين يسافرون أو يعملون عن بعد من مشاركة الملفات أثناء التنقل والدردشة مع زملائهم عبر الويب وتبادل المعلومات بسرعة. يمكن لبعض الأدوات ، مثل برامج إدارة المشاريع ، تبسيط المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، وتحسين التعاون وإنشاء تقارير ذات رؤى قيمة حول المشاريع التي تعمل عليها.
ضع في اعتبارك تعيين مدير Office
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري ، قد لا يتوفر لك الوقت أو الخبرة اللازمة لضمان الأداء السليم لنظام المكتب. تفضل التركيز على الجوانب الأساسية لنشاطك التجاري ، مثل اكتساب عملاء جدد أو توسيع عملياتك. في هذه الحالة ، فكر في الاستعانة بمدير مكتب. وسيتأكد من أن مكتبك يعمل بسلاسة ، وينظم تخطيطه ، وجدول مواعيد الاجتماعات وتحديد نوع البرامج والأجهزة الأخرى التي يحتاج إليها فريقك.
تعتمد مهام مدير المكتب على الصناعة ونوع العمل. على سبيل المثال ، سيكون الشخص الذي يعمل في مكتب محامٍ مسؤوليات مختلفة عن تلك التي تم توظيفها من قبل وكالة إبداعية أو شركة أبحاث. بشكل عام ، يكون مديرو المكاتب مسؤولين عن:
- استكمال المهام الإدارية
- الإشراف على الموظفين
- تنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات
- شراء برامج الأعمال ، واللوازم المكتبية والمعدات
- إدارة ميزانيات المكاتب
- ضمان امتثال الموظف لسياسات الصحة والسلامة
- إعداد التقارير
- تحليل استهلاك الطاقة
- حفظ الإمدادات في المخزون
- الحفاظ على حالة المكتب
- تحديد أوجه القصور ومجالات التحسين
- حل النزاعات وتعيين المهام
علاوة على ذلك ، يمكن لهؤلاء المهنيين شرح ممارسات المكتب وممارسات الإدارة لفريقك ، وتوفير التدريب وأداء مهام تقنية المعلومات العامة. البعض قد يتعامل مع الرواتب والمحاسبة. دورها الأساسي هو ضمان الأداء السلس لمكتبك.
خلق ثقافة المكتب الايجابية
إلى جانب الاستثمار في معدات الجودة والامتثال لممارسات الصحة والسلامة ، من المهم أن تنشئ ثقافة مكتبية إيجابية. يعد الموظفون أكثر الأصول قيمة بالنسبة لك ، لذلك تحتاج إلى توفير بيئة عمل يتمتع فيها بقضاء الوقت. تعد ثقافة الشركة عنصراً أساسياً في نظام المكاتب الفعال.
ركز على خلق أجواء يشعر فيها الناس بالارتباط والتحفيز. خذ الوقت الكافي للاستماع إلى ما يقولونه وطلب تعليقاتهم بانتظام. قد يخرجون بأفكار واقتراحات جديدة حول كيفية تقليل تكاليف التشغيل ، جذب المزيد من العملاء أو إنجاز الأشياء بشكل أفضل وأسرع. شجعهم على التعبير عن آرائهم وإخبارك بما يحتاجونه للعمل بكفاءة أكبر.
يمكن للأشياء البسيطة مثل تقديم القهوة المجانية ، والتحول إلى مكاتب مريحة والاحتفاء بالإنجازات الصغيرة معاً أن تقطع شوطا طويلا نحو رضا الموظفين وإنتاجيتهم. في الواقع ، المنظمات مع الموظفين العاملين الإبلاغ عن مذهل أداء أعلى بنسبة 202 في المئة من هؤلاء بدونهم. قد يكون نظام المكتب المصمم جيدًا تمامًا ما تحتاجه لتنمية نشاطك التجاري واكتساب ميزة تنافسية.
