من السهل أن تسقط في إطار سوء الفهم أن أموال العمل تقوم بأحد أمرين: الدخول أو الخروج. هناك فئة ثالثة: Limbo.عندما تكون في طي النسيان ، تنتظر الأموال إحالة الحساب أو لم يتم صرفها أو استلامها بعد. في بعض الأحيان يتم تعقب هذه الأموال من خلال حساب مؤقت ، محطة طريق من نوع ما. المعروف باسم "حساب المقاصة" ، وهي غالبًا ما يشار إليها أيضًا بحسابات الغسيل ، وحسابات المقايضة ، وحسابات الرصيد الصفري ، وحتى الحسابات المؤقتة فقط.
ما هو حساب المقاصة؟
يمكن أحيانًا الخلط بين حسابات المقاصة وبين "الحسابات المعلقة" - وهي مفهومة نظرًا لأنها تمثل كلا الحسابين المؤقتين اللذين ينتظران الحصول على مزيد من المعلومات قبل حدوث الخطوة التالية.
حيث تختلف هي أن حساب المعلق هو كل شيء عن حل لغزا أو مشكلة. ربما دفع بعض العملاء العديد من الأشياء دفعة واحدة دفعة واحدة ، وهناك بعض الصعوبة في فك طريقة تفكيك هذه الدفعة. تسري الدفعة في حساب المعلق حتى يتم حل هذا الأمر ويفهم أين ينتمي المال.
ومع ذلك ، فإن حساب المقاصة يشبه إلى حد كبير دفتر الأستاذ العام المستخدم كتذكير للخدمات أو السلع التي تم استلامها أو بيعها والتي لم يتم تحرير فواتير بها بعد ، أو المعاملات الأخرى التي لا يمكن تسجيلها بالتفصيل. في بعض الأحيان ، يتم استخدامه كطريقة لتتبع مشروع مستمر ، على سبيل المثال تجديد مكتب حيث يتم تقديم مشاريع القوانين بشكل دوري ولكن تحتاج إلى دفع مقطوع إلى مقاول عام في وقت لاحق. بمجرد أن يتم سداد الدفعة وإجرائها ، يمكن نشرها في الحسابات الصحيحة ويتم مسحها من حساب المقاصة.
مثال آخر هو شركة تعمل على كتب نهاية السنة المالية. يجوز لهم إيقاف الإيرادات والتكاليف المرتبطة بهذا المشروع في الحساب المؤقت أو المقاصة حتى اكتمال المراجعة. عند هذه النقطة ، يمكنهم تحويل الإيرادات والمصروفات من حساب المقاصة إلى صافي أرباحهم.
عندما يحتاج العمل إلى حساب المقاصة
يحتوي المجلد عمومًا على الكثير مما ينبغي عمله عند الحاجة إلى مسح الحسابات. قل هناك كشوف مرتبات تتعامل معها. يجب أن يكون حساب مقاصة الرواتب هو حساب الرصيد الصفري. فقط بعد أن يتم تسديد الدفعات ، قبل أن يتم إصدارها للموظفين ، يتم تحويل أموال المرتبات إلى حساب المقاصة. عندما يتم صرفها ، يعود الحساب إلى الصفر ويتم تسجيل جميع الدفعات.
ربما تكون هناك شركة تقوم بالعديد من الأعمال النقدية ، مثل خدمة junking التي تجمع من الناس طوال اليوم وتتلقى النقود في كل محطة أو اثنين. يمكن لهذا المالك استخدام حساب المقاصة لتسجيل المعاملات والنقد بسرعة حتى يتمكن من تسجيل الأموال وتخصيصها بشكل صحيح لحساباتهم الصحيحة في نهاية اليوم ، أو نهاية الأسبوع.
عندما يكون هناك تدفق مستمر للدخل القادم أو يخرج ، يمكن أن يكون حساب المقاصة مفيدًا في تتبع ما يمر بمرحلة انتقالية أو سيتعين حسابه في الأسابيع القادمة.
