عندما تعمل الشركات على التعاقد ، فإنها غالباً ما تصدر طلب تقديم (RFP) إلى الأفراد المؤهلين والشركات والمقاولين القادرين على القيام بالمهمة. يعتمد ما إذا كنت ستحصل على هذه الوظيفة أم لا إلى حد كبير على جهات الاتصال التي لديك في الشركة التي أصدرت طلب تقديم العروض ، ولكن ذلك يعتمد أيضًا على كيفية الرد على الطلب. يعد إرسال اقتراح استجابة لطلب تقديم العروض RFP شكليًا أكثر من إرسال رد عبر البريد الإلكتروني للتعبير عن اهتمامك ، ويجب إجراؤه بطريقة احترافية. إذا كنت قد تلقيت RFP في مشروع يهمك ، فاتبع هذه الخطوات للرد بشكل صحيح.
اقرأ طلب تقديم العروض وتأكد من أنك تفهم بوضوح ما تريده الشركة. اتصل بالشركة على الهاتف إذا كنت غير متأكد من أي نقطة وتحتاج إلى توضيح. إن إجراء المقابلة مع هذا الشخص لفترة قصيرة أكثر احترافًا من إرسال رد يساء تفسير الطلب. كما أن لديها ميزة تقديم مقدمة شخصية لك ، والتي سوف تساعد عندما يحين الوقت للشركة لمراجعة الاقتراح الخاص بك.
مسودة مخطط لردك. ربما يتبع طلب تقديم العروض الذي تلقيته تنسيقًا محددًا لربط ما تريده الشركة. استخدم ذلك كدليل لإنشاء مخطط تفصيلي. ابدأ بوضع قائمة ذات تعداد نقطي لكل رؤوس الأقسام. لكل من هذه ، ضع قائمة بالأسئلة للإجابة عليها ومعالجة القضايا التي يجب معالجتها. إن وجود مخطط لهذه الطبيعة لإرشادك خلال عملية صياغة اقتراحك سيجعل من الأسهل عليك الرد على طلب تقديم العروض بطريقة واضحة ومختصرة.
قم بتجميع فريق لصياغة الاقتراح. قد يكون لدى بعض الأفراد في مؤسستك خبرة في المجال الذي يتناوله الاقتراح ، في حين قد يكون لدى الآخرين موهبة محددة لصياغة الوثائق المكتوبة. قم بتجميع فريق صغير للوفاء بتفاصيل الاقتراح الذي تم طلبه.
اكتب الاقتراح. تختلف المحتويات من RFP إلى أخرى ، ولكن هناك بعض الإرشادات التي يجب أخذها في الاعتبار. تحديد والإجابة على جميع الأسئلة التي طرحتها RFP ، ومعالجة أي مخاوف تتعلق بالشركة. لا تخف من اتباع نهج ذي قيمة مضافة من خلال تحديد العناصر الأساسية التي يمكنك تقديمها ولكن لا يستطيع الآخرون ذلك. يجب أيضًا أن تعرض فهمًا واضحًا لمتطلبات طلب تقديم العروض عن طريق تحديد التسليمات المحددة التي ستقدمها كجزء من المشروع ، جنبًا إلى جنب مع الجدول الزمني المتوقع لكلٍّ منها وتقسيم الأسعار لجميع جوانب المشروع المقترح.
صياغة البنود الإضافية التي سيتم تقديمها مع اقتراحك. ابدأ بكتابة ملخص تنفيذي موجز يقدم نظرة عامة قصيرة على كل ما يقوله الاقتراح. يجب عليك أيضًا كتابة مستند من صفحة واحدة يشرح تركيز وخبرة شركتك. استبدل ذلك بسيرة شخصية إذا كنت فردًا وليس شركة. انتهي من خلال كتابة خطاب تغطية مختصر لشرح كيفية تلقيك لطلب تقديم العروض والمهتمين بالمشروع ، والإشارة إلى أن الاقتراح المرفق يتم تقديمه للنظر فيه. قم بتضمين معلومات الاتصال الكاملة في كل من خطاب المقدمة والاقتراح.
تقديم المواد إلى الشركة التي أصدرت طلب تقديم العروض. ربما حدد طلب تقديم العروض تاريخًا يجب فيه إعادة المواد. تأكد من تقديم جميع المواد قبل هذا التاريخ. ومن الأفكار الجيدة أيضًا المتابعة مع الشركة بعد مرور أسبوع على هذا التاريخ لمعرفة ما إذا كان بإمكانك تقديم أي معلومات إضافية حول هذه المسألة.
نصائح
-
نادراً ما تقوم الشركات باختيار يعتمد على الاقتراح وحده ؛ ومع ذلك ، عادةً ما تكون السياسة جيدة دائمًا للإجابة على طلب تقديم العروض ، ولإجراء محاولة بحسن نية لتوفير المعلومات الأكثر تفصيلاً الممكنة ، والتي يتم تقديمها بأكثر الطرق المهنية الممكنة.
