العديد من المنظمات لديها مشاكل ، ولإعداد مذكرة حول حل مشكلة يجب عليك اتباع خطوات محددة.. قبل أن تتمكن من كتابة مذكرة تحتاج إلى جميع المعلومات المتعلقة بالمشكلة وكذلك الأفراد المعنيين. في بعض الأحيان ، يكون حل المشكلة مسألة تحسين التواصل.
تحديد أو تحديد المشكلة. يجب أن تبدأ المذكرة الخاصة بك مع بيان مشكلة. هذا هو ملخص سريع للمشكلة. تأكد من وضع هذه المعلومات بأبسط العبارات الممكنة حتى يفهم كل شخص المشكلة.
تعرف على الأسباب المحتملة للمشكلة. يمكن توجيه خطة عملك نحو القضاء على الأسباب.
اكتب من والذي يتأثر بالمشكلة. قائمة جميع الناس والإدارات المتضررة وشرح كيف. على سبيل المثال ، سيؤثر نظام الكمبيوتر غير الملائم على قسم خدمة العملاء لأنه لن يتمكن من إجراء المكالمات بسرعة. هذا يمكن أن يقلل من ربحية الشركة لأن خدمة العملاء الضعيفة يمكن أن تسبب خسارة في حصة السوق.
ضع قائمة بالحلول الممكنة للمشكلة. أحد الحلول يمكن أن يكون ترقية كاملة لنظام الكمبيوتر. ومن الحلول الأخرى الممكنة توظيف المزيد من ممثلي خدمة العملاء للتعامل مع زيادة المكالمات بسبب ضعف النظام. اكتب العديد من الحلول للمشكلة كما يمكنك الخروج.
يوصي أفضل الحلول الممكنة. اشرح لماذا تعتبر الطريقة التي اخترتها هي الأفضل. تحديد من الذي سيساعد في تنفيذه. يجب أن تتضمن توصيتك التكاليف التي سيتم تكبدها. تأكد من أن الحل يحتوي على وقت البدء ووقت الانتهاء. الخطوط العريضة للأفراد أو الإدارات التي ستشارك في الحل.