من المهم ملاحظة أن الهدف الأساسي من استخدام حسابات المقاصة هو جعل الحياة أبسط خلال المرحلة الانتقالية بالنقود. إذا كان أحد يستخدم فقط حساب المقاصة واحد لجميع أنواع المعاملات ، فإنه يهزم الغرض.
يجب على الشركة بدلاً من ذلك أن يكون لديها حساب تصفية الرواتب وآخر لحساب النفقات ، وهكذا. من خلال القيام بذلك ، يتم الاحتفاظ بالأموال في فئاتها المناسبة لتسهيل حل المشكلات ورصدها حسب الحاجة. لا يوجد حد لعدد حسابات المقاصة التي يمكن أن تستخدمها الشركة في الممارسات المحاسبية حيث إن حسابات الرصيد الصفري لا تهدف إلى إظهارها على دفاتر المحاسبة النهائية. الأمر كله يتعلق بما هو معقول لتسجيل المعاملات وتحقيق التوازن في الكتب.
كيفية إعداد حساب المقاصة
يعتمد إعداد حساب المقاصة على مكان تنفيذ ذلك. قل Quickbooks هو برنامجك المفضل. افتح "القوائم" ، ثم حدد "مخطط الحسابات" وانقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان هنا ، ثم اختر "جديد". يجب أن يكون هناك الآن نافذة "إضافة حساب جديد" ، لذلك اختر زر "البنك". يلاحظ Quickbook أن هناك عدة أنواع من الحسابات للاختيار ، ولكن "bank" هو الأفضل لحساب المقاصة بسبب المرونة التي يوفرها.
يسمح لك "البنك" بالدفع في الحساب باستخدام "تلقي الدفعات" أو "إجراء عمليات الإيداع". عند الدفع ، يمكنك استخدام "كتابة الشيكات" أو "دفع الفواتير". بالإضافة إلى ذلك ، سيكون الحساب المصرفي عبارة عن ورقة مالية ﺑﻨﺪ ﺑﻴﺎن اﻟﺘﺪﻓﻘﺎت اﻟﻨﻘﺪﻳﺔ ، وﻳﻈﻬﺮ ﻛﺄرﺻﺪة وأي ﺗﻐﻴﺮات ﻓﻲ اﻷرﺻﺪة.
ثم هناك التطبيق العملي لأن تخصيص النفقات إلى النفقات العامة أو الدرجة باستخدام عمليات التحقق الصفرية يعني الحاجة إلى حساب "مصرفي" لحساب المقاصة.
ولكن ، مرة أخرى لإنشاء حساب المقاصة: بمجرد اختيار "البنك" ، اضغط على "متابعة" وأدخل الآن عنوانًا في حقل اسم الحساب - المقاصة ، المقايضة ، الغسل ، المؤقت كلها أسماء جيدة لهذا الحساب ، وربما لأي قسم مثل "حساب المقاصة الدائنة".
لا تدخل الرصيد الافتتاحي الآن. فقط احفظه وأغلقه.
ولكن انتظر هناك المزيد
يقدم كل برنامج محاسبة خيارات مختلفة وضوابط للحسابات. سيتم دعم خطوات دعم منتجاتها لتثبيت حسابات مسح لهذا النظام. إذا كانت شركتك شركة صغيرة وتوظف خدمات خارجية لحساب المحاسبة في نهاية العام ، فمن الحكمة استشارة المحاسب الخاص بك لمعرفة ما تقترحه كأفضل طريقة لإعداد حسابات تصفية لاحتياجات أعمالك. ويمكنها إدراج فئات حسابات المقاصة التي ستفيد عملياتك.
سواء كنت تستخدم Bill.com أو uCollect أو Xero أو MYOB أو Freshbooks أو أي نظام محاسبي آخر ، فستشرح صفحات الدعم كيفية بدء مسح الحسابات ، لأنها أساسية جدًا لمعظم ممارسات المحاسبة التجارية. تحتوي بعض برامج المحاسبة القائمة على السحابة وحتى QuickBooks على مكونات إضافية تابعة لجهة خارجية توفر حلول حسابات مقاصة مخصصة قد تكون جديرة بالتحقيق.
