إذا كنت عضوًا في لجنة وتحتاج إلى إنشاء تقرير لمناقشة اجتماعك ، فمن المهم التأكد من استعدادك للاجتماع وفهم أساسيات كيفية كتابة تقرير اللجنة. بعد خطوات متعددة يمكن أن تأخذك من البداية إلى النهاية ، وسيكون لديك تقرير كامل جاهز لمنح الفرد أو المجموعة مراقبة تقدم لجنتك.
أحضر قلمًا وورقة أو جهاز كمبيوتر محمول معك إلى اجتماع لجنتك. قم بعمل سجل للتاريخ والوقت والحضور ، بما في ذلك العناوين وطول الاجتماع. اكتب الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال وما قد تمت مناقشته دون وقت محدد. لاحظ من وافق ومن اختلف ، والسبب ، وغيرها من المعلومات الهامة التي حدثت خلال الاجتماع. إذا لم يتم الاتفاق على موضوع إحدى اللجان وقررت اللجنة أن تدرج المناقشة حتى عقد اجتماع في المستقبل ، فتأكد من أنك أخذت علما بذلك وعندما ستجتمع اللجنة حول هذا الموضوع مرة أخرى.
قم بتطوير تقرير من ملاحظاتك يقوم بمراجعة الاجتماع بمزيد من التفصيل ، مع إعطاء كافة المعلومات بتنسيق منظم. قد ترغب في البدء بصفحة غلاف تتضمن تاريخ ووقت ومدة الاجتماع ومن حضر.
مواصلة كتابة الموضوع الأول لاجتماع اللجنة ، بالإضافة إلى معلومات مفصلة حول ما تمت مناقشته وما تم تحديده ، بما في ذلك المعلومات الخاصة بأصوات اللجنة. اذهب من خلال كل موضوع وتفعل الشيء نفسه. اعتمادًا على نوع اللجنة وسبب الاجتماع ، قد ترغب في تضمين عوامل الخطر المحتملة إذا لم يتم اتباع إجراء ما أو إذا لم يتم تحديد إجراء ما. اكتب عندما تجتمع اللجنة مرة أخرى. اكتب قائمة بأولئك الذين سيتلقون التقرير في أسفل القائمة.
اقرأ التقرير للتأكد من خلو المستند من علامات الترقيم والأخطاء النحوية. تحقق من تقرير اللجنة للتأكد من أن المحتوى دقيق ومراجعة ملاحظاتك. راجع المستند حسب الحاجة قبل الانتهاء من تقرير الاجتماع الكامل.
تقديم نسخ وتقديم التقرير إلى الحاضرين وكذلك مجلس الإدارة واللجان الأخرى والمديرين أو غيرهم إذا كانت ذات صلة.
نصائح
-
إذا كنت تفضل التسجيل في الاجتماع ، فتأكد من حصولك على إذن كل عضو من أعضاء اللجنة قبل تسجيل الاجتماع.
تحذير
تجنب وضع المعلومات في التقرير التي يتم إيقاف الموضوع لتجنب حشوها والتزم بالوقائع. إذا بدأ أحد ما في اللجنة يتحدث عن أطفاله ، على سبيل المثال ، لا تدرجه إلا إذا كان يتعلق ببعض الأعمال التي تقوم بها اللجنة ، مثل برنامج القراءة للأطفال.
