عند إدارة الأعمال التجارية ، من المثالي أن يكون لديك مساحة منظمة بشكل جيد لاحتواء جميع معاملاتك التجارية. هذا سيجعل عملك يدير عملية أكثر سلاسة ويوفر الكثير من المتاعب.
رجال الأعمال الذين يستخدمون نظام ترتيب زمني للحفاظ على إيصالاتهم ومعاملاتهم لديهم مشاكل أقل في العثور على إيصالات مع هذا الوصول السهل لأنشطة أعمالهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى طريقة أكثر فاعلية للحفاظ على التنظيم والإعداد.
العناصر التي ستحتاجها
-
خزانة الملفات
-
المجلدات
-
علامة
-
ملصقات
أنشئ قسمًا أو درجًا لكل شركة تتعامل معها. سيساعد وضع اسم النشاط التجاري بترتيب أبجديًا في البحث عن شركة معينة. استخدم درجًا مختلفًا للمنتجات التي تم استلامها والمنتجات التي يتم شحنها.
حدد 12 مجلدًا أو فواصل شهريًا لكل نشاط تجاري تمتلكه شركتك. النظر في نظام ترميز اللون لسهولة استرجاعها.
اجمع جميع إيصالات نشاطك التجاري خلال آخر 12 شهرًا. افصل الإيصالات وفقًا لاسم النشاط التجاري. يؤدي تصنيف الإيصالات حسب اسم النشاط التجاري إلى تسهيل عملية ترتيبها بحسب التسلسل الزمني.
ضع الإيصالات في المجلد المناسب المميز بالشهر المحدد لمعاملة العمل. يجب تقديم فاتورة الشحن خلال الشهر الذي تلقيت فيه المنتج. سيؤدي ذلك إلى التأكد من سهولة العثور على الإيصالات.
قم بتدوين كل إيصال بترتيب زمني من التاريخ الأقدم إلى أحدث معاملة. من المحتمل أنك ستحتاج إلى الوصول إلى المعاملات القديمة إذا كانت هناك مشكلة.
ضع كل مجلد في الدرج المناسب الذي قمت بتصنيفه حسب اسم العمل.
نصائح
-
أنشئ قسمًا أو درجًا للملفات من أجل دفعات الضرائب ربع السنوية وسداد الرواتب والفواتير وبيانات الربح أو الخسارة.
علم جميع الموظفين باستخدام نظام الترتيب الزمني.
قم بتضمين معلومات جهة الاتصال لكل شركة في كل ملف لسهولة الوصول إليها.
قم بإجراء تدقيق كل ستة أشهر للتأكد من دقة سجلاتك.