البقاء مسؤولا مع حسابات المقاصة
تعتبر حسابات المقاصة رائعة لإدارة تدفقات الأموال والبقاء فوق أنماط الحركة النقدية. لكن كل هذا يمكن أن ينحرف إذا لم يكن هناك أحد مسؤول عن الحفاظ على حساب المقاصة الحالي.
يجب مراجعة حساب المقاصة شهريًا. المصالحة هي دور حاسم في تصفية نجاح الحساب. بدون تسوية ، لا تكون حسابات المقاصة واضحة.
شهر هو وقت كافٍ لتعيين حساب العمليات لكل معاملة مدرجة في حساب المقاصة. وهذا وقت كافٍ لتحويل الأموال المناسبة إلى الحسابات المذكورة لهذه الإدخالات.
أي شيء متبقي في حساب المقاصة بعد هذه المدة هو معاملة تحتاج إلى ملاحقة. مثل ، لماذا لا يتم صرف الشيك من قبل البائع؟ هل تم استلامه حتى؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكن أن يكون القرد مع قدرة الشركة على استلام الأسهم أو الحصول على الخدمات المطلوبة في الوقت المناسب.
ضمان صرف الشيكات ، وليس مجرد تلقي الودائع ، هو جزء من كونه شركة ناجحة. بعد كل شيء ، عندما يدرك مقدمو الخدمات أنك مسؤول عن الأموال القادمة والجاهزة ، فإنه ينشئ علاقات عمل أفضل على المدى الطويل ، لأنهم يعلمون أنك تهتم بسدادهم مقابل خدماتهم.
كيفية كتابة حسابات المقاصة في الميزانية العمومية
يُعد Payroll استخدامًا شائعًا لحساب المقاصة وهو مثال رائع لكيفية عمل حساب المقاصة.
مثل أي حساب مقاصة ، فإن حسابات تصفية الرواتب هي حساب بدون رصيد. نظرًا لطبيعة جدول المرتبات من عام لآخر وكيف يمكن للأمور أن تتغير كثيرًا في حجب الضرائب والاستقطاعات الأخرى ، فمن الرائع استخدام حساب المقاصة للمساعدة في التوفيق بين هذه الأشياء. وعندما تحدث أخطاء أو يلزم إجراء تعديلات ، يمكن أن تكون العملية أكثر وضوحًا للحل عندما تكون في حساب المقاصة في العمل في مقابل عنصر في A / P أو A / R. هذا هو السبب في أن المحاسبين يحبون استخدام حسابات المقاصة - فهو يساعد على تجنب إدخالات فوضوي في أماكن أخرى.
- الأجور 22،476 دولار
- تعويض العمال 1،348.56 $
- ضرائب العمل 4،719.96 $
- أجور الرواتب 77 دولار
- رصيد حساب المقاصة 681.52 28 دولار
يتم سرد جميع هذه المبالغ كخصم على الجانب الأيسر من دفتر الحسابات المحاسبة. رصيد حساب المقاصة هو مجموع الأجور ، ومكافآت العمال ، وضرائب أصحاب العمل ، ورسوم الأجور - جميع الأموال المعنية في صرف الأجور.
على الجانب الأيمن من دفتر الأستاذ ، يتم سرد الائتمان كـ $ 6،621.52 ، وهو نفس مجموع الأموال المتعلقة بالأجور المتعلقة بحساب المقاصة.
بمجرد صرف شيكات الراتب ، يجب أن يصل المجموع إلى 22،476 دولار ، ويمكن تسوية ذلك إلى الصفر. عندما تذهب دفعات العامل إلى الحكومة ، يصبح ذلك صفرًا. وبالمثل لتقديم الإقرارات الضريبية ودفع خدمات الرواتب.
