قد تبدو كتابة سياسة الشرائية مضيعة للوقت ، خاصة في شركة صغيرة. لكن وجود سياسة رسمية يفهمها جميع الموظفين سيساعد على ضمان إنفاق أموالك التشغيلية بحكمة. مع نموك ، ستصبح السياسات المكتوبة حاسمة لنجاحك. اكتب سياسة الشراء الخاصة بك مع أولئك الذين سوف يستخدمونها في الاعتبار. إذا كانوا غير قادرين على فهم السياسة ، أو إذا كانت العملية معقدة للغاية أو غير عملية ، سيصبح الموظفون محبطين ويرجح أن يرتكبوا أخطاء أو يتجاهلون عن عمد السياسة من أجل إنجاز المهمة.
قرر من سيكون لديه السلطة للقيام بالشراء نيابة عن الشركة. عيّن أي قيود على صلاحية الشراء وتحديد من سيوافق على عمليات الشراء على هذه الحدود.
كتابة المبادئ التوجيهية لاختيار البائعين. تحديد كيفية عمل عملية عرض الأسعار وعدد العروض التي يجب الحصول عليها لكل فرصة. اشرح جميع المعايير التي يجب على المشترين استخدامها لتقييم العطاءات. قد تتضمن المعايير السعر والجودة والتأمين وطول مدة تشغيل البائع وأكثر من ذلك.
اذكر الظروف التي بموجبها يجوز للموظفين الدخول في عقد. الخطوط العريضة لعملية الموافقة على العقد وتعيين السلطة لتوقيع العقد. تعيين الحد الأقصى للعقد. النص على عدد مرات تقييم عقود الخدمات المنتظمة.
ضع قواعد حول قبول الهدايا والوجبات من البائعين. بعض الشركات تسمح بوجبات الطعام ولكن لا الهدايا ، في حين أن الشركات الأخرى تسمح للهدايا تصل إلى قيمة معينة دولار. تسمح بعض الشركات بتقديم هدايا جماعية ، ولكن ليس هدايا شخصية ، وبعض الهدايا التي تمنع تقديم الهدايا بشكل كامل.
صياغة سياسة تضارب المصالح. بعض الشركات تمنع الموظفين من الشراء من الباعة الذين يمتلكون مصلحة فيها: البعض الآخر يوسع الحظر إلى الشركات التي يملك فيها صديق مقرب أو أحد أفراد العائلة مصلحة. لا يزال البعض الآخر لا يطبق مثل هذا القيد.
وضع المبادئ التوجيهية السرية. النص على أنواع المعلومات التي تعتبر سرية وتعيين فترة زمنية يمنع خلالها الموظفون الذين يمتلكون هذه المعلومات من الإفصاح عنها.
اشرح نظام الطلب الخاص بك. أعط تعليمات حول كتابة وإصدار أوامر الشراء. إذا كان نظام الكمبيوتر الخاص بك يسمح لك بتعيين الحد الأدنى لمستويات المخزون وتنبيه الشراء عند الوصول إلى هذه المستويات ، فشرح كيفية القيام بذلك. إذا كان نشاطك التجاري يستورد السلع باستخدام نظام ترميز بالحروف أو أي نظام كمبيوتر آخر ، فعليك تقديم إرشادات حول تغيير المنتجات الحالية وإعداد منتجات جديدة.
وثق السياسة التي سيستخدمها الموظفون الآخرون ، مثل الموظفين المتلقين ، لجعل وكلاء الشراء على علم بالشحنات المفقودة أو التالفة أو غير الصحيحة.
نصائح
-
قد ترغب في مراجعة المحامي لأي وثيقة تعاقدية قبل التوقيع عليها.
اطبع السياسات على ورق الشعار.
تحذير
عادة ما يكون للشركات المتداولة علناً سياسات صارمة بشأن تضارب المصالح. استشر محاميًا إذا كنت تكتب سياسة شراء لشركة عامة.
