الشخص الذي يحيي العملاء عند دخولهم إلى مكتب يقدم صورة للشركة. موظف استقبال غير منظم ، ويعرض الشركة بأنها غير المهنية وغير مكترث. في هذه الأثناء ، يحظى الموظف اليقظ بالترحيب بحرارة ، ويجعل العميل يشعر بالقيمة ويمكن أن يقودها إلى إقامة علاقة أطول مع الشركة. تذكر أيضًا أنه في بعض أنواع المكاتب مثل الطبيب أو مكتب المعالج ، وقبل الاجتماعات المهمة مثل المقابلات ، قد يشعر الزوار بالتوتر. يمكن أن تساعد التحية الودية على وضعها بسهولة.
ضع مكتبك لمواجهة المدخل ، حتى ترى العملاء وهم يدخلون. تأكد من أن المكتب يبدو مرتبًا في بداية كل يوم ويبقيه منظمًا طوال اليوم. قم بتسليم الطرود على الفور أو ضعها بعيدًا عن الأنظار. الحفاظ على الأوراق المقدمة بشكل صحيح ويمكن الوصول إلى دفتر الموعد الخاص بك. قم بتشغيل برامج الكمبيوتر المناسبة بحيث يمكنك البحث عن معلومات العميل بسهولة.
ابتسم وارحب بالعميل ، مع توصيل الدفء الحقيقي والحماس. استخدم تحية تشير إلى أنك كنت تتوقعه ، إذا كانت هذه هي الحالة - ولكن فقط إذا كنت تعرف أن هذا هو العميل الذي كنت تتوقعه. إذا كنت تتوقع عميلاً في مكتب المحاماة الخاص بك في الساعة 9 صباحاً ، ودخل رجل يرتدي ملابسك اجتماعاً ، قد تبتسم وتقول: "مرحباً ، هل أنت جون؟ من الرائع جداً مقابلتك". عدم ذكر الاسم الكامل للعميل مطلقًا - تعامل مع هذه المعلومات على أنها سرية. استخدم تحية أكثر عمومية إذا كنت لا تعرف العميل ، مثل "صباح الخير ، مرحباً بك في شركة XYZ. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟"
تقديم المساعدة للعميل عن طريق ترتيب موعد ، ومنحها الأوراق التي يجب أن تملأها أو تخبرها بأنك ستخبر الشخص المناسب الذي وصلت إليه. دع العميل يعرف المدة التي قد تحتاجها للانتظار. اسألها عما إذا كانت لديها أي أسئلة وتجيب عنها بأفضل ما لديك. إذا كان يجب عليك التحقق من الإجابة ، فأكد لها أنك ستفعل.
شجع العميل على الاسترخاء أثناء الانتظار. قم بتقديم المرطبات للعميل مثل الماء أو القهوة أو الشاي ، إذا كان ذلك متاحًا. إذا رفض العميل العرض ، فأخبره أن يخبرك إذا غير رأيه. استمر في الابتسام والاتصال البصري عندما تتحدث إلى العميل ، مما ينقل الدفء والحماس.
اطلب من العميل الانتظار بأدب لحظة إذا كان يجب عليك الرد على الهاتف. أجب على الهاتف بتحية مثل "صباح الخير ، هذا هو Terri من شركة XYZ. هل يمكنك الانتظار للحظة؟" أشكر المتصل على عقد وأؤكد لها عليك أن تكون على حق معها. ثم الحضور إلى العميل في المكتب.
اتبع بروتوكول مكتبك لتقديم العملاء للموظفين. استدع الموظف فور وصول العميل ، إذا كنت تعرف أن الموظف لا يجتمع مع زائر آخر. خلاف ذلك ، استدعاء الموظف المناسب عن طريق الهاتف عند جدولة موعد العميل للبدء.
اصطحب العميل إلى مكتب الموظف إذا كان هذا هو الإجراء المقبول في مكتبك ، وأشار الموظف إلى رغبته في بدء الاجتماع. بدلا من ذلك ، استدعاء الموظف إلى منطقة الانتظار لمقابلة العميل. قدم العميل والموظف إذا لم يكونا قد التقيا بعد ، باستخدام الأسماء الأخيرة أو الأسماء الأولى ، حسب ما تفضله شركتك.