لذلك ، بما أن كل بند يتم صرفه أو دفعه على مدار الشهر ، أو في نهاية الشهر ، فإنه يتم التوفيق بينه ، وبعد الانتهاء من كل ذلك والقيام به ، يجب أن يعود حساب المقاصة إلى رصيد صفري. هذا هو المكان الذي يأتي منه المصطلح "التخلص التدريجي" - وهو ما تكون النتيجة عند تسوية بنود حساب المقاصة.
كيفية ملاحظة حسابات المقاصة على QuickBooks
جعل فريق Intuit وراء Quickbooks استخدام حسابات المقاصة إجراء بسيط إلى حد ما.
أولاً ، قم بإنشاء إدخال دفتر يومية ثم قم بإضافة حساب A / R أو A / P من أي أنت تتحرك المال. الآن أضف حساب المقاصة. حفظ هذا الدخول مجلة.
ثم أنشئ إدخال دفتر يومية ثاني وأضف حساب المقاصة إلى هذا الإدخال. بعد ذلك ، أضف حساب A / P أو A / R إلى أي سوف تحرك المال.
وأخيرًا ، في "سداد الفواتير" أو "تلقي الدفعات" ، قم بربط هاتين المذكرتين معًا.
عندما لا تحدث أرصدة الصفر
وسواء تم استخدامها في كشوف المرتبات ، أو الحسابات المستحقة الدفع ، أو المعاملات النقدية التي تحتاج إلى قرار مستقبلي أو ذمم مدينة ، فإن حسابات المقاصة يجب أن تعود في الغالب إلى الصفر بعد أن تدخل المعاملات وتخرج. عندما لا تتوافق تصفية الحسابات مع الصفر ، فإنها تتسبب في مشكلات تتحول إلى دفتر الأستاذ العام.
المصالحة هي نفسها كما هو الحال مع الحسابات الأخرى. إذا ظهرت دفعات لا تضاهي الدولار مقابل الدولار ، فمن المهم أن تسأل عن السبب. إذا خرجت المدفوعات لمبالغ غير صحيحة ، فيجب حلها. إذا لم يتم صرف الشيكات ، فقد حان وقت صرفها. كل هذا يدخل في التوفيق بين حساب المقاصة. عندما يتم حساب الإجماليات الصحيحة ، فإن حساب المقاصة سيصل إلى رصيد صفري ويمكن أن تبدأ عملية التخليص من جديد.
الاعتبارات النهائية
عندما تشارك الشركات الصغيرة ، يمكن أن يكون مسح الحسابات سلبيًا. إذا لم تكن هناك معاملات كافية لتبرير إضافة طبقة الشفافية والتكرار هذه ، فيمكن أن يكون العمل الإضافي غير ضروري. يمكن أن تؤدي الإدخالات التي لم يتم حلها والتي يتم إيقافها عن طريق البنسات والدولارات إلى مزيد من الصعوبات أكثر من قيمتها ، ولكن البقاء على رأس هذا على أساس أسبوع إلى أسبوع وشهر إلى شهر يمكن أن يؤدي إلى الحد الأدنى.
ومن المحتمل أيضًا أن يكون له تأثير سلبي على النتيجة النهائية للشركات الصغيرة أيضًا. قد يكون تحويل الأموال إلى حساب مقاصة يعني خسارة مكاسب في الفوائد على مدخرات الشركات ، والتي من غير المحتمل أن تكون مبلغًا كبيرًا ، ولكن ليس كل قرش في صحة الأعمال الصغيرة؟
في نهاية المطاف ، يمكن أن تكون حسابات المقاصة أداة هائلة للعديد من الشركات. ما إذا كانت حسابات المقاصة مفيدة لشركتك ينخفض إلى حجم المعاملات وكم عدد الأيدي المشاركة في محاسبة الشركات. إذا كنت قد طلبت الحصول على شفافية أفضل ودفاتر محاسبية أكثر نظافة ، فقد يكون حل الحسابات المقطوعة هو الحل الذي تبحث عنه.
