سيقدم لك خطاب طلب عرض العطاء منشأ العطاء ويدعو المستجيبين المحتملين لمعرفة المزيد. سيقوم الخطاب بتلخيص ونقل المواد والتوجيهات اللازمة للرد على دعوتك للمزايدة. ستخبر القراء بما أنت عليه وما تبحث عنه وكيف ستجيب عن أسئلة مقدمي العطاءات. سيكتشفون كيف ترغب في تلقي عروض الأسعار وما هو مخططك الزمني. على الرغم من أن خطابات طلب عروض الأسعار غالباً ما تستخدم تنسيقات سريعة ومجسمة ومذكرة ، يمكنك استخدام خطاب رسمي لتقديم ملخص تنفيذي لعملية تقديم العطاءات وإبراز نقاطها الرئيسية.
اطلب من القراء تقديم عروض عروض تتوافق مع مستندات العطاء المرفقة. قد تحتوي مستندات العطاء الخاصة بك على وصف لعملية التقييم وتعليمات العارض التي تحدد صيغة ومحتوى المادة التي سيتم تقديمها. قد تتضمن أيضًا الشروط والأحكام التي يجب على مقدمي العروض توقعها في العقد ، بالإضافة إلى وصف أو مواصفات تفصيلية للخدمات أو السلع التي تطلبها. لتوجيهات قرائك ، قم بتقديم قائمة نقطية لمستندات العطاء التي قمت بإرفاقها برسالتك.
حدد نفسك كمحامي المناقصة. اعرض بإيجاز عملك مع لمحة عامة عن بيان مهمتك وموقعك وموقعك على الويب. قدِّم أيضًا الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بنقطة اتصال القارئ لجميع الأمور المتعلقة بطلب عروض الأسعار. قد تكون أنت أو أي شخص آخر قمت بتفويضه لإدارة عملية تقديم العطاءات.
صف المسعى الذي تسعى للحصول عليه. قدم تفاصيل مثل موقع المؤسسة وميزانيتها ونطاقها وحجمها. ناقش كيف يناسب المسعى ضمن أهدافك وأهدافك الكبيرة.
اعرض جدولك الزمني لعملية تقديم العطاءات بالكامل. أشر إلى مواعيدك ومواقعك لتلقي خطابات النوايا والأسئلة ومقترحات عروض الأسعار. وضح تواريخ أي أحداث ذات صلة مرتبطة بعروض الأسعار ، مثل اجتماع ما قبل المزايدة ، وفتح العطاء ، والقائمة العامة ، واجتماعات الاختيار أو المكافآت.
قم بإحالة القراء إلى تعليمات العارض المرفقة للحصول على توجيهات تفصيلية حول ما يجب تقديمه وبأي شكل. التأكيد على إيلاء اهتمام وثيق للنماذج والمتطلبات المحددة ، وذكر إمكانية عدم أهلية العطاء في حالة عدم الامتثال. حدد بوضوح الأساس أو معايير منح عرض الأسعار وأية معلومات أخرى ترغب في إبرازها ، مثل عدد النسخ المطلوبة ، وكيف يجب إغلاق عروض الأسعار وتعبئتها ووضع علامات عليها.
كرر دعوتك للمزايدة ، ثم أشكر القارئ على اهتمامه. أغلق الرسالة رسميًا ثم وقع على اسمك وعنوانك.
نصائح
-
يمكن أن تصبح عروض العطاءات معقدة. استشر محاميًا قبل وضع اللمسات الأخيرة على خطاب طلب عرض العطاء الخاص بك. تدقيق خطابك لقواعد اللغة والأخطاء الإملائية.
قم بحظر رسالتك ثم اطبعها على ورقك الخاص.
