مسؤول المنحة مسؤول عن الإشراف على مقترحات المنح ، ومراقبة أموال المنح والتأكد من أن جميع أنشطة المنح تتماشى مع العقد. يجب أن يكون المسؤول على دراية بكل المواعيد النهائية والنتائج القابلة للقياس وإنتاج المراسلات ، وإنشاء التقارير والحفاظ على السجلات لإثبات أن يتم استيفاء جميع شروط المنحة. جمع البيانات وإدخال البيانات والتحليل هي جزء من العملية. إدارة المنح هي نشاط مهني يتطلب الاهتمام الدقيق بالتفاصيل والخبرة الفنية.
تنظم
جمع وتنظيم اقتراح المنحة ، وجميع المواد الجانبية والمراسلات اللاحقة المتعلقة بالجائزة. استخدم أقسام المنحة كنقطة انطلاق للمؤسسة ، مع ملف لكل نتيجة قابلة للقياس ، على سبيل المثال. ملف جميع البيانات التي تم جمعها في إطار النتيجة تشير إلى ، وبالتالي فإن المعلومات متاحة بسهولة عندما يحين الوقت لتقديم تقارير شهرية أو نهاية العام. هناك الكثير من الأوراق التي ينطوي عليها الإدارة السليمة للمنحة ، وهذا يحتاج إلى تنظيم دقيق.
تحديد وتقديم النماذج المطلوبة بالطريقة والإطار الزمني المحدد في العقد. سيساعد إنشاء قائمة مرجعية وخط زمني مبكر في العملية على ضمان الامتثال.
تحديد وتنفيذ نظم جمع البيانات اللازمة لاستيفاء شروط المنحة. يجب إثبات كل نتيجة قابلة للقياس محددة في المنحة مع الوثائق. على سبيل المثال ، إذا كنت قد وعدت بتسجيل 50 طالبًا ، فيجب أن يكون لديك نماذج التسجيل وأوراق تسجيل الدخول في شكل مكتوب.
مراقبة الميزانيات: تتبع الإنفاق لضمان عمليات الشراء والنفقات وفقًا لبنود الموازنة في الميزانية وإصدار التقارير بشكل دوري عن الإنفاق حتى يعرف الموظفون المكان الذي يقفون فيه فيما يتعلق بقيود الشراء والميزانية.
الحصول على موافقة لتعديلات المنح حسب ما تسمح به شروط العقد مع تقدم فترة المنحة والحاجة إلى التغييرات تصبح واضحة. يجب أن تتم الموافقة على أي تغييرات في شروط المنحة من قبل الرئيس التنفيذي للمنظمة.
راقب التقدم نحو الأهداف والنتائج الموعودة واقترح التغييرات إذا لم يتم الوفاء بها. إذا لم يتم الوفاء بأهداف الحضور ، على سبيل المثال ، يجب تحذير الموظف المسؤول عن التوظيف حتى يتمكن من اتخاذ إجراءات تصحيحية.
نصائح
-
اكتب راتب المسؤول في المنحة كبند في الميزانية. إذا كان المسؤول يتعامل مع أكثر من منحة واحدة ، فاكتبها كنسبة مئوية من الوقت الذي سيطلبها لإدارة كل منحة.
تحذير
لا ترتكب خطأ من توقع أن يجد الموظفون الحاليون الوقت الكافي لإدارة منحة كبيرة. تتطلب منح المنح التي تبلغ 100 ألف دولار أو أكثر قدرا كبيرا من الوقت والخبرة لضمان الامتثال والالتزام ضروري إذا كنت تأمل في تأمين التمويل في المستقبل.
