يمكن أن تمثل رسائل الاقتراحات أدوات مهمة لاكتساب عملاء جدد ، وبدء مشروعات جديدة وتنمية الأعمال التجارية. من التخطيط والتصميم إلى اللغة المستخدمة في الوثيقة ، يجب على قادة الأعمال مراعاة جميع جوانب الاقتراح قبل إرساله إلى المستلم المقصود من أجل زيادة فعالية الوثيقة. تمامًا مثل فتح مثل هذه الرسالة أمر بالغ الأهمية في الحصول على قراءة القارئ من خلال المحتويات الكاملة ، فإن الجمل القليلة الأخيرة من خطاب الاقتراح لها أيضًا أهمية خاصة ، لأن هذه هي الكلمات الأخيرة التي سيقرأها المستلم قبل اتخاذ قرار.
كتابة مقترح فعال
لكتابة خطاب اقتراح فعال ، من المفيد أن تبدأ بجمع كل المعلومات ذات الصلة التي تخطط لتضمينها في المستند. يمكن أن يشمل هذا الإحصائيات ، أرقام الموازنة ، التواريخ ، التعريفات وبيانات اعتماد شركتك. قد ترغب أيضًا في البدء بمخطط تفصيلي ، وهو عبارة عن أداة كتابة يمكن أن تساعدك على تخطيط الفئات المختلفة لمقترحك.
يجب أن يؤدي تقديم اقتراحك إلى إثارة اهتمام القارئ وسيتضمن على الأرجح بعض المعلومات الأساسية عن شركتك ولماذا يكون مؤهلاً لأداء المهمة المحددة المعنية. قد تتضمن المقدمة أيضًا نظرة عامة واسعة لموضوع الاقتراح حتى يفهم المتلقون ما هم على وشك قراءته ولماذا يجب عليهم مواصلة القراءة. قد تبدأ بعض المقترحات أيضًا بملخص تنفيذي ، وهو عبارة عن نظرة عامة موجزة تلخص النقاط الرئيسية في الاقتراح. يعد الملخص التنفيذي مفيدًا للمستلمين الذين يقضون وقتًا قصيرًا ولكنهم يرغبون في معرفة معنى الاقتراح.
تختلف الأقسام الرئيسية في اقتراحك حسب المشروع ولكن قد تشمل الأقسام التي تناقش ميزانية أو أسعار المشروع ، والجدول الزمني المقترح للمشروع والمخاطر المرتبطة بالمشروع. يمكنك أيضًا مناقشة المواد المطلوبة لإكمال المشروع ، أو العمل أو أنواع العمال اللازمة لإكمال المشروع والإيرادات أو الخيوط المتوقعة الناتجة عن المشروع.
من المهم تخصيص المستند لجمهورك المحدد أثناء كتابة اقتراح. تختلف اللغة التي تستخدمها وفقًا لخبرات الجمهور ، فضلاً عن مدى معرفتها بالجوانب الفنية للمشروع.
قبل إرسال الاقتراح إلى القارئ ، قم دائمًا بتحرير المستند بعناية وإزالة أي أخطاء إملائية وأخطاء نحوية وأخطاء غير واقعية. الأخطاء الإملائية وغيرها من الأخطاء يمكن اعتبارها غير مهنية وقد تؤدي إلى رفض الاقتراح.
إغلاق خطاب طلب
يمثل اختتام الاقتراح عنصراً حاسماً في الوثيقة الإجمالية. عندما ينتهي المستلم من قراءة الاقتراح ، يجب أن تبقى الجمل أو الفقرات القليلة الأخيرة في ذهنها. يمكن أن يساعد الاستنتاج الفعال في إتمام الصفقة وقيادة القارئ للقيام بأعمال تجارية مع شركتك. في حين أن الأجزاء الأخرى من الاقتراح مهمة أيضًا للحصول على الموافقة للمضي قدمًا ، فمن المنطقي قضاء وقت إضافي في الجمل القليلة الأخيرة لضمان أن الاقتراح مقنع.
في الخلاصة ، خذ بعين الاعتبار إعادة النظر في النقاط العليا من الاقتراح للتأكيد على المفاهيم الرئيسية ، مع الحرص على عدم تكرار ما كتبت بالفعل. يجب أن يقدم هذا الملخص النهائي تحليلاً أو تفسيرًا يربط جميع النقاط الأساسية. قد ترغب أيضًا في تشجيع المستلم على مواصلة المحادثة من خلال عرض الإجابة عن أي أسئلة قديمة أو مناقشة الفكرة بعمق أكبر في وقت لاحق. على سبيل المثال ، قد تكتب: "يُرجى إبلاغي إذا كانت لديك أسئلة إضافية - سأكون سعيدًا للإجابة عليها". كما تنتهي بعض رسائل الاقتراحات الفعالة بدعوة للعمل ، مما قد يخلق شعوراً بالإلحاح وسببًا يدفع المستلم للمضي قدمًا في الاقتراح. مثال على العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هو: "البدء في هذا المشروع اليوم عن طريق الاتصال بفريقنا".
