تستخدم معظم الشركات مجموعة واسعة من وسائل الإعلام للتواصل مع موظفيها ومساهمينها وعملائها وعامة الناس. يتم تحديد وسيط الاتصال الفعلي عادةً بواسطة محتوى الرسالة وأهدافها وأي مجموعة تتحدثها. من المهم أن تركز الشركات على كل من الاتصالات الداخلية والخارجية. بعض المنظمات توظيف المهنيين لإدارة جميع اتصالاتهم ، مثل المخططين وسائل الإعلام ، وشركات العلاقات العامة ، وكتاب المحترفين ووكالات الإعلان. المنظمات الأخرى لديها قسم أو فرد داخل الشركة التي تتعامل مع جميع الاتصالات. في كلتا الحالتين ، كلما كانت رسالتك أكثر استهدافًا لجمهور محدد ، كلما كانت أكثر فعالية.
ما هو الاتصال الداخلي؟
الاتصالات الداخلية هي أي معلومات يتم تبادلها مع الموظفين والمساهمين ، بما في ذلك مجلس إدارة الشركة أو المساهمين. عادة ما يتم الاحتفاظ بالمعلومات الداخلية ، مثل تغيير سياسة الشركة ، خاصة لأن الرسالة إما غير ذات صلة بالأجانب أو من المفترض الاحتفاظ بها في قاعدة الموظفين.
يجب تخطيط الاتصالات الداخلية وتهدف إلى التأثير على معارف ومواقف وسلوكيات أعضاء فريق شركتك. إنها الطريقة التي تبني بها الشركة العلاقة والتفاهم مع موظفيها على جميع المستويات. ويمكنه أن يدفع الإنتاجية والولاء والابتكار والاعتقاد في الشركة حتى يفهم جميع الموظفين كيف يلعبون دورًا في النجاح العام للمؤسسة.
الاتصالات الداخلية المشتركة
يتكون معظم الاتصالات الداخلية من المعلومات التي يتم تمريرها من صاحب العمل إلى الموظف أو من الموظف إلى الموظف. قد يتضمن محتوى هذه الأنواع من الاتصالات معلومات حول التدريب وتغييرات الإدارة والسياسات والإجراءات ودعوات الاجتماع. تتضمن بعض الوسائط الشائعة لهذه الأنواع من الرسائل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات ومواقع الويب الداخلية والحروف والاجتماعات والمكالمات الجماعية. وكثيراً ما يتلقى المساهمون والموظفون رسائل إخبارية أو تقارير فصلية عن أهداف الشركة ومعلوماتها المالية. يمكن أن يكون ذلك مفيدًا عند إنشاء اتصالات داخلية لإشراك الموظفين أنفسهم في إنشاء المحتوى ، لذلك فهو ملائم ووثيق الصلة ، مما يساعد موظفيك على الشعور بأنهم لديهم صوت. عندما يتم العمل بشكل جيد ، تمكّن الاتصالات الداخلية موظفيك من أن يصبحوا جزءًا من جهود الاتصالات الخارجية الخاصة بك.
ما هو التواصل الخارجي؟
الاتصال الخارجي هو أي اتصال للعملاء والعملاء المحتملين والجمهور خارج مؤسستك. قد تتضمن الرسائل الخارجية معلومات حول المنتجات الجديدة أو عن مبادرة الشركة. عادة ما يتم إصدار الرسائل الخارجية لكسب العملاء ، أو بناء علامة تجارية للشركة أو التأثير على الطريقة التي يفكر بها الجمهور في شركتك. يمكن أن تساعد الاتصالات الخارجية الخاصة بك في الحفاظ على علاقة مع المجتمع وكذلك مساعدة شركتك على جمع المعلومات من العملاء والعملاء المحتملين. تتضمن الاتصالات الخارجية أيضًا اتصالات مع الموردين والموردين والممولين وشركاء الأعمال الآخرين الذين قد توفرهم شركتك لمنتجات أو خدمات.
الاتصالات الخارجية المشتركة
عندما ترغب الشركات في نشر المعلومات للعملاء أو العملاء أو غيرهم من أصحاب المصلحة الخارجيين ، فإنهم يستخدمون الاتصالات الخارجية. تستخدم المؤسسات وسائل اتصال مختلفة حسب نوع المعلومات وهدفها. على سبيل المثال ، إعلانات البريد الإلكتروني والطباعة والتلفزيون والإذاعة تخبر الجمهور عن بيع أو منتج جديد. البيانات الصحفية هي اتصالات رسمية يمكن أن تعلن عن توظيف جديد للقيادة أو مبادرة الشركة ، مثل مزاد خيري قادم أو حدث احترافي ، بقصد الحصول على تغطية إعلامية مكتسبة. تعتبر مواقع الويب وقنوات التواصل الاجتماعي أيضًا جزءًا من النظام الأساسي للاتصال الخارجي للمؤسسة.
بعض الشركات توظيف مخططي وسائل الإعلام للحصول على شركتهم ومعلوماتهم المذكورة في المقالات الإخبارية. تذكر أيضًا أن تفكر في موظفيك كشركاء عندما يتعلق الأمر باتصالاتك الخارجية. تحتاج إلى التأكد من أنهم على علم تام من خلال وسائل الاتصال الداخلية الخاصة بك من أجل مساعدتك على التواصل بفعالية مع جمهورك الخارجي.
اعتبارات أخرى على المتوسط
إذا كنت مسؤولاً عن تخطيط اتصالات شركتك ، فاختر الوسيط الذي يناسب الرسالة الفعلية ، سواء الداخلية أو الخارجية ، في كل مرة تحتاج فيها إلى التواصل. على سبيل المثال ، إذا كانت المعلومات التي تنشرها حساسة أو خاصة ، فقد تحتاج إلى الإعلان عنها في اجتماع شخصي بدلاً من بثها عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الموظفين. إذا كانت شركتك تحقق مبيعات كبيرة ، فستحتاج إلى استخدام إعلان لإعلام الجمهور ، بدلاً من الرسالة الإخبارية للمساهمين للإعلان عن الحدث.
لدى العديد من الشركات مواقع ويب داخلية وخارجية تتميز بالرسائل المناسبة. اعتبار جمهورك والرسالة التي تشاركها في كل مرة تقوم فيها بالتواصل هو المفتاح لنجاح الأعمال. وتذكر ألا تقصف الجماهير الداخلية والخارجية بعدد كبير جدًا من الاتصالات بحيث لا يتم تخفيف أو تجاهل رسائلك.
