يتطلب طلب السداد على فاتورة مستحقة سابقة اتباع نهج يوازن بين الحزم والاحترافية. احتفظ بسجلات تفصيلية لتسهيل العملية وتتبع الفواتير حسب رقم وتاريخ الخدمة. حدد شروط الدفع الخاصة بك في كل فاتورة ، بحيث يمكنك الرجوع إلى سياسة شركتك عند إجراء استفسارات عن الجمع والمتابعة.
مكالمة هاتفية ودية
قم بإجراء مكالمة هاتفية لطلب الدفع في فاتورة متأخرة. يمكن أن يكون ذلك فعالا بشكل خاص إذا كانت لديك علاقة مألوفة مع العميل وتفترض أن الدفعة المتأخرة كانت إشرافًا. على سبيل المثال ، "Hi Stan ، هذه هي Jane Smith مع ABC Company. أريد التأكد من حصولك على الفاتورة التي أرسلناها إليك لشحن الشهر الماضي. كان تاريخه بتاريخ 15 كانون الثاني 2015. لقد مرت 10 أيام على تأخر الدفع ، لذا أتساءل ما إذا كان قد تم وضعها في غير محلها؟ يمكن أن أرسل لك نسخة الآن إذا أردت."
مكالمة هاتفية رسمية
إذا كنت تحاول الحصول على فاتورة مدفوعة من خلال قسم المحاسبة في شركة كبيرة أو من قبل عميل غير مألوف ، فإن النغمة الأكثر رسمية مناسبة. حدد نفسك ، كن محددًا حول طبيعة المكالمة واطلب طلبك. "هذا هو جين سميث مع شركة ABC. أتصل في ما يتعلق بخدمة الفاتورة رقم 1234 التي تم إرسالها إليك عبر البريد في 15 كانون الثاني 2015. والفاتورة غير مدفوعة حاليًا ، وإنني أتصل اليوم للاستفسار عن نوع ترتيبات الدفع التي ترغب في إجرائها."
طلب خطي
مثل الكثير من المكالمات الهاتفية الرسمية وغير الرسمية ، تعتمد طريقة تقديم طلب خطي للدفع على طبيعة علاقة عملك. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني غير الرسمي لعميل منتظم أمرًا بسيطًا ، مثل "التحقق من فاتورتك المستحقة اعتبارًا من الشهر الماضي. أرفق نسخة أخرى في حال كنت بحاجة إليها. "ويمكن أن يكون أيضًا رسميًا وحازمًا ، مشيرًا إلى طبيعة الجنوح والنتائج المترتبة على استمرار عدم الدفع. "إذا ظل هذا الحساب غير مدفوع الأجر لمدة تزيد عن 30 يومًا من تاريخ الفاتورة ، فستكون خاضعًا لرسوم متأخرة بنسبة 10 بالمائة وجهود تحصيل مستقبلية".
جعل الدفع سهل
عند تقديم طلب الدفع الخاص بك ، امنح الخيارات العديدة المخصصة لتسريع المعاملة. على سبيل المثال ، عرض لقبول الدفع عن طريق بطاقة الائتمان عبر الهاتف ، أو نقدًا أو حوالة بريدية عبر البريد ، أو الدفع الإلكتروني من خلال موقع إلكتروني للخدمات المصرفية عبر الإنترنت أو الدفع الإلكتروني. اطلب الدفع الفوري لتجنب المزيد من التأخير. إذا لم يتمكن العميل من الدفع ، فاطلب دفعة جزئية أو اتفاقية للدفع في تاريخ مستقبلي محدد مسبقًا. ضع جميع الاتفاقيات كتابة.
اتخاذ الإجراءات القانونية
قد يحمل طلبك للدفع وزنا أكبر إذا كان لديك محام يدرس ذلك. قد يكون هذا اعتبارًا عندما يكون مبلغ الفاتورة غير المدفوعة هامًا أو متأخرًا أكثر من 90 يومًا. يمكنك أيضًا النظر في محكمة مطالبات صغيرة أو الاستعانة بوكالة تحصيل للمساعدة في جهودك. لا تدع حسابات غير مدفوعة لا تزال قائمة لمدة شهور في كل مرة. كلما طالت مدة الفاتورة ، زادت احتمالية عدم رؤية الدفع على الإطلاق.
