من خلال تدوين الملاحظات الدقيقة أثناء المكالمة الجماعية ، يمكنك التأكد من وجود سجل واضح لما تم مناقشته. من الأفضل تدوين الملاحظات بأكبر قدر ممكن من التفصيل أثناء الاستماع بدلاً من محاولة تحديد ما هو مهم أثناء الاستماع. يمكنك دائمًا الرجوع إلى الخلف وسحب أبرز النقاط المهمة في وقت لاحق ، ولكن قد تبدو التفاصيل غير المهمة التي ظهرت في وقت مبكر ذات أهمية أكبر في وقت لاحق من المحادثة.
تسجيل المكالمة
تتيح لك العديد من خدمات الاتصال الجماعية تسجيل المكالمات. إذا كنت تقوم بالتسجيل ، فستحتاج إلى تنبيه جميع المشاركين بأنه يتم تسجيل المكالمة في بداية المكالمة. يسمح لك تسجيل المكالمة بالرجوع إلى المكالمة ومراجعتها بعدد المرات التي تحتاج إليها ، مما يضمن عدم تفويت التفاصيل المهمة. تختلف الطرق التي يمكنك من خلالها تسجيل المكالمة باختلاف الموفر. اطلب تعليمات لتسجيل مكالمات المؤتمرات من مزودك.
دعوة المشاركين
دوّن ما هو على المكالمة الجماعية عند بدء المكالمة. انتبه إلى من يقول ما أثناء المكالمة وينسب عبارات مهمة إلى الشخص الذي صنعها في ملاحظاتك. تتبع أي مهام أو مشاريع يتحمل الأفراد المسؤولية عنها أثناء المكالمة ولاحظ من لديه أي مهمة. إذا تمت مناقشته ، قم أيضًا بتدوين ملاحظات حول ما ينطوي عليه كل واجب.
موضوعات المحادثة
تتبع كل موضوع مختلف من المحادثة بالإضافة إلى الموضوعات الفرعية داخل كل موضوع. إذا كان هناك جدول أعمال للمكالمات ، دوّن الموضوعات التي تمت تغطيتها وما تمت مناقشته. يمكن أن يكون جدول الأعمال بمثابة مخطط تقريبي لملاحظاتك. دوّن أي تحديثات وأخبار وحلول وأفكار مقدمة أثناء المكالمة. يمكن للمحادثة الطبيعية أن تقفز قليلاً ، لكن محاولة تنسيق الملاحظات بالترتيب حسب الموضوع سيكون مفيدًا لمراجعتها.
تنسيق الملاحظات النهائية
يبدو أن ملاحظاتك الأصلية تبدو مختلطة بعد إكمال المكالمة. قم بتنظيم الملاحظات في الأقسام المتعلقة بالمواضيع المختلفة التي تمت تغطيتها في المكالمة. حدد من كان يتحدث عند إعادة صياغة ملاحظاتك. يمكنك أيضًا تضمين ملخص موجز يسلط الضوء على ما تم إنجازه أو تقريره أثناء المكالمة ، أو النقاط الرئيسية للمناقشة. قم بتضمين هذا الملخص في بداية المستند. يمكنك أيضًا إنشاء قسم آخر يسرد المهام التي تم تعيينها أثناء المكالمة ومن المسؤول عنها. يسمح ذلك للمسؤولين الكبار بالإشارة السريعة إلى ما حدث أثناء المكالمة ، دون الحاجة إلى قراءة الملاحظات التفصيلية.
